浅议新形势下医院文书档案管理

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1、浅议新形势下医院文书档案管理摘要：文书档案管理是医院办公室最基础的工作，同时也是医院基础管理水平的充分体现，主要包括档案的收集、整理、立卷、归档、销毁等一系列的工作。根据新形势下医院文书档案管理的主要特点，分析文书档案在专业人员培养、管理方式等问题，并提出应该从人力，财力、物力等方面出发，加强专业人员培训和文书质量管理，推进信息化管理的进程，以提高文书档案的利用率并满足新形势下对医院文书档案管理的要求。关键词：医院文书档案管理新形势利用中图分类号:G271文献标识码：A文章编号:1674-098X(2013)02(a)-0233-0

2、1医院文书档案是档案工作的重要组成部分，除了包括相对较为独立的病历档案之外，还包括各类复杂的文书、会计、人事、基建、设备等综合性档案。随着医疗改革体制的不断推进，认真掌握新形势下医院发展的特点，积极加强和不断提高医院文书管理水平，对促进医院的发展具有非常重要的意义。1加强文书档案管理工作1.1争取医院领导的重视医院领导应当高度重视文书档案的管理，这是做好档案管理工作的前提。由于文书档案不能够直接创造经济效益，实际工作中相关人员对文书档案管理的意义认识不清。一些医院领导缺乏档案意识，认为档案工作可有可无，另外又受到人员、经费、设施等方

3、面的限制，这使文书档案管理工作并不能顺利开展。因此只有转变管理人员尤其是领导干部的陈旧观念，提高其对档案工作的认识，才能够使文书档案工作正常开展。所以首先要加大对档案法的宣传力度，使全院员工充分认识到医院文书档案管理的重要性；其次，文书档案管理人员还应该及时向领导宣传档案管理工作，积极汇报有关工作情况，认真整理和完成档案部门下发的相关文件，并为领导提供档案利用信息，使领导认识到此工作的重要性。此外，医院管理层还应把文书档案管理工作纳入到日常工作日程，并明确列入年度工作考核内容，从而为医院文书档案管理工作的开展提供良好的环境氛围。1.

4、2加大档案管理硬件设施的投入任何工作的正常开展都离不开硬件设施的投入，因此加强文书档案管理工作，不仅要在财力上给予支持，还应该加大人力以及物力等方面的投入。首先，要加强文书档案管理人员的业务技术培训，以便全面提高相关人员的素质和档案管理水平；其次，还应该注重档案管理人员的政治思想、道德和法律等综合型职业素质，要求文书档案人员必须细心、耐心，并具有高度的责任感，工作中要认认真真，以保障档案管理工作的质量与品质，从而更好地服务于医院工作。2规范和健全文书档案管理制度2.1医院文书档案借阅医院保存的文书档案主要供该院员工的借阅，查阅一般需

5、要在档案室进行，若因工作的需要必须外借者应该办理好相关手续，外借时间一般不能够超过两周；外单位查阅者需要持有介绍信，并经主管领导同意后方可查阅。此外，查阅档案者一定要严格遵守保密规定，必须负责被查档案的安全与完整，禁止在档案上进行涂画和批注，否则要依据情节轻重予以处罚。2.2医院文书档案立卷和销毁医院文书档案管理人员应该按照文书档案的管理时限做好年度的归档管理，归档文件内的整理应该遵循一定的规律，并保持文件材料之间的某些联系，做好分类，以便于保管和检索。对于超过保存期限、已无保存价值的文书档案，应该经有关负责人审核、院长审批无误后，

6、指派两名监销人员监督文书档案的销毁过程，签字确认后再将已销毁的文书档案在有关目录中注销。3提高文书档案管理工作效率随着科学技术的不断发展和医疗卫生体制的深入改革，引入现代化的技术与设备已经成为新形势下医院文书档案管理的必然要求。现代化技术设备不仅能够有效地保障医院文书档案管理工作效率，还是实现档案科学化管理的必要条件。因此，建立现代化的文书档案信息管理系统，以计算机为中心，光盘、缩微等多介质兼容，实现扫描档案全文存入和文件级、案卷级的多层面信息存储和检索，不仅能够节省大量的人力、财力和物力，缩短检索时间，还能够显著降低人工检索的失误

7、率和保证查准率，从而有效提高文书档案管理的工作效率。此外，还应该完善档案实体管理系统，设置温湿度自动调控及防盗监控系统，并配置除尘、防磁等设施,以便延长文书档案寿命，保证档案的完整及安全。所以加强医院文书档案管理软件、硬件的投入，不仅保证医院文书档案收集的及时化、利用的网络化，还能够有效提高文书档案管理工作效率，并使医院文书档案管理工作更加合理化。4提高文书档案管理的利用与服务医院文书档案的最终目的就是使其能够得到充分的利用。首先，医院档案管理人员要在本职工作的基础上积极调整服务方式，变被动服务为主动服务，并形成超前服务意识。其次，

8、管理人员应该多角度、多途径地开发医院文书档案资源，对相关信息进行较深层次的加工和利用，以便更好地服务于该院的医疗、科研、教学、管理等工作。此外，还应该加强文书档案利用反馈信息的管理工作，实现医院档案资源的共享，推动医院不断发展与进步。