浅谈高校院(系)行政秘书角色定位及素质要求

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1、浅谈高校院（系）行政秘书角色定位及素质要求摘要：行政祕书是院（系）行政工作的主要承担者，既是领导的助手和参谋，也是办公室的协调和督查人员，同时还是院系师生的服务员。合理的角色定位是做好行政祕书工作的关键，过硬的业务素质是做好行政秘书工作的保障。为积极适应学校发展的需要，更好地服务院系行政管理层与广大师生员工，髙校行政秘书必须把握好自己的角色定位，不断提高自身的专业能力及业务素质。关键词：高校；行政秘书；角色定位；素质要求中图分类号:G647文献标志码：A文章编号:1674-9324（2012）12-0

2、026-02高校院（系）行政祕书既是校级职能部门与院系之间的桥梁，又是联系院领导和广大师生的枢纽，该职务在学院的发展建设中起着重要的作用。行政祕书在保证学院日常工作的正常运转、部门内部及部门之间的工作协调合作、学院整体合力的发挥中起着不可或缺的作用。随着高校管理不断走向成熟，对行政祕书的工作提出了更高的要求。行政祕书必须在充分了解自己角色定位的基础之上，不断提高自身修养以达到相关的素质要求，才能服务好教学和科研，服务好教师与学生，实现自己的岗位价值。一、高校院（系）行政秘书的角色定位高校行政秘书是高校

3、日常行政事务的主要承担者，在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。本文从服务性、创造性、时效性和机密性这四个方面来阐述行政秘书的角色定位。1•服务性。行政秘书是秘书职业的一个分支，因此，服务性是行政秘书工作的主旋律，作为行政秘书，首先必须明确该岗位的服务性地位，培养为领导服务、为教师服务、为学生服务的意识，才能用心服务大家，最终体现这一职业的特殊魅力，让人觉得这一工作的伟大、神圣与受人尊敬。2•创造性。创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念

4、中，秘书工作是领导思想的体现与补充,这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，祕书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段,促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题，以新理念来思考问题，以新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。3•时效性。秘书工作像新闻工作一样要追求时效性。所谓祕书工作的时效性指事件发生（获取信息）与处理（下传信息）之间的时

5、间差。时间差越短，则时效性越强。4.机密性。秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道秘密的时间最早，掌握的祕密最多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度和保密守则办事，以免带来一些可预料的后果。二、高校行政秘书的素质要求高校行政秘书要想提高自己的工作能力，适应行政秘书角色要求，必须不断提高自身的素质修养。高校管理具有学术性特点，这就要求高校行政秘书除具备祕书专业的相

6、关知识之外，还需要了解该院系的专业知识，才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。1•思想政治素质。政治思想素质是行政工作的宗旨，过硬的政治思想素质是能出色完成各项工作最基本的要求。第一，行政工作需要政治的方向性明确，在按照学校各项规章制度办事的同时，也一定要贯彻党的路线、方针和政策。高等学校的行政祕书思想政治立场必须坚定，懂得国家有关政策、熟悉学校的工作方针和政策，认真学习领悟相关领导的讲话精神。第二，学校行政祕书要具备高尚的思想水平以及精神风貌，事业心和责任心是必不可少的。同时要不断地在工作中充实

7、自己，完善自己，形成良好的职业道德规范：作风严谨、乐于奉献、恪守职责、爱岗敬业、提升自身的业务能力和工作效率、热心为广大师生服务、为人谦虚、平等待人。2•文化和心理素养。要做一个合格的高校行政秘书，科学文化以及专业知识素质是必备的条件。只有具备了真才实学，才能适应不断变化的工作和社会需求。行政秘书是高校院系的办公人员，在掌握与办公室相关的管理知识的同时也要具备一定的与办公室工作相联系的知识，更要注重在管理知识方面的积累，特别是针对与高校相关的教学、科研和行政方面管理知识和心理知识的积累。作为行政祕书要

8、积极学习，丰富网络和信息知识，提升计算机办公和运用网络知识的能力，这样才能使行政秘书的工作功效卓著。高校学院的办公室工作对应面广泛，事务繁杂，临时性和突发性的事情经常发生，多种矛盾容易转移到行政秘书的身上，行政祕书会承担很大的心理压力。所以，高校行政秘书只有具备健康良好的心理素质才能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作。第一，要意识到行政秘书工作不是简单的重复性工作，不是熟练就可以做好的，作为秘书，要树立信心和积极的心态，这样才能有工作的勇气、