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时间:2019-03-04
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1、合同管理制度1、总则1.1为规范本公司与合同相关的行为,有效防范风险,维护公司合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律的规定,结合本公司的具体情况,特制定本制度。1.2凡属于本制度未作规定的事项,或者对本制度条款有不同解释时,或者欲不遵循本制度的规定处理合同事务时,应当报董事长批准方可执行。1.3本制度所称合同是指本公司与其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议(不包括公司与员工签订的《劳动合同》)。本公司与各级国家立法机关、司法机关、行政机关、人民代表大会及其常务委员会等,基于国家公权力而设立、变更、终止权利义务关系的行为,参照本制度执行。本公司所有的对外
2、合同行为应当采用书面形式。但是,本公司与其他平等民事主体之间,设立、变更、终止符合如下特征之一种或者数种的合同,可以采用口头形式:1)可以及时履行完成,且总金额在5000元以下(含本数)的合同;2)不能及时履行完成,但是总金额在1000元以下的合同;3)经总经理同意可以不采用书面形式的合同。以口头形式实施的合同行为,应当参照本制度的规定执行。1.4本制度中的业务部门是指,依据公司对该部门的职责分配或者公司上级领导的指示,全面参与合同订立、履行、变更、转让、纠纷处理、档案保存等工作的部门。业务部门负责合同相关各环节工作的具体实施。1.5总经理负责对本公司的合同事务进行审批,其审批权限包括:
3、依据本制度的规定,对业务部门就合同工作提出的实施方案,享有同意权限、否决权限及提出相应处理意见的权限。对于总经理的审批意见,业务部门应当遵照执行。1.6本公司财务部门为合同订立过程中财务问题的审查部门,审查权限包括:1)本公司依据合同履行付款义务是否存在障碍;2)对于出具票据的问题,建议采用“先款后票”的方式,还是“先票后款”的方式;3)业务部门在合同履行过程中处理财务问题时,需要注意的事项;4)其它相关问题。所有待签合同应当先经财务部门审查,然后再报总经理审批。1.7除本制度明确规定以外,本公司各部门在处理所有与合同相关的事务时,应当随时与法律顾问联系,获取专业服务。若由于未充分利用法
4、律顾问而导致工作失误,该部门负责人应当依据本制度相关规定承担责任。2.合同的订立2.1对于金额在5000元以上的合同,业务部门在开展合同签定前的工作以前,应当事先征得总经理同意。对于使用次数在二次及以上的格式合同,经总经理同意后,业务部门可以不执行前款工作。2.2在确定签定合同的意向后,业务部门应当及时调查如下信息:1)对方的主体资格,包括但不限于:a)是否符合公司法等法律的一般规定;b)是否符合合同对主体资格的特别要求。2)对方的履约能力;1)对方代理人的代理权限(对方代表是法定代表人的除外);2)其它影响我公司利益的信息2.3若对方当事人是非自然人,则业务部门在合同谈判前应当从对方当
5、事人处取得如下书面材料:1)对方当事人盖章的营业执照复印件,以及对方当事人盖章的相关资质证明复印件;2)对方法定代表人签字并盖章的授权委托书(适用于非法定代表人代表对方与我公司签定合同),或者对方法定代表人身份证复印件(适用于法定代表人代表对方与我公司签定合同);3)其它相关书面材料。若对方当事人是自然人,则业务部门在合同谈判前应当从对方当事人处取得如下书面材料:1)对方的居民身份证复印件(确保与原件一致);2)其它相关书面材料。2.4业务部门在实施2.2和2.3条所述工作的同时,还应当会同法律顾问实施如下工作:1)拟订待签合同,或者针对对方的合同样本提出修改意见;2)拟订谈判思路、方案
6、。2.5业务部门在完成2.2~2.4条规定的工作以后,应当及时与对方当事人进行谈判,并及时向总经理汇报谈判内容和进展情况。2.6所有待签合同在定稿以后,业务部门经办人应当填写《合同评审表》,并按经办人――法律顾问――业务部门负责人――其他相关部门及财务部――总经理的顺序进行审批。标的在10000元以上的合同必须经法律顾问评审,标的在10000元以下的合同可以不经过法律顾问的评审。法律顾问评审后,应当在《合同评审表》上填写法律意见,法律意见应当包括但不限于如下内容:1)该合同订立后,我方可能面临的法律风险;2)法律顾问对前述风险与我公司利益关系的分析;3)最大限度规避风险的操作方式;4)是
7、否赞成订立合同的建议。法律顾问应当签字确认法律意见,并将该《合同评审表》和与之对应的合同一起加盖律师骑缝章。2.7业务部门应当依据法律顾问的法律意见、自己对待签合同在业务操作上的认识,向公司出具是否订立合同的建议。2.8合同评审通过后,业务部门负责人则应当以本公司授权代表的身份在合同上签字。然后由经办人持《合同评审表》和我公司授权代表已经签字的合同,到公司印章管理部门办理盖章、领取授权委托书等手续。2.9在合同签字、盖章时,业务部门
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