外贸邮件-培训教材之商务邮件规范与技巧.pdf

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1、邮件改变工作——商务邮件规范与技巧ORICO外贸一部Emeric2013.12.16邮件规范——目录•目录与背景开篇•商务邮件意义•收件人、主题、抬头、正文、签名、附件邮件规范与技巧•邮件技巧和常见问题剖析•问答时间，结束语结束邮件规范——背景全球我客户胖哥2940亿50封20个21个封邮件/天不间歇，意味着每天有20意味着每天相当于中国人两年每天每十分钟内收发的纸质信件个不同工作内容最少要回答和处理需要发出一封邮件21个订单问题要发生自问：•我的每一个邮件符合商务规范吗？•是否曾经有找业务邮件超过30秒，却仍未

2、找到你要的邮件？•你是否有24小时内高效地应对，处理，控制每一个邮件提到的问题？•别人是否可以通过邮件电话你？知道你是谁？你邮件是否有分类？•在整个邮件来往过程中，你的角色是参与？组织？推动？还是阻止？…………太多问题了邮件规范——商务邮件意义工作中，为什么要使用邮件沟通？1、广泛地应用生态环境，邮件是全世界范围内最主要商务沟通方式；2、性质具较高权威性，正规性，法律性；在各类沟通方式中的认可度较高；3、使用便捷性，内容可追溯性；方便工作内容存档，归档；4、沟通上的延时性，有足够的时间充分准备和应对邮件工作内容；

3、5、参与性强，信息透明共享，与邮件有关人士都可参与进来，并共享信息；6、沟通高效性，邮件内容含金量高，信息量大；是一种模块化的沟通方式；7、邮件是日常商务活动的最主要沟通方式之一；邮件规范——收件人——定义邮件收信人主体对象，邮件提及内容的主要负责人（可收件人以多个），收件人必须对邮件内容作出回应邮件提及内容的参与者和知情者，有义务对邮件内容知情抄送人和负责，有可能是邮件下一步的主要负责人；邮件提及内容的参与者和知情者，但又不想公开于收件人和抄密送人送人；邮件内容的关联人；邮件规范——收件人——注意事项邮件发出前

4、，请检查确认：•1、各邮件地址是否正确?•2、收件人，抄送人，秘送人是否正确？•3、收件人是否有漏发？多发？错发？•4、邮件群发，收件人是否过多？导致服务器奔溃？•5、发给常用群体，建立联系人组，提高效率。邮件规范——收件人——实例演示实例操作演示•1、邮件联系人管理•2、邮件联系人按需分组•3、邮件收发规则定义•4、邮件文件夹管理等邮件规范——邮件主题——实例分析我们身边的邮件主题……邮件规范——邮件主题——案例分析我们是这样写主题的……1.答复：垃圾邮件：RE：答复：答复：美国X客户订单交期……2.需要帮忙事

5、宜3.包装打样和图档的接收4.工作日志5.无主题！6.Hi~~亲爱的吕总~7.胖哥请查收条码8.Hi~你好，我们的新产品9.新订单10.包材更改11.年会节目和放假通知12.深圳工厂，寻求合作13.郭工，USB3.0HUB样品14.赶快交货！！尼玛我急啊！！邮件规范——邮件主题——案例分析1.订单交期加急！-美国PLUGABLE-1389-3Kpcs65182.外箱制作~美国Plugable6518US33.美国Plugable6518US3图档更新和打样4.工作日报表-Emeric-201312155.特价！7

6、口USB3.0HUB来自ORICO6.加急！美国X客户H7928-U3FW修改7.美国XX6518US3条码-PO1386-明天发货尼玛！原来是这样写的！8.USB3.0HUB–来自苹果代工厂9.新订单-美国Plugable3K6518US3PO138610.美国A客户X型号说明书更改-V3（去掉中文内容）11.ORICO2014年年会节目清单12.ORICO中国最大的USB3.0制造商13.重要！美国X客户H7928-U3样品-本周四发出14.加急！美国X客户3KX型号12月30日前发出邮件规范——邮件主题——

7、案例分析新订单下单加急！新订单-12月30日交货-美国SATECHIM3H7-黑色3Kpcs新订单-美国SATECHIM3H7-黑色3Kpcs新订单-美国SATECHIM3H7新订单-USB3.0HUB新订单邮件规范——邮件主题——案例分析推荐新品全球首款-超薄4口USB3.0HUB-新产品-ORICO超薄4口USB3.0HUB-新产品-ORICO4口USB3.0HUB-新产品-ORICOHUB-新产品-ORICO新产品邮件规范——邮件主题——总结化繁为简言有所指正确拟写邮件主题八大要点主题一定不能留空白，内主题

8、宜简短不宜繁琐，要正中邮件中心内容和思想；容要贴切邮件实际内容删除与邮件主题无关内容情有独钟正中要害表里如一一封邮件最好只针对一用最少的字，来概括邮件一封邮件的主要中心内容未个主题，不跳跃性在同表达的内容，提炼出最主作变动时，在回复和转发时一邮件讨论多个事情要的内容出来候，不得随意更改邮件主题入乡随俗画龙点睛万物归宗当邮件进展到新阶段时适当在主题前用“加邮件主题是给对方的