浅论企业管理中的秘书人才定位

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1、第6卷第2期淮海工学院学报(社会科学版)v01．6No．22008年6月JournalofHuaihaiInstituteofTechnoIogy(SociaiScienceEdition)June2008文章编号：l008—3499(2008)02一0121一03浅论企业管理中的秘书人才定位段德娟(连云港市煤炭工业公司．江苏连云港222002)摘要：从在企业管理中的信息准备过程、领导决策过程及决策实施过程中的作用入手，分析了秘书人才在企业管理中扮演的角色和发挥的作用，指出现代企业管理对秘书人才提出了更高的要

2、求，秘书人才应做到服务观念创新、工作内容创新、角色意识创新；并对秘书人才的角色定位对企业发展的影响进行了探讨。关键词：企业管理；秘书人才；角色定位中图分类号：C969文献标识码：A随着我国市场经济的进一步深化和企业市场化取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助的逐步成熟，现代企业的组织结构日趋扁平化，现代化管理将许多中层管理职位削减，然而“秘书”这个职位却在现代企业国际化、集团化、信息化、知识化的今天更显得不可或缺，秘书人才尤为重要。据北京、上海两市人事局统计，从1995年起至今，企业秘书一直都是两市十

3、大紧缺人才之一。企业管理是以领导者为主导中心，秘书为辅助外围，因此秘书的工作具有辅助性。但是，主辅运作协同，是领导发挥秘书作用和秘书服务于领导工作的共同需要，只有秘书与领导工作主辅协同、配合默契，才能有效地提高工作效率和企业的效益。这就要求企业秘书人员提高自身素质，找准角色定位。一、秘书人才在企业管理中的作用(一)在信息准备过程中的作用信息是决策的依据和必要条件，没有信息，就没有科学决策。因此，收集信息就成为了秘书的一项重要工作。秘书进行市场调查是针对客观环境的数据收集和情报汇总，在调查的基础上对客观环境收集

4、数据和{[总情报的分析、判断，为企业目标服务。(二)在领导决策过程中的作用在领导的决策过程中，秘书不是主持者和表决者，而是重要的协助者，要为领导提供各种信息，设计多种决策方案和提出修改决策的建议。当领导酝酿决策方案时，秘书人员要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将结果加以分析综合，报告领导供决策参考，为领导拟定备选决策方案。(三)在决策实施过程中的作用决策在实施过程中，秘书是重要的协调角色。秘书处于中枢环节，又是领

5、导的助手、参谋，在决策实施过程中，要有效地发挥其协调职能，保证决策实施顺利进行。在领导和员工，上级和下级之间，秘书要如实反映下级的情况和要求，全面传达贯彻领导人的指挥意图，使上下级之间保持协调统一。秘书的协调辅佐，在决策实施中对于保持组织的合力，确保决策方案的顺利实施，起着有效的促进作用。二、现代企业管理的高要求促使秘书人才确立新的角色定位(一)服务观念创新，适应改制后企业的要求近年来，我国的国有企业进行了改制改革，使企业成为产权关系明晰的法人实体；按市场需求组织生产的生产单位；面向市场创造利润的经营实体。企

6、业与政府，企业与社会的关系都发生了很大的变化，这一变化必然影响到在企业中起参谋、服务、协调作用，承担着为企业经理办文、办会、办事职责的秘书人员及其秘书工作。作为秘书人员，首先必须转变传统服务观念，尽快适应现代企业制度的要求。l转变思维方式，抓住工作中心长期以来，由于体制的原因，我国的秘书人员基本上形成了一收稿日期：2007一09—20；修订日期；2008一05—22作者简介：段德娟(1968一)，女，吉林辽源人，连云港市煤炭工业公司政工师，主要从事企业管理与企业文化方面的研究。122淮海工学院学报(社会科学版

7、)2008年6月套“唯上”的思维方式。养成了按红头文件办事的习惯，领导怎么说，秘书就怎么干。改制后。企业以市场为导向，独立自主地进行经营决策。为此。秘书人员必须改变思维方式，将“唯上”的思维方式改为以市场为导向的思维方式，树立起经营意识和市场竞争意识，积极介入企业的经营活动，主动参加市场调研和预测分析，为企业决策服务。2转变价值观念，实现自身价值传统的秘书是一种“行政职位”，属于干部编制。企业领导按干部标准选择秘书，秘书人员也往往把这一职位作为今后发展的一个阶梯。改制以后，企业与行政部门的关系逐渐被割断，企业

8、不再套用行政级别，取消了企业管理人员的国家干部身份。由此，企业秘书人员的自身价值观念也要发生转变。秘书不再是一种“行政职位”，而是一种职业，选择秘书职业不再是进入干部编制和提升的阶梯，而将成为一种实现自身价值或谋生的终身职业。3转变服务观念，找准服务对象传统的企业是大而全，作为企业领导既要管企业的生产经营，又要管好职工的生活，诸如医疗、保险、待业就业、养老等。同样，秘书工作既要为领导服务，又要为职工