xx房产公司项目管理部工程资料管理流程

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1、项目管•文件/资料管理流程与规定理部二O一三年九月名词定义项目部资料员•业主配置在施工现场的专职资料管理员公司资料员•业主配置在集团公司的隶属项目管理部的专职资料管理员经办工程师•业主配置在施工现场的专业工程管理人员项目经理•业主配置在施工现场的项目管理负责人项目管理部经理•集团公司项目管理部负责人项目部•业主配置在施工现场的项目管理团队项目管理部•集团公司负责实施项目工程建设管理的职能部门集团公司相关职能部门•与项目管理工作有关联的集团公司职能部门项目部印章•业主项目部对外行文用章项目公司印章•业主项目公司对外行文用章审核•对文件内容进行核查，无

2、文件签发权审批•对文件内容进行核查，签发文件工程文件、技术资料流转路径及作业指引1.由业主方发出的文件、资料1.1业主向各合作单位发出的一般性工作函件，所述事件不会导致业主增加项目工程成本•1.根据现场工程管理实际需要拟写工作联系函件；•2.将函件转交给项目经理审批。经办工程师•1.审批同意发出；•2.重大事项应口头知会项目管理部经理。项目经理•1.收集项目经理已完成审批的业主对外发文；•2.加盖项目部印章并发出文件，抄送给监理单位、总包单位、相关单位；•3.将发出文件扫描成PDF格式的电子文件；项目部•4.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管

3、理台账；资料员•5.将电子文件转发给经办工程师，并抄送给项目管理部经理、副总经理。1.由业主方发出的文件、资料1.2业主向各合作单位发出的涉及工期、造价、索赔类工作联系函件，所述事件可能导致业主增加项目工程成本文件、资料种类•1.根据现场工程管理实际需要拟写工作联系函件；•••••经办工。。。。。。《开工令《扣款通知书《索赔意向通知书》《工程指令单•2.将函件转交给项目经理审核。程师项目•审核。经理•1.收集项目经理已完成审核的对外发文；项目部•2.转交给公司资料员，同时办理文件签收手续。资料员•1.将发文提交项目管理部经理审核；•2.将发文提交副

4、总经理审批；•3.完成加盖项目公司印章手续；公司资•4.将纸质文件存档并登记录入文件管理台账；料员•5.转交给项目部资料员，同时办理文件签收手续。•1.发出文件，抄送给监理单位、总包单位、相关单位；项目部•2.将发出的文件扫描成PDF格式的电子文件；资料员•3.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；•4.将电子文件转发给经办工程师。2.由合作单位发来，需业主予以回复的工作联系函件2.1项目部可自行回复处理的函件•1.签收函件并加盖收件日期章；项目部•2.登记录入文件管理台账；•3.将函件转交给项目经理。资料员•1.批阅处理文件；项目•2.

5、判断项目部是否可自行处理或需提交集团公司相关职能部门协助处理；•3.如属前者，则批转给经办工程师跟进、协调处理及回复。经理•1.收集项目经理已批阅的文件；项目部•2.登记录入文件管理台账之跟办追踪记录；资料员•3.将项目经理已批阅的文件转交给经办工程师。•1.跟进、协调处理；经办工•2.对处理意见或处理结果拟文进行回复；程师•3.将拟写好的文件转交给项目经理审批。•1.收集项目经理已完成审批的经办工程师的回复文件；•2.加盖项目部印章并发出文件，如有需要则抄送给监理单位、总包单位或相关单位；项目部•3.将来函、回函等所有文件扫描成PDF格式的电子文

6、件；资料员•4.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；•5.将回函的电子文件转发给经办工程师。2.2项目部•1.签收函件并加盖收件日期章；2.登记录入文件管理台账；3.将函件转交给项目经理。需资料员提交•1.批阅处理文件；2.判断项目部是否可自行处理或需提交集团公司相关职能部门协助处理；项目集3.如属后者，则批转给经办工程师时要求其填写《合作单位来函处置卡》并提出处理意见。团经理公•1.收集项目经理已批阅的文件；2.登记录入文件管理台账之跟办追踪记录；3.将项目经理已批阅司项目部的文件转交给经办工程师。相资料员关职•1.提出项目部对来函问

7、题的处理意见并将意见填写进《合作单位来函处置卡》；能经办工•2.将《合作单位来函处置卡》附来函原件转交给项目经理审核。程师部门•1.收集项目经理已完成审核的《合作单位来函处置卡》；协项目部•2.将《合作单位来函处置卡》转交给公司资料员并办理文件签收手续。助资料员处理•1.将《合作单位来函处置卡》提交项目管理部经理审批；2.登记录入文件跟办追踪记录；3.提交的公司资相关职能部门审批并督促文件流转；4.视需要若由项目管理部拟文回复，则将有最终审批意见的函料员《处置卡》转交给项目部资料员。件项目部•1.将有最终审批意见的《处置卡》复印件转交给经办工程师，

8、《处置卡》原件存档；资料员经办工•接流程1.2程师2.2需提交集团公司相关职能部门协助处理的函件文件•向业主报审的《施工组