如何写一封简洁高效的电子邮件外企工作必备

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1、如何写一封简洁高效的电子邮件，外企工作必备与书信相比，电子邮件（Email）更加简短，因为它是针对具体问题的回复，在极短的时间内写就，因而，电子邮件的写作可以允许使用非书面语、省略语，甚至有时可以省略致意用语。Email组成部分电子邮件包含以下内容：▷ 标题Subjectline：标题栏写明该邮件所讨论的主要事项。▷ 招呼语Salutation：可有可无。你可以用一个简单的“Hi”开头，也可以直呼对方的名字，比如“Clare”，还有人干脆就不加称谓，直入主题。▷ 写邮件的理由Reasonforwriting▷ 要点Mainpoi

2、nt▷ 结尾Closing：邮件结尾多种多样，比如“Best”或者“thanks”都可以用来结尾，结尾部分也是可有可无的。电子邮件Tips1标题要详细用简短一句话陈述清楚具体事项，比如“Meetingat10amaboutpayrise”（10点见商议涨薪事宜），而不是简单的一个"Urgent"（紧急）。即便是回复他人的邮件，最好也能写清邮件主题，而不是直接在标题栏写Re:或者R:R。为了避免他人将邮件误认为垃圾邮件（spam），避免使用“hi”“hello”这样概括性的标题。2内容要简短一封邮件，最好只写一件事。如果有需要的话

3、，你可以为不同的事项发多封邮件，同时为每封邮件写清不同的标题，这可以帮助对方理解邮件的内容。你不需要在邮件内引用此前邮件的所有内容，你可以使用尖角括号来选择性地引用部分内容，<<引文>>。3语言简明直接在邮件中，语言尽量直截了当。以下是使用简明英语的要点：·多用主动语态，少用被动语态·使用短句，避免长句·不要使用成语（idiom）·如果收件人和你并不是一个领域的人，则尽量避免使用技术用语和行业术语（technicalorjargonwords）4明确告知收件人要做的事情在邮件中为收件人指明要做的事情，例如，如果你需要收件人搜集某

4、些信息，可以写：➤Pleasecanyoufindmethesalesfiguresfor2015?你是否可以为我找一下2015年的销售额？而避免写成模糊不清的：➤I'mgoingtoneedthesalesfiguresfor2015.我想我需要2015年的销售额。5斟酌邮件内容邮件要言之有物，同时保持礼貌的态度、中立的语气。牢记收件人随时可以将邮件转发给他人（couldforwardyouremailtootherpeople），所以要确保邮件内容可以为他人知悉，所以不要在邮件内八卦，评论，邮件内容也不能包括保密性内容。6发

5、送之前检查一遍发送之前，使用拼写检查软件，避免出现拼写错误，自己大声读一遍，确保没有语法和标点符号使用错误。邮件范例招呼语邮件的开头方式多种多样，通常你可以复制发件人的招呼语，但如果你是邮件发起者的话，以下这些招呼语都可以做参考。▌朋友或者同事Hi是非正式的词，可以对朋友或者同事使用。当然，如果你和收件人比较熟，也可以用Hello或者“Hello+姓名”来打招呼。▌非熟人如果你知道收件人的名字的话，使用"DearMr/MsJones"，和在信件中一样，使用Ms而不用Miss和Mrs。▌正式邮件如果你不知道收件人的名字，直接用"D

6、earSir","DearMadam"或者"DearSir/Madam"来开头。▌群发邮件如果你要给一群人群发邮件的话，你可以使用集体名词来进行称谓，如："Dearcustomers" 致顾客"Dearpartners"致合作方如果你是给同公司的一群人群发邮件的话，你可以用："DearAll"大家好"Dearcolleagues"同事们好"Helloeveryone"大家好如果你是给公司的上司们发邮件，可以用："DearManagers"经理好"DearDirectors"领导好"DearBoardmembers"各位董事▌不用

7、招呼语通常在公司，你可能只是给同事发个快速的信息，就像打电话一样，在这种情况下，你不需要进行寒暄，直接开始说事情就可以了。正文正文第一句话要告诉收件人邮件的主要内容。以下为常用的表达：▌回复之前的邮件➤Thanksfortheinformation.谢谢你提供的信息。➤Thanksforyourphonecall.谢谢你的电话。➤Thanksforgettingmethefigures.感谢你为我收集了数据。▌介绍事项进展➤Justaquicknotetotellyou…一封快信，跟你说一下……➤Justaquicknoteto

8、letyouknow…简单跟你说一下……➤Justtoupdateyouon…告知你一下最新进展▌告知有附件➤Takealookattheattachedfile.请查看一下邮件附件。➤HaveaquicklookatthefileI'veattachedabo