高校图书馆档案分类体系及管理模式探究

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1、第27卷第4期河南图书馆学刊2007年8月高校图书馆档案分类体系及管理模式探究安娜(西安财经学院，陕西西安710061)关键词：图书馆档案；档案工作；档案分类体系；档案管理模式摘要：从调研高校图书馆档案工作存在的实际问题出发，分析了原因，进一步明确了档案工作的作用、图书馆档案的归档内容，并根据自己的工作实践，制订了档案分类体系方案，在此基础上，提出了三级档案管理模式．优化了高校图书馆档案管理工作。中图分类号：G254．1文献标识码：A文章编号：1003—1588(2007)O4—0043—03档案，是组织和个人在社会活动中形成的、作为出现上述现象。原因是多方面的。但主要有两原始记录保存起来以

2、备查考的文字、图表及其他各条：一是领导不重视，认为图书馆的自动化、流通、阅种方式的文件材料。图书馆档案来源于图书馆工作览等一线工作做好就行了：二是一些高校馆认为图的实践活动．是存储图书馆各项工作活动的原始记书馆是二级机构。院校设置有专门的档案馆，图书馆录．它主要包括图书馆在各个工作环节中直接形成再搞此项工作意义不大。其实，这两种看法都很片的．并对图书馆管理工作有一定参考利用价值的各面，做好档案工作才能更高效地、更深层次地为读者种文字、图表及其他各种方式的文件材料。对高校图提供服务．它在图书馆事业的建设和发展中具有不书馆档案的分类。是档案整理工作的基础，是一个非可替代的作用常重要的环节。在此基

3、础上形成一套完整的档案管2高校图书馆档案的作用理体系，是强化图书馆档案工作、为图书馆事业更好服务的重要举措2．1为领导工作和决策提供可靠依据图书馆领导在工作中需要了解馆内的历史数据1高校图书馆档案工作的现状和工作情况时。可参考馆内保存的档案材料，不断健笔者通过调研发现。目前，由于普通高等院校本全和完善各项规章制度、岗位责任制。新调来和新上科教学评估工作的开展．图书馆档案工作比以前有任的馆领导可通过档案资料很快熟悉本馆的基本情了很大改善。但仍存在一些问题，主要有以下几点：况，顺利地开展业务工作。由于图书馆档案资料不断1．1档案机构不健全．管理模式落后在工作和活动中得到丰富和充实．这为图书馆领导

4、据了解．有些馆至今没有建立统一管理档案和利用本档案信息进行决策、总结工作和制定计划提档案工作的综合档案室，没有配备专职的档案干部。供可靠依据。有的馆不注重收藏上级机关和学校行政部门下发的2．2为图书馆的各项工作研究提供重要参考与图书馆工作有关的各种文件．有的馆将业务档案图书馆档案中收集归纳了日常管理和业务梳理划归各业务部门管理，无专人统筹管理。这种不注重过程中各类统计数据和统计报表，如《图书利用率统系统收藏和分散的管理模式导致许多有价值的档案计表》、《图书馆主页点击率统计表》等，以及记录了材料严重损失。未能发挥其应有的作用。档案工作常不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和常陷于被动的

5、局面各时期取得的成绩和科研成果。因而，它不仅成为提1．2无规章制度作保障供图书馆调查工作思路、保证各项工作的高效率运由于缺乏制度保障．造成图书馆档案工作时松作的依据，而且成为图书馆业务探讨、学术研究的可时紧，随意性强。收集的资料缺乏连贯性。靠材料。．1．3对档案工作的重要性认识不够2．3为图书馆提高管理水平．加强工作效率提供保障认为图书馆的档案工作无关紧要．有的虽有专图书馆档案主要包括上级下发的各种文件．本人负责，并且分类整齐，但是锁进柜中便告万事大单位的请示、报告、总结、计划、规划、方案藏品目录、吉，不重视充分挖掘利用。统计报表、规章制度及馆外交流材料等，比较全面系收稿日期：2007—05

6、—16作者简介：安娜(1966-)，西安财经学院图书馆副馆长，副研究馆员，从事图书馆业务与行政管理工作。43安娜：高校图书馆档案分类体系及管理模式探统地记录了本单位各个阶段主要活动历史。图书馆成的组织人事材料。有关工作人员将这些信息收集、归类处理，把最有用情况、组织机构设置及的信息提供给领导和业务部门的负责同志．确保了材料；职工考评、考核馆内工作的高效运行。在工作中遇到问题时，通过查称、科研、晋升、任免等材料。找档案，认真分析和研究，可从中获得启发，提高办3．6设备档案事效率和工作水平．成为图书馆各项工作的参谋和包括图书馆的各种财产设备的登记及随仪器设助手。备的文件；仪器设备在购进、分配、调

7、配、报废、维修2．4为图书馆评估定级提供重要依据和改进工作中新产生的文件材料等。高校图书馆档案不仅是上级部门考察图书馆工3．7财务档案作业绩的可靠依据．也是国家对图书馆评估定级的文献采购的预算、决算；办公用品的计划和分重要依据配：设备的维护和保养的经费投入；出访、开会和接待等工作的计划支出等3高校图书馆档案的归档内容3．8综合档案正确划定高校图书馆档案归档内容范围。是保证主要包括：图书馆建筑有关材料；图书馆办