邮件合并制作邀请函教师工作页

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1、江苏省太仓职业教育中心校《计算机应用基础》教师工作页课题名称使用邮件合并制作统一会议邀请函教师周建秋日期2007-09-18任务周期6课时案例资源ftp://172.17.254.250.......教学准备下发相关素材教学目标知识与技能：1.操作技能学习并掌握邮件合并的使用方法。•Word字体的格式设置。•图片的插入与设置。•主文档与数据源的合并方法。•信封的制作。岗位知识不管选择什么样的文档类型，整个合并大致包括如下三个过程：创建邮件合并的主文档、建立合并用的数据文档、通过邮件合并将建立的数据文档合并进入主文

2、档。本章中以向公司合作伙伴们发出一封会议邀请函为例，介绍邮件合并功能的一般使用方法。过程与方法：学习并掌握邮件合并编排过程，在引导、自主与协作中积累经验。情感、态度、价值观：模拟实际工作情景，培养学生认真、务实、求精的工作态度和价值观。教学重点•主文档与数据源的合并方法。•信封的制作。教学难点信封的制作。教学过程教学环节教学组织情境创设阶段【教学准备】分发文件原稿（DOC）和Excel文件【情境创设，提出任务】采用分组讨论形式，由教师进一步启发分析课题的意义及课题（邮件合并的编排）实现的要素，实现明确课题任务分解

3、。【分组讨论】要编排出一份你们认为比较满意的内部会议稿，应该具备哪些要素？10江苏省太仓职业教育中心校《计算机应用基础》教师工作页根据情况灵活提示，如是否需要一个封面、页码、企业标志、目录等抽一两个人汇总交流，予以全部肯定。学生查看课题作品，教师初步小结并分析任务。l分解提示阶段一、课题及任务分析案例说明在文秘工作中，有时候需要向许多不同的客户发送邀请函等形式的信函，这些信函的内容除了姓名、地址等少数项目以外，其他都完全一样。要寄出这些成批的邀请信，有以下两种选择方案：1、把内容打印出来，然后手工填写收信人；2、

4、在Word里制作一个内容相同，但是收信人不同的文档，然后将每个收信人复制上去，最后再统一将其打印出来。但这些都不是最好的方法，Word中的邮件合并功能为这种情况提供了完美的解决方案。本章主要针对这种成批打印信件或发送电子邮件的情况，介绍Word中的邮件合并功能。邮件合并可将邮件中的某些位置用变量来表示，然后依次替换这些变量，生成大量信件。使用Word中的发送邮件功能，可以直接将邀请函发送出去。整个课题任务完成操作步骤提示在任何邮件合并中，都将处理三个不同的元素：开始时使用的主文档；为主文档提供信息的数据源；已完成

5、的文档集（合并文档）。·主文档：主文档是开始文档。在主文档中，包含了每个副本中相同的所有信息（常量）。它还包含每个副本中不同信息的占位符（变量）。·数据源：数据源是一个文件，它包含了在合并文档各个副本中不相同的数据（即变量的值）。·已完成的文档集：是一系列主文档的副本，在这些文档中，有些文本在所有副本中都是相同的，而有些会随着文档的不同而发生变化。利用“邮件合并”功能可以创建的文件类型有信函、电子邮件、信封、标签和目录，这几种形式的文档大同小异，分别用于下列场合。·信函：将信函发送给一组人。·电子邮件：将电子邮件

6、发送给一组人。·信封：打印成组邮件的带地址信封。·标签：打印成组邮件的地址标签。·目录：创建包含目录和地址打印列表的单个文档。10江苏省太仓职业教育中心校《计算机应用基础》教师工作页不管选择什么样的文档类型，整个合并大致包括如下三个过程：创建邮件合并的主文档、建立合并用的数据文档、通过邮件合并将建立的数据文档合并进入主文档。本章中以向公司合作伙伴们发出一封会议邀请函为例，介绍邮件合并功能的一般使用方法。任务实施阶段二、课题任务分解任务一：创建主文档—会议邀请函要求：制作信函的主文档在Word中新建一个【空白文档】

7、。1.设置纸张大小为“letter”。2.首先在文档中键入邀请函的内容，并设置标题字体为“宋体”、“二号”字号、字间距为“10磅”，段间距为“2行”；正文字体为“宋体”，“小四”号字，“1.5倍”行距。3.在正文落款前插入图片，浮于文字上方。4.在页眉输入文字“SUN科技有限责任公司”，设置为“宋体”、“小二”字号、“红色”、“加粗”，右对齐。5.在页眉插入图片，大小缩放48%，浮于文字上方，置于页眉左边。6.在页脚依次输入公司的地址、邮编、电话等内容，并设置“宋体”、“11磅”字号、“加粗”、“红色”。7.通过

8、设置边框和底纹，在页脚文字上添加一条横线。8.以文件名“会议邀请函”保存。任务二、准备数据源文件要求：创建通讯录，文件类型可以是Excel工作簿、Word文档，也可以是Access数据库，该通讯录包含有如下记录：姓名性别职务联系电话任职单位联络地址邮政编码联络邮件张海艳女士总经理64075194北京中达康医疗保健品有限公司北京东城区北新仓18号100700accolade