档案信息化建设与电子文件管理课件

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1、档案信息化建设与电子文件管理第四部分前言根据《北京市人事局关于工程技术等系列中、初级职称试行专业技术资格制度有关问题的通知》（京人发 [2005]26号）及北京市人事局《关于北京市中、初级专业技术资格考试、评审工作有关问题的通知》（京人发[2005]34号）文件的要求，从2005年起，我市档案系列中级专业技术资格试行以考代评的评价方式，为了做好考试工作，我们编写了本大纲。本大纲既是申报人参加考试的复习备考依据，也是专业技术资格考试命题的依据。在考试知识体系及知识点的知晓程度上，本大纲从对档案专业中级专业技术资格人员应具备的学识和技能要求出发，在基本要求中提出了“掌握”、“

2、熟悉”和“了解”共3个层次的不同要求，这3个层次的涵义为：掌握系指在理解准确、透彻的基础上，能够熟练自如的解决实际问题；熟悉系指能说明其要点，能够解决实际问题；了解系指概略知道其原理及应用范畴。在考试内容的安排上，本大纲从对档案专业中级专业技术资格人员的工作需要和综合素质要求出发，主要考核申报人专业基础理论和专业知识，以及解决实际问题的能力。命题内容在本大纲所规定的范围内，考试将采取笔试、闭卷的方式。考试题型分为客观题和主观题。第四节电子文件管理一、电子文件的概念和种类（一）电子文件的概念电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机

3、等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。电子文件的两个基本特征：由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为“数字文件”。（需要的信息用一串比特存储与计算机就存储器中，并可通过通信网络进行传输。）2.电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。（这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点）电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。内容背景结构“数字信息”是电子文件的技术属性，而

4、“文件”是电子文件的功能属性。电子文件是“数字信息”和“文件”的交集。文件数字信息电子文件（二）电子文件的种类如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。1、按电子文件的信息存在形式划分文本文件（text)纯文本文件不含格式代码，使用时不受计算机硬件和软件类型的限制，常用格式有TXT等。1、按电子文件的信息存在形式划分数据文件（DATA）含有数据的电子文件表格格式为：.XLS1、按电子文件的信息存在形式划分数据文件（DATA）以数据库形式存在的具有文件属性的记录数据库的生成有两种方式：人工输入数据使用条形码扫描、A/D变换器等传感设备自动采集数据。1、按

5、电子文件的信息存在形式划分图像文件（Image）使用数字设备采集或制作的画面常用格式有JPG，BMP，TIF等。1、按电子文件的信息存在形式划分影像文件（video）使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面主要格式有：MPEG,AVI等1、按电子文件的信息存在形式划分声音文件（audio）用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。常用的文件格式有WAV，MP3等用编曲软件生成的文件称为MIDI文件。通过压缩转换生成的文件有MP3等平安夜.mp31、按电子文件的信息存在形式划分命令文件，亦称计算机程序文件（program）用计算机语言编写的程序，是一种计算

6、机软件。2、按电子文件的功能划分主文件支持性文件辅助性文件工具性文件3、按电子文件的的生成方式划分分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文件。（二）电子文件的特点信息的非人工识读性系统的依赖性信息与特定载体之间的可分离性信息的易变性信息存储的高密度性多种信息媒体的集成性信息的可操作性物理结构与逻辑结构的可分离性信息的多维性（二）电子文件的特点信息的非人工识读性（三）电子文件的特点系统的依赖性（三）电子文件的特点信息存储的高密度性（三）电子文件的特点物理结构与逻辑结构的可分离性信息的多维性（三）电子文件的特点信息的可操作性二、电子文件管理

7、（一）电子文件的管理原则文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。电子文件的生命周期（二）电子文件的管理原则全程管理原则根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。（全面的管理、系统的管理、过程的管理）（二）电子文件的管理原则前段控制原则文件：形成——处理——鉴定——整理——编目保存销毁前端中端末端（二）电子文件的管理