建立电力企业数字档案馆探索

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1、建立电力企业数字档案馆探索随着电力事业的蓬勃发展，经营中产生的电子文件种类和数量日益增多，虽然电力企业电子档案的管理工作因为缺乏统一标准，数字化档案管理水平仍很落后。在这种情况下，重新制定和完善档案管理规定、规范档案管理流程，整合企业现有软硬件资源，开展档案信息数字化，建立企业数字档案馆这种全新的强化服务功能的管理模式，成为了企业迫切需要解决的问题。1、数字档案馆的构建1.1构建原则数字档案馆的构建应遵循统筹规划、资源共享、以应用为主导、确保安全可靠、因地制宜和存储格式标准、规范等六大原则。1.2构建内容及方案1.2.1开发数字档案应用平台

2、，建立数字档案门户网站构建系统管理平台是数字档案馆建设的基础工作，其构建主要包括满足本单位各门类、各载体档案和资料的收集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程的管理功能和构建数字档案馆网络平台和配套的硬件设施。数字档案馆应用平台建立在局域网内，实现与广域网的物理隔离。根据数字档案管理流程（如下图），建立了数字档案馆门户网站，实现数字档案馆的网络服务体系。数字档案馆门户网站将现有的档案管理软件整合到一起，将法律法规、规程规范、电子图书、电子期刊等外部资源整合到网站。将几个数据库链接起来，用户在登录数字档案馆时只要输入一

3、次用户名和密码就可以进入数字档案馆，可以通过网站完成全文检索、模糊检索、跨库检索查询所需信息。1.2.2充实数字档案资源建设数字档案信息资源是数字档案馆建设的核心内容。数字档案馆资源建设包括实现电子文件的自动收集，实现传统档案数字化，同时将电子规程规范、图集等集成入馆。电子文件自动收集。CAD图纸和工程OFFICE文件通过工程图档管理系统进行收集，并且通过与档案管理系统接口自动归档，按照卷册-文件方式归档至档案管理系统。传统档案的数字化。新出图纸及OFFICE文档通过印制部门及时扫描归档。库存图纸档案由档案部门进行扫描。扫描图纸文件，按照工

4、程号-卷册号-图号方式对扫描文件进行编号，采用手工挂接和批量上传的方式归档至档案管理系统。荣誉资质类档案通过拍照、扫描方式加上人工后期处理形成电子文件挂接至档案管理系统中。外部资源整合。将电力标准化信息系统纳入与数字档案馆实现了系统集成，涵盖了开展设计生产所需要的电子版规程规范。1.2.3建设数字档案馆安全保障体系建立数字档案馆保障体系是数字档案馆运行的有力保证，其内容主要包括建立安全保障体系、制订有关数字档案馆的技术标准和管理标准和数字档案馆人力资源建设。安全保障体系建设方面，一是使用加密技术保证档案在转移，传输、利用等过程中的安全。二是

5、在局域网内安装杀毒软件和防火墙，保证存储安全。三是数字档案系统设置实时监控，随时记录档案的访问和修改等变化过程。四是采用磁带机和磁盘阵列方式实时和定期备份。五对人员按角色设置用户权限。六保证档案库房、机房温湿度等环境适合电子档案保管。七是对有特殊要求的电子档案如光盘，采用专用防磁柜保存方式。制度方面首先要梳理电子档案管理现行的法律、法规和规程规范，确定数字档案馆建设满足以下国家法律法规和技术标准。最后应建立健全档案标准管理体系和管理制度，完善本企业标准体系中的档案管理规定，根据具体情况适时修订现行档案管理制度，编制新规定、操作规程、使用说明

6、等。2、数字档案馆功能实现2.1收集功能系统自动或批量接收设计过程中产生的电子文件、对传统载体档案数字化转换和采集重要数字信息资源等功能。系统能够在线和脱机接收设计生产过程中产生的各种电子文件。根据各相关业务要求，建立了完整的接收机制，保证接收过程责权明确，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。同时本系统满足在线接收要求，能够批量导入和导出数据。2.2管理功能系统按照文件标准分类方案，建立编码规则，能够按照分类编码将数字档案信息存储到系统中。并对档案信息能够进行整理、分类、加工、目录和全文挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并

7、实施有效控制。系统提供多种方式检索，如分类检索、关键字检索、卡片检索等，能够快速显示和打印输出所需各类档案和资料信息。同时满足各类档案资料类型、数量、大小等的统计，提供灵活的报表制作方式以便于按需要打印各类档案统计报表。2.3保存功能本系统对档案存储格式采用开放格式和主流格式存储数据，定期对载体及其软件环境进行读取、测试、发现问题,及时解决，定期在线和离线备份以及采用安全和稳定的存储设备和数据库服务器、文件存储器、磁带机、备份服务器、备份软件等存储服务平台，实现了对数字档案长久的安全保存。2.4利用功能本系统根据档案信息的利用需求和网络条件

8、建立了利用窗口。实现了查询、发布、开发、交流、统计等功能。运用各种检索方法和技术满足利用者对馆藏档案快速、准确、全面的利用要求。通过网络平台和特定载体发布档案信息。能够辅助档案业