会议室预定管理

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1、会议室预定管理第一章总则第一条为进一步规范集团会议室、会议用品的管理，维护良好的会议室使用秩序。第二条人事行政中心行政部负责会议室及会议物品的监管、维护和会议室预定管理。第三条会议室（第一会议室、第二会议室、第三会议室）仅限于集团会议、培训、来访接待和面试时使用。第二章会议室预定申请第四条会议申请需至少提前一天，在集团OA系统会议管理中填报《会议室预定登记表》，预定使用时间限于本周内。（表单1）第五条行政部统筹安排会议室的使用，根据预定情况对会议申请进行核实，确认无冲突的，行政部在会议室预定卡上填写完整后申请人方可在使用。第六条会议室使用原则上按会议预定的先后顺序进行，特殊情况（

2、临时如开集团重要会议、接待重要客户等）外，按轻重缓急灵活安排。第七条会议申请人需注明会议室申请会议级别和会议类型。（高级外部接待：政府部门来访、集团层面重要贵宾；部门外部接待：部门对接的外部人员，不涉及集团层面和其他部门的外部接待）。第八条申请人如需会议设备支持，如投影仪、插线板、音箱等必须在会议室申请单中填报详细，由行政部协调IT部落实。（集团重要会议、高管会议等除外）第三章会议室使用第九条会议室预定人员必须在预定时间内使用会议室，若临时取消或需延长会议时间需要在行政部做登记，以便行政部对其他会议需求进行安排。第十条严禁在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔果皮、纸屑、吃东西。第十一条

3、会议结束后，申请人应关闭室内设备电源、摆好桌椅等并与行政部通告，以便前台通知保洁打扫会议室卫生。人事行政管理中心2014-5-27表单1：会议预定登记表编号：申请部门申请人会议日期会议时间参会人数会议地点会议主题现场监控沟通会议会议级别□高级外部接待□部门外部接待□其他□董事长参加□总裁参加□部门会议□其他会议类型□本地会议□远程视频会议□其他设备配置□视频会议系统：□音频会议系统：□其他会议设备：物品配置□电脑□激光笔□投影仪□话筒□插线板□音箱□茶水□白瓷杯□果点□鲜花□桌签□宣传片□横幅、□白板□稿纸□签字笔□铅笔□纸巾□其他：音响会场布置其它会议要求（如需桌签请标明参会人

4、员名单）接单人（设备）接单人（物品）复核人审批人备注：申请人至少提前1天递交会议预定申请单会议服务部门联系方式：设备配置：IT主管郭鹏帅9017物品配置：前台9011会议室申请预定流程行政部协调使用有冲突会议延长或取消会议结束通知前台保洁打扫卫生无冲突，行政部填写预定卡，并粘贴到相应会议门上行政部核实统筹安排申请人填写《会议预定登记表》