通用档案管理系统(网络版本)使用

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1、通用档案管理系统（网络版）使用说明安阳市档案局二零一零年八月一日第一章系统概述通用档案管理系统是从实践中来到实践中去的产物，它具有操作简便、功能齐全、一键录入信息无处不在的效果。该程序收录编制了档案工作中常用的各种门类的表格200余种，使用该程序录入会由此变得轻松而简便。数据会由此而有序，报表会由此而规范，查询会由此而精准，统计会由此而简便，并能最大限度的减轻档案人员的劳动，能最大限度的满足利用者对档案的需求。由于具备题名、全文检索的功能，真正意义的实现档案数据的共享。矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖。一、适用范围本系统适用于国家各级各类综合档案馆

2、、专业档案馆、机关和企事业单位档案室（包括文书、归档文件、科技、会计、电子、人事、诉讼、审计、信访、资料、婚姻和照片等档案）。聞創沟燴鐺險爱氇谴净。二、开发目的    实现电子文件（含纸质文件）从公文下载到移交进馆的全程信息化管理；业务流程化管理；行业规范化管理。实现电子公文（含纸质文件）从公文下载到公文接收、从制作年报上报盘到接收年报上报盘、从移交进馆到进馆接收的接口标准化管理。实现电子文件（含纸质文件）信息查询、条目检索、信息统计及报表生成的格式统一化管理。残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟。二、设计依据1GB9705-88《文书档案案卷格式》。

3、2DA/T22-2000《归档文件整理规则》（国家档案局，2000年12月6日批准）。3《机关档案业务建设规范》（国档发【1987】27号。4《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。5《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局财会字【1998】32号。6《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）。7《干部档案工作条例》（组通字【1991】13号。8《干部档案整理工作细则》（中共中央组织部，1991年3月29日）。9《企业职工档案管理工作规定》（劳动部、国家档案局劳力字【1992】33号。酽锕极額閉镇桧猪訣

4、锥。10《档号编制规则》（DA/T13-94）。11GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》（国家质量监督检验检疫总局，2002年12月4日批准）。12GB/T11821-2002《照片档案管理规范》（国家质量监督检验检疫总局，2002年12月4日发布）。13《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局，2003年9月1日施行）。彈贸摄尔霁毙攬砖卤庑。14《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。15《业务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）。16《磁性载体档案管理与保护规范》（中华人民共和国纠业标准

5、）。第一章安装与运行一、安装见安装说明二、运行在桌面上双击通用档案管理系统则可打开程序，启动画面如下图：输入账号和密码后进入主界面：三、系统初始化第一次使用本程序时，需要提前进行初始化，点击左边系统设置按钮，可看到下面界面：——全宗维护点全宗维护图标后在弹出的窗口中填写全宗号以及全宗名称并点击确定（第一次使用时，一定要确定一次，以便生成系统必须的代码）,如下图：謀荞抟箧飆鐸怼类蒋薔。注意：1、全宗名称和全宗号必须输入，否则系统不能正常工作。2、如果不知道本单位的全宗号，可与当地档案馆联系；企业也可以用组织机构代码来替代)3、全宗名称要输

6、入全称.全宗名称较长时，可输入通用规范简称。——一级类目维护点击一级类目维护图标，弹出下面的窗口，在窗口中录入类目名称，选择对应的类型即可：如果用户为企业，可将根据本单位的分类大纲将，调整一级类目。可参考下表。一级类目档案类型一级类目档案类型党群工作类文书档案会计档案类会计档案行政管理类文书档案……………………归档文件新文书档案产品类科技档案…………基本建设类科技档案照片档案类照片档案……………………——二级类目，分类号，责任者，发文字，保管期期限，责任者，密级，检查人，整理人维护点击对应图标在弹出的窗口中相应的内容即可：第三章档案数据

7、结构档案数据结构决定了档案数据的录入方式。我们认为：在一个全宗内，档案数据一般分为四个层次，即一级类目、案卷目录、案卷和文件。其关系可用下页图一来表示。由于全宗和一级类目已在系统初始化时设立，所以在录入数据时，应先设立案卷目录，再输入案卷级数据，最后输入文件级数据。厦礴恳蹒骈時盡继價骚。如果采用《归档文件整理规则》（俗称文书档案新标准）整理档案，档案数据又可分为保管期限、年度、类目（机构或问题）、文件四个层次，它们的关系可用图二来表示.录入数据时，应遵循保管期限-》年度-》类目-》文件的顺序。茕桢广鳓鯡选块网羈泪。（图一）（图二）第三章

8、著录一、开始著录点击左边的档案录入按钮会出现下面的界面：单击档案录入，会出现录入界面二、著录窗口介绍窗口分为两部分。左边是类目选择窗口，右边是录入数据窗口。用法和Windows资源管理器相类似。系统默认打开