会议规范标准流程

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1、会务规范流程一、成立大会会务工作机构（项目组）确定项目经理和项目组成员。项目经理负责项目的立项并制定项目具体的实施方案，安排项目组成员的工作计划并监督实施。负责会议各种文件、传真件的落实。还要负责找出本次会议亮点，整理成话术并对项目组成员定期培训。协调团队、让团队团结高效的运行。项目组成员要负责完成项目经理制定的业务目标计划，并且做好自己负责的区域的重点客户的落实与开发。二、前期工作1、前期策划：包括制定项目的策划书，拟定项目的主办方、参会对象、题目、内容、拟邀专家、会议时间、会议地点、赞助对象等。此外，还要制定项目的预算：预计支出包括主办费、专家费用、酒店费用、会场费用（会议场地租

2、金、音响设施、会场布置等）、餐饮费用、资料礼品费用、印刷费用、邮寄费用、员工交通、用餐、住宿费用。预计的收入包括代表参会费用、赞助商收入、酒店住宿差价等。制定整体项目实施计划，比如第一周要把手中信息铺完，第二周回访并落实部分客户，第三次回访就要把能够落实的客户信息完全落实。接下来的工作就是将没有通知到客户继续通知。在打电话的过程中确保一定要找负责人。2、协调主办方及专家。会议确定的专家名单，应该及时想办法联系专家，确定专家行程并且能够为专家留有足够的时间准备讲课课件。并且这样我们可以及时制定出会议议程（包括会议时间、地点、参会人员以及会议时间安排表）。3、落实酒店、会场。对于开会的酒

3、店和会场应该在前期进行考察，考察酒店所能提供给我们的最大房间数，酒店餐饮，以及有没有合适的会场来容纳本次会议的参会人员。在考察的同时还要注意酒店距离汽车站、火车站以及飞机场的距离。尽量选择交通比较方便的酒店。4、印发会议文件。根据我们前期策划的内容，印发会议文件。会议文件的内容要尽可能的详尽、明确，包括本次会议的主题、课题、拟邀专家、参会对象、收费标准、会议时间、地点等。印刷完成后要及时通过邮局寄送。此外，印刷时还要同时印好工作证、代表证等。5、招商工作完成后，会议开始前要准备会议现场所需的材料。报到处：报到本、住宿登记本、资料礼品发放本、收据、复写纸、住宿登记卡、纸笔、印泥、发票机

4、、资料和礼品、插排、需要登记学分时还要准备好电脑。6、会场所需物品打包。指定一名工作人员负责记录并检查会场所需物品的打包。每样物品必须清点好数目并做好详细记录。列出一个详细清单。7、会场布置。根据会议的规模来布置会场。首先背景板和条幅。会场内一定要悬挂本次会议的条幅。背景板根据会议的规模和要求可有可无。但是一般大会都必须要有背景板。其次投影仪和幕布的选择，投影仪一定要选择流明度比较高的。幕布的选择，对于规模比较小的会议，选择的会场自然也比较小，这样就可以选择两个小的幕布放在会场的前面和中间位置。而对于四、五百人的大会，就要选择流明度比较高而且比较大的幕布。如果会场本身有LED屏幕自然

5、最好。再就是主席台的布置，主席台是会场的中心，也是专家讲课的地方。所以主席台的布置一定要特别注意，主席台必须有鲜花装饰。除了主席台的装饰以外，会场四周和会场门口，这些地方也可以悬挂横幅标语、宣传画等。另外，会场的各种指示牌也应当在会议开始前摆放在合适的位置。三、会中工作1、报到流程：开收据——开发票——（办理学分）——办理住宿——资料礼品领取——报到完成。报到处应该设在酒店比较显眼的地方，设有显眼的指示标志，让参会者一眼就能看到并且能明白。签到采用工作人员代为签到的方式，就是事先制作好的报到本，直接在上面做标记。收据上要体现日期、付款单位、收款名目、金额（大小写）、资料礼品份数（负责

6、资料礼品发放的工作人员按照收据发放资料和礼品）、收款人。2、住宿办理：提前从酒店领取房号，按照代表事先预定的房间安排、开具住宿登记卡，代表凭住宿登记卡到酒店前台办理住宿。3、学分办理：提前在继教中心买好学分。现场登记代表的姓名、职务、职称、身份证号等信息。确定信息无误后，将信息发回继教中心办理学分登记。并在会中发放学分。4、会场：至少一名工作人员在会场门口负责查好代表证，提醒代表凭代表证入场。一名工作人员负责专家的接送。在会议期间至少有两名工作人员在会场巡查，一旦会场出现任何问题，能够及时联系相关人员解决。会场的必须根据会议规模配备饮水机，比如一、二百人的会议要准备至少两台饮水机，而

7、四、五百人的大会必须准备四台以上饮水机。以保证会场代表的饮水。此外，会务人员在说话时要掌握分寸，态度亲和。工作人员还要随时为大会拍照或录像以备存档。5、就餐：负责会议就餐的工作人员要及时确定就餐人数并跟酒店沟通订餐，一般采用自助餐形式，这样可以减少会务组和酒店的工作量。在就餐期间，要有两名工作人员在餐厅盯餐，了解进餐情况并随时解决餐厅突发事件。每餐结束后，同酒店餐厅确认就餐认识，并签字确认。四、会后1、引导代表退场。对于一般的会议来说，会议一结束，会务人员