日立数据系统(中国)有限公司资深法律顾问+李嘉new

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1、降低成本提高效率保存档案全面满足法律监管要求－搜索日立数据动态归档解决方案并档合归保护1演讲摘要•定义“档案”•国际标准•法律合规•全球化影响•全球经济危机的影响•近年案例•HCAP解决方案简介•HCAP白皮书2定义“档案”•在法律上档案与“单纯文件”是否存在区别？如果有，这种区别体现在哪些方面？•结合一般的词典定义、判例法、国际标准及其用途，档案的特点是：–固定不变的特征–真实性–可靠性•使电子文件成为具有上述特征的档案是一项严峻挑战3国际标准•许多国际标准有助于企业正确保存电子文件形成的档案•在我们的白皮书中：–我们分析了这些标准的本质要求，并以表格形式列出–我们参照这些要求对

2、HCAP技术特征进行分析•白皮书显示，对于要按照法律要求正确保存电子文件形成的档案的企业来说，HCAP具有极大的吸引力4国际标准（举例）•这是信息与文献–档案管理的国际标准•按照这一标准：“一份真实的档ISO15489案是可以被证明为名副其实的，由应该创建或发送的人创建或发送的；且在应该创建或发送的时间创建或发送的”EU5国际标准把档案管理标准综合起来考虑的话，用于档案管理的技术方案需要具备以下特征。–采用强大的、安全的、可扩展的技术，且基于已经验证的平台，可以保护信息防止其在生命周期中出现降级–必须保证全面广泛地获取数据，包括元数据，并通过唯一识别符对档案进行分类–避免档案内容因

3、系统故障、重写和删除而丢失或损坏，信息生命周期结束后，可以安全彻底地删除信息–必须支持快速完整地访问和检索系统中的档案，并具备搜索功能–必须能够全面监控和审计对档案的各种操作6法律合规•不同部门的法律法规规定了相关的档案保存的法律义务–公司法、企业治理、金融服务、公共部门、医疗与制药、隐私/数据保护及数据安全•许多法规要求及时向监管机构提交档案•档案还可以在后续的争议解决的法律程序里用作证据（审判、法院和审判庭等）•机构需要：–(a)了解其档案保存的法律义务–(b)实施合适的IT解决方案，确保完整而正确地保存并调取电子档案7法律合规•为履行档案保存的法律义务，您需要建立一个适当的环

4、境，保证所有档案的真实性，当发生争议时，法院可判定该档案是真实的。•电子档案的问题是，法官不能拿在手里进行物理检查，确定它们的真实性。•因此法院需要知道保存档案的环境8法律合规•美国：萨宾斯法案(SOX)：要求保存业务经营的档案，用于会计/审计和企业治理•国际：反洗钱法：要求保存身份记录，防止恐怖主义活动和金融犯罪•FCPA–要求正确保存档案•公司法–例如，澳大利亚和新西兰法律规定公司的档案保存年限是7年，对违法者将追究刑事责任•亚太地区国家采用类似欧洲的数据保护法–例如，APEC（亚太经济合作组织）在2004年设立“隐私权框架”，各个国家和地区合作进行国内隐私权立法，要求组织机构

5、运用适当的系统来保护含有个人数据的档案。9全球化影响•正确保存档案目前已经进入国际化议程中，以满足：–萨宾斯法案关于企业治理的规定–欧盟关于加强数据保护的规定–跨国诉讼和促裁–国际银行业规则（如BaselII）–最新出台的保存通信记录的国际规定•如果为西方国家的企业提供服务，发展数据处理行业的国家则无法避免地要确保高效的档案保存10全球经济危机的影响•全球经济危机使档案保存受到极度关注，一方面需要调查经济危机产生的原因，另一方面要思考如何避免其再次发生•在调取档案时“信息缺失”已成为不争的事实•缺少完整档案将再次促使政府加强监管力度并出台关于档案保存的新法律•几十年来，民事和刑事诉

6、讼都要求披露证据，•简言之，我们将要进入一个“销毁后果自负”的法律环境。11近年案例摩根史丹利UBS•2006年，由于在股票首次•2005年，当证券交易委员会公开发行（IPO）股份分在调查UBS研究和投资银行配调查中，屡次未能出具业活动的过程中，要求其提供相关电子邮件，摩根史丹电子邮件时，由于其未保存自1999年到2002年这三年期间利公司向证券交易委员会（SEC）支付了1500万美的电子邮件，UBSSecurities元罚款。公司被证券交易委员会处以210万美元罚款。•两个案例得出的结论：企业必须更加严肃地对待保存电子邮件的事宜。他们必须高效的方式来保存电子邮件以及其他类似的非结

7、构化通信记录，以便在监管调查过程中能够轻松查找并向监管调查机构出具。证券交易委员会还指出，存储系统必须提供充分的保护功能，避免电子邮件数据损坏。12