内部控制具体制度——采购与付款管理

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1、采购与付款管理制度1.总则1.1.为了加强对单位采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》、《上海证券交易所上市公司内部控制指引》、《内部会计控制规范——基本规范（试行）》和《企业内部控制具体规范——采购与付款》（征求意见稿）等法律法规，并结合本公司的实际情况，制定本制度。1.2.本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司（以下简称晋城煤业）本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司（以下简称各单位），参股子公司可参照执行。2.采购管理的组织机构和职责2.1.股份公司财务部的相关职责（1）负责对付款计划的审批；（2）负责对供应分公

2、司以及各矿财务部门的采购资金结算监督检查；（3）负责对设备配件采购货款的结算。2.2.股份公司财务部计划部门（以下简称“计划部门”）相关职责（1）负责设备、配件的需求计划的汇总、审核，并编制采购计划。2.3.股份公司秘书处下属法律工作室（以下简称“法律部门”）的相关职责（1）负责对采购合同的审核；（2）负责对采购过程中的法律纠纷进行处理。2.4.股份公司设备租赁部相关职责（1）负责各单位设备、配件需求计划的汇总、审核和上报；（2）负责按照审批后的设备、配件采购计划实施对设备、配件采购工作；（3）负责设备、配件进货检验和不合格品的处置；（4）负责编制设备、配件采购的付款计划；（5）负责

3、对设备、配件采购的合格供方评价和管理。2.5.供应分公司采购部门的相关职责（1）负责公司管材料采购计划的汇总、编制和审批后的实施；（2）负责进入总库材料的进货检验；（3）负责公司管采购材料的不合格品处置；（4）负责保证发生灾害事故时抢险救灾物资的提供；（5）负责对公司管材料采购的合格供方评价和管理。1.1.供应分公司财务部门的相关职责（1）负责编制供应分公司会计资料，并上报股份公司财务部；（2）进行材料成本分析，并上报股份公司财务部；（3）负责付款计划的编制；（4）按照审批的付款计划办理货款结算。1.2.供应分公司监控办的相关职责（1）对材料采购的价格和质量进行监督；（2）对招投标采

4、购进行跟踪和监督；（3）对供货厂商的调查论证卡、供需合同等工作进行审核和监督。1.3.各矿物资供应部门的相关职责（1）负责采购需求计划的编制；（2）负责自购材料、设备、配件采购工作；（3）负责自购材料、设备、配件进货检验和不合格品的处置；（4）负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的进货检验和不合格品的处置；（5）负责对自购材料、设备、配件的供方评价和管理。1.4.各矿财务部门的相关职责（1）负责编制各矿的会计资料，并上报股份公司财务部；（2）进行材料成本分析，并上报股份公司财务部；（3）负责自购物资付款计划的编制；（4）按照审批的自购物资付款计划办理货款结算。1.5.采购

5、管理岗位分工原则要求（1）单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。（2）采购与付款业务不相容岗位至少包括：l请购与审批；l采购与付款；l采购合同的订立与审计（评审）；l采购、验收与相关会计记录；l付款的申请、审批与执行。（1）单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。（2）单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。（3）单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。（

6、4）严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。（5）单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同，下同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。1.授权审批规定1.1.单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。1.2.审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权

7、限。1.3.经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。1.4.授权审批内容可以参见下表：采购付款审批权力矩阵审批部门及人员审批事项矿运供应分公司股份本部高管层董事会供应科财务科分管副矿长矿长采购部财务部设备租赁部机电部财务部分管副总经理总经理总经理办公会董事长全体成员年度材料采购计划提出审核审核汇总审核审核审议审批月度材料采购计划年度采