时间与任务的管理

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1、时间与任务的管理2010年10月时间与任务的管理Outlook使用说明集团二发中心ShenZhen.10.201010时间与任务的管理2010年10月前言OUTLOOK是MicrosoftOffice软件组的主要组件之一，是一个具有强在客户管理功能的软件，例如：项目管理、工作日程安排（约会）、邮件收发与管理、文档管理等。OUTLOOK共有七大功能模块：l日历管理l通讯录管理l任务管理l便条管理l邮件管理l日记管理l文档及资源管理图一Outlook2000应用主界面下面将结合实例对Outlook2000的日历管理、通讯录管理、

2、任务管理三大功能模块进行说明；其它模块如邮件管理，与其它邮件管理软件相同，特别是与OutlookExpress。剩余模块与客户管理的关联不大，在此不在说明。日历管理10时间与任务的管理2010年10月日历中的工作日志管理可很大程度地帮助大家完成工作日程安排管理，使大家的工作更趋于有效与合理。特别是约会提醒功能可及时提醒大家的日常工作安排，可以避免大家由日常工作的繁索而疏忽的各别工作细节，因此，可以用电子秘书来形容，这也是Microsoft当初在Express基础上再次开发的主要原因。Outlook的日历中的工作日志管理功能可

3、以在授权工作当中管理和安排与客户“约会”或日常性电话往来，可以大大提高授权人员工作的条理性与效果。下面我们来看一看Outlook日历功能模块的应用：图二日历管理界面工作日志的建立工作日志（约会、会议和事件）的建立步骤：l点击需要建立工作日志的日期（主界面的右上角）。l在约会条中建立工作说明，时间块由黄变白，前端出现移动柄（蓝竖条）。现实时间以前无所反应，现实时间以后的显示提示标志。l双击约会移动柄或时间块，可详细建立工作日志详细信息（主题、地点、时间、备注、周期）。主题地点重复周期时间设定提醒设定10时间与任务的管理2010

4、年10月图三详细设定界面说明：l时间块的时间单位是30分钟，即每一条工作日志记录代表的时间是30分钟；如果在30分钟内有多个工作安排，可将此多个工作安排用分号隔开而放于同一个时间块；l提醒设定中可自由选择是否需要进行工作安排提示，以及提前提示的时间；提醒设定下面的备注框，可以用以记录工作安排的目的、过程、方式、达到的效果以及后续工作等备忘文本；l可以在自己的日历中安排约会，还可以从其他用户那里获得足够权限，以便在他们的日历中安排或更改约会，约会也可以设置为私有。将某一约会记录标记为私有（详细设定界面右下角），在约会条显示的标

5、志为；l如果某一工作为一段时间内每天的固定工作，可通过“重复周期”设定来自动完成约会条的建立；“重复周期”铵钮在详细设定界面（图三）的工具条中，具体位置见上图所示。“定期模式”中可选图四“重复周期”设定界面择重复的周期；“重复范围”可设定重复的次数。设定“重复周期”的约会将显示重复标志；l如果某一工作安排与其他人有关，可以“邀请与会者”设定给与会者发送邀请邮件，以保证工作的正常进行；“邀请与会者”按钮在详细设定界面（图三）的工具条中，具体位置在“重复周期”铵钮的右边；进行了“邀请与会者”设定的约会条将显示邀请标志；l如果需要

6、可以在详细设定界面上设定工作安排的重要性；“设定”铵钮在详细设定界面（图三）的工具条中。工作日志的查询与修改查询方式有两种方式：点击想要查询的日期或点击工具栏中的“查找”铵钮，在不同的情景下各有不同的用处。l点击日期查询此种方式查询的应用前提是知道工作日志的具体日期而忘记工作日志的具体内容，步骤如下：l点击日历管理界面（图二）右上角的日历日期；10时间与任务的管理2010年10月l在界面左边直接查找工作日志。l“查找”工具查询此方种方式查询的应用前提是知道工作日志的具体内容或关键内容而忘记工作日志的具体日期，步骤如下：l点击

7、日历管理界面（图一）主菜单上的查找铵钮；l在查找文本框中输入工作日志的内容或关键字；l将“搜索约会中的所有文字”选项选中；l点击“开始查找”铵钮Outlook会将查找的内容以列表的形式罗列在查找定义界面下面，每一行代表一个工作日志，双击可观看详细信息。如果没有符合条件的信息或信息过多，可点击查找定义界面上的“转到‘高级查找’…”链接进行精确定位查找。l工作日志的修改将工作日志进行精确定位后，可双击时间块或查找到的信息进入详细设置界面（图二）后，便可对相应的信息进行修改。转到“高级查找”…图五查找定义界面工作日志的移动与取消l

8、工作日志的移动l单击“日历”。l将项目拖动到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。如果要同时更改约会的日期或时间，请将约会移动到“日期选择区”中所需的日期，然后在“日期选择区”中单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。注意10时间与任务的管理2010年10月l对于定期约会