巧用文件格式快速批量将电子表格中的数据导入word

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1、巧用文件格式，快速批量将电子表格中的数据导入WORD名山县教育局余显文教育部门每年的教师个人年度考核是一项繁重的工作，教师基础数据中含大量的教师个人信息，在EXCEL中进行统计和汇总方便、迅速，该信息统计完成后作为基础档案资料存档，但教育部门在向县级人事部门进行上报时须将每个学校的考核结果：教师人员名单分为优秀、合格、基本合格、不合格四个等次以word文档公文形式上报，面对几十个学校几千人的名单，工作量大，校对耗时。有没有相对简单快速方法解决呢？以下是笔者的思考及操作。一、常规方法，困惑，复杂1、首先想到的是利用EXCEL中的函数命令来解决此类大批量数据的处理，但是发现在

2、EXCEL中只以通过“&”（和号）运算符和函数CONCATENATEF进行文本字符串进行合并，工作量大，易出错。2、在EXCEL中选择数据后在WORD中通过“编辑—选择性粘贴—“无格式文本”—“确定”（如下图①）即可，缺点是数据多时易出错。163、将EXCEL中的数据通过“复制”、“粘贴”进行操作，同样是工作量大，容易出错。二、巧用文件格式搭建通道，快速批量导入实际上在EXCEL软件中存储类型格式中有一种叫文本文件格式，文本文件是一种由若干行字符构成的计算机文件。文本文件存在于计算机文件系统中。通常，通过在文本文件最后一行后放置文件结束标志来指明文件的结束。文本文件是指一

3、种容器，而纯文本是指一种内容。文本文件可以包含纯文本。一般来说，计算机可以分为两类：文本文件和二进制文件。文本文件有很多种不同的格式，相对应不同的应用软件。常用文本文件格式有ASCll、MIME、.txt等。.txt是包含极少格式信息的文字文件的扩展名。.txt格式并没有明确的定义，它通常是指那些能够被系统终端或者简单的文本编辑器接受的格式。任何能读取文字的程序都能读取带有.txt扩展名的文件，因此，通常认为这种文件是通用的、跨平台的。利用文本文件格式的这一特性（通用、跨平台）我们就可以快速将电子表格中的数据导入word中，具体操作如下：（一）将原来的“专业技术考核人员情

4、况登记花名册”拷贝一个副本，删除多余的项目，只保留学校名称、姓名、考核结果三个数据，如下图②格式，其中D列至O列为利用IF和AND函数按学校分类别自动提取的教师名单,数据提取分类后通过“选取数据——复制——选择性粘贴（选择数值）即可扔掉公式，再对数据进行排序。62（二）插入一个新的工作表建立如下图格式：31、表中的“XXX”表示教师姓名，考核结果类别单元格中加入了函数进行自动统计：="优秀："&COUNTIF(C2:CW2,"*")&"人"函数：“COUNTIF”统计选定范围内有字符（“*”表示任意字符）6的单元格个数。（注：公式中的引号均为英文状态下的）2、新建工作表中

5、的教师数据来源是花名册工作表中D列至O列的数据，选取“复制”——打开新建的工作表——单击右键“选择性粘贴”——选择“转置”——“确定”即可。如下图④4（三）、将制作好的电子表格另存为“文本文件”格式。鼠标单击“文件”——“另存为对话框”如下图⑤，选择保存类型为文本文件，更改文件名，出现提示选择“确定”和“是”即可完成。65（四）、用WORD打开刚才保存的文本文件，工作即告完成（如下图⑥）。66通过此次数据转换导入工作，我发现当我们处理大量的数据时应改变原有的思考方式和操作习惯，静下来思考，找联系找规律，让计算机更好为我们提供快速有效的服务。（本文中的所有操作在MSOFFI

6、CE2003及以上版本和WPSOFFICE2010中均能正常运行。）作者简介：姓名：余显文单位：名山县教育局E—mail：msyxw@126.com6