关于文书处理的规定

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1、中国科学院上海有机化学研究所规章制度汇编所务管理关于文书处理的规定为了进一步搞好我所文书处理工作，搞高办文效率和质量，使文书工作更加制度化、规范化，现作如下规定：一、文书工作体制1.文书处理实行统一管理，归口负责，由所党政办公室负责全所的文书管理工作。2.各职能部门设立兼职文书人员，负责本部门的文书工作。3.实行部门文书立卷制度。4.所内形文以工作备忘录形式处理。5.公文按及时、准确、安全、统一的原则处理。二、收文1.各部门收到上级单位发来的红头文件应转交所办公室处理，收到的内部刊物以及重要资料也应转办公室进行登记，纯事务性的通知，信函和公开资料等可不进行登记。2.凡不相隶属单位之间发给

2、本部门的信函、资料可自行编号登记。3.机要信件由党政办公室负责拆封，登记和分发。4.所领导、各职能处室负责同志在参加重要会议后带回所的会议文件、资料以及上级领导的讲话等，请转交党政办公室统一处理，不要自行处置保存。5.收文登记编号的说明凡属四大类文件根据来文单位进行编号，例：“中共中央”和“中央办公厅”来文编为“中”字；“国务院”和“国1中国科学院上海有机化学研究所规章制度汇编所务管理务院办公厅”来文编号为“国”字等等；其它文件视其内容进行编号，例：科研管理工作方面的文件编“科”字，党务工作文件编“党”字等等。三、收文处理1.文件登记完毕后，由办公室主任提出拟办意见，文书人员依拟办意见将

3、文件分送有关所领导或有关部门进行阅批和阅办。2.所领导对已阅文件应签写姓名和日期，对需办理的文件，应批示办理意见和要求，如文件的办理涉及二个或二个以上部门，应批明主办部门。3.各部门在承办文件时要做到认真、及时、准确。4.文件承办完毕后，应在收文纸上扼要地记录承办结果，并签写承办人姓名和日期。5.有复文要求的文件，办公室根据文件要求进行催办。如有复文，应将文件和复文合并归存。6.部门之间不要自行传递文件，文件的传递工作由办公室负责。7.各部门自行登记的本部门业务工作文件，由部门负责人阅批。8.部门兼职文书人员负责本部门的文件收记、保管工作，在第二年的第一季内对文件进行收集、整理、立卷成册

4、后移交办公室存放归档。9.各部门负责人和工作人员应主动协助本部门的文书人员做好文书工作，不要自行保存应归档的文件、资料、决定、2中国科学院上海有机化学研究所规章制度汇编所务管理决议等材料。10.凡中央、国务院、市委、市府的文件以及非本部门的文件，在处理完毕后，及时归还办公室。11.“四大类”文件和“´密级”文件不能自行随意复印，即是需要，应事先征得办公室主任同意后方可复印，复印件按原件同等要求保管处理。12.凡标有“密级”文件，在传阅过程中，采用专用文件夹进行传阅，并规定当天阅完当天归还，未阅完者第二天可续借。四、形文处理1.办理公文采用统一的发文稿纸，一律用钢笔或毛笔书写，不得用铅笔或

5、圆球笔书写。2.按发文稿纸的规定要求填写清楚，发文须立标题，并填写在发文纸的事由一栏中。如文件需要保密，请注明文件的密级，同时填明主送，抄送或抄报以及主题词。3.凡以部门发的文件均由各部门负责人进行审稿，签发，落款为本部门。4.凡以所的名义对外发文，由部门负责人审核，办公室作审改和技术处理，最后由主管所领导签发。重要文件经所长或所务会议通过后才能签发，落款为有机所（所领导签发后在签发栏上加盖公章）。核稿和签发对所发文件负有责任。5.凡向上级机关或有关主管部门请求指示，答复和批准的事项，用“请示”。请示”应一文一事，不得直接送领导者3中国科学院上海有机化学研究所规章制度汇编所务管理个人，同

6、时亦不得抄送下级机关。6.凡向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或有关主管部门的询问，用“报告”。“报告”不得夹带请示事项。7.凡与不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，用“函”。8.发文均应登记，登记方式可采用计算机和薄式登记，登记事项应包括日期、收文单位、标题、文件编号、拟稿部门和拟稿人、签发人.打印份数等等。9.打字员按发文纸上填写的要求进行打印10.文稿的校对和发送由形文部门负责。11.所有发出的文件均应留底，以备查用。以所名义发的公文，原稿、修改稿和打印稿均保存在拟稿部门的文书人员处，各部门发的公文、打印稿、修改稿、原稿均保留在本部门

7、的文书人员处，以便立卷归档。12.发文编号的说明（1）发文编号由“字号”和“序号”构成。所的文件用“有发字第XXX号：以党委名称发的文件用“有委发字第XXX号”；各部门以所名义发的文，用“有发A字第XXX号”，各部门自行发的文用“有A发字第XXX号”。（“A”代表字号，如科研业务工作的字号编为“科”）（2）各部门发文的编号顺序自行编排，所名义发的公文采用统一的顺序编号。五、所内公文4中国科学院上海有机化学研究所规章制度汇编所务管理1