如何确保公文的质量

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1、如何确保公文的质量一个单位公文的质量好坏，直接关系到公文本身的效用和单位的执行力、工作效率，直接影响发文单位的形象和声誉。因此，公文不仅要求内容真实，观点正确，还必须同时具备条理清晰、文辞精练、格式规范、结构合理、标识齐全，页面整洁。那么，如何才能确保公文质量呢？笔者结合多年从事企业文秘的实践经验，就如何确保公文的质量，简单谈几点体会。一、完善制度，规范公文运转程序要严格按照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，健全完善本公司的公文处理工作制度，从公文种类、公文格式、行文规则和公文管

2、理制度等方面做好公文处理工作。在办文程序上要严格执行“两个不准”，即：二级单位以公司名义的发文，不经办公室严格审核，不准送公司领导审签；内容涉及几个单位，在未与有关单位协商并取得一致意见时，办公室不予登记。需办公室文字处理的公文，要始终坚持由办公室秘书起草或初核，由办公室主任签署办理意见，由公司分管领导签发。每件公文经过逐级呈送、层层审签，最后由办公室进行公文格式规范化处理和编号、监印。同时，要做到“四不办”，即：公司领导未签发的文件不办理，没有附件或附件不完整的不办理，公文倒流的不办理，照抄照转上级文件的不办理。积

3、极争取领导支持和认可，探索改革承办件按领导排序从后往前依次送签和传阅件从前往后依次传阅的程序化办文方式，因件制宜，不落俗套，根据不同的内容有针对性地提出拟办意见，变依次送签和传阅为依照内容确定送签和传阅，为抓落实提供方便、创造条件，有效解决顺序和效率这对矛盾。二、严把关口，确保公文处理质量大多是事关全局的，容不得有丝毫的懈怠和半点马虎。坚持做到五个原则，严把四道“关口”，对于保障公文写作质量，有序进行公文处理大有裨益。要坚持的五个原则，一是坚持政治首位的原则。力求承办和起草的公文与党的监狱工作方针政策保持高度一致，与

4、监狱改革、发展、稳定的大局保持一致。这就要求秘书人员要长期坚持政治理论学习，不断提高政治理论水平，增强用马克思主义的立场、观点和方法指导具体办文工作的能力和本领。二是坚持按程序办文的原则。做到公文起草有令而动、有据可依；公文呈批层层把关，分级负责；公文办理逐级请示，遵示而行，保证公文处理的规范化、程序化。三是坚持质量第一的原则。要把提高办文质量贯穿于公文处理的全过程，牢固树立“精品”意识，狠抓办文质量，确保办文工作的及时性、有效性。四是坚持高效的原则。公文处理时效性较强，必须做到不积压、不拖拉、不误事，否则，即便是写

5、的再好的公文，仍不能体现出它应有的价值和功能。因此，秘书人员要做到了解情况全面，领会意图准确，增强工作的预见性，把握工作的主动权，做到急事急办，特事特办，案无积卷，事不过夜。五是严守保密的原则。公文处理工作接触大量的秘密事项，秘书人员知密时间早，知密等级高，一旦在公文处理中发生了泄密，则后果不堪设想。监狱要经常性地加强对机关工作人员的保密教育，强化保密意识，使每个工作人员时刻保持高度的政治觉悟，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，避免失密泄密问题的发生。要坚持严把的四道“关口”，一是严把公文起草关。公文起草

6、是提高公文质量的关键环节。起草的文稿表述是否精练、简明，直接关系到收文单位能否准确理解、迅速贯彻执行和组织实施。因此，在起草公文前先要摸清发文意图，吃透精神。起草公文时，力求做到内容上求实，格式上求严，文字上求精，篇幅上求简。二是严把审核关。在公文审核中要着重严把政策关、文字关和格式关，以此来促进公文质量和水平的提高。政策是公文的生命线，也是公文权威性的具体体现，必须做到明白、准确，便于执行。既注重其政策的纵向连续性，又注重横向相关性，防止顾此失彼，互相矛盾，给执行造成困难。同时，还特别注意把握政策的可行性和操作性，

7、尤其对涉及干部人事、制度机制、财务经费、罪犯奖励等问题决不简单处理，要多向监狱领导请示汇报，从多渠道查找文件依据。在文字审核方面，主要从观点是否明确，内容是否充实，结构是否严谨，文风是否端正，文字是否简练，条理是否清楚等方面严格把关，避免把粗制滥造的公文草拟件随意呈送给领导签发。还要从公文的版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关到正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄送机关等方面进行严格的把关。三是严把印制关。文件的打印校对是形成文件的最后关口，稍有疏忽，就有可能出错，一旦发出，就会产生一

8、定的不良影响。因此，要认真核校，视人员条件实行多人校稿制，确认无问题后，按照准确、及时、规范、安全、保密的原则进行印制。四是严把收发关。对印制好的文件经认真清点、登记后及时发送和归档，并严格执行发文登记制度，提高文件发送的时效性和准确性。对上级来文统一由内勤干事负责收文登记、传递分流、转办、立卷归档，要坚持特件特办、急件急办、平件快办的原则，加