企业管理制度 第二篇 行政管理

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1、第二篇行政管理第一章文件管理第一节收文管理一、凡总公司、上级有关部门发来的文件，由公司办公室负责履行签收、登记、拆封、送批、传递、催办、归档程序。二、各部门负责人接文后要当日阅读，根据文件要求和领导签批意见及时办理。属联合承办的，主办部门要主动做好协调工作，协办部门要积极配合，不得推诿。三、由办公室转交有关单位或部门承办且需要回复的文件，公文交换人员要定期对承办情况进行催办，防止文件积压、丢失。四、有关部门在文件承办后，要在“文件传阅单”上签署处理结果连同文件一起退交办公室，办公室要将文件办理结果及

2、时报告有关领导，然后将文件立卷备查。五、上级下发的业务性文件，由文印室复印一份交主管部门登记存档。六、质量体系范围的文件按质量体系相关规定处理。第二节行文管理一、文号及适用范围湖蓝啤发[××××]×号：适用公司党总支工作发文湖蓝啤[××××]×号：适用于公司行政、经营管理政策发文湖蓝啤人[××××]×号：适用于公司管理干部职务聘免、解除劳动合同及其它人事工作发文湖蓝啤工[××××]×号：适用于公司工会工作发文二、办理程序1、公司各部门自拟或代拟需由公司及办公室下发、批转、转发的文件，一律先送办公室按

3、办文程序登记、送审、签发。2、各部门报送公司领导批示后的文稿，需以公司或办公室编号行文的，一律先交办公室按程序办理。3、各级领导审批文件时应签署自己明确具体的意见、姓名和时间。三、发文程序1、文印室按文稿打印、编排，力求做到准确、美观。2、经办人进行仔细校对、审核，力求公文内容、文字表达、文种使用格式等符合规定。3、上报分管领导签发。4、文印室按发文清单印制。5、经办人核对文件份数及发文清单，对应无误后按流程发放。第二章文印管理一、公司所有文印设备均须由办公室登记入册，各部门要指定专人负责文印设备的

4、维护，确保设备正常使用。二、文印耗材统一到办公室登记领用，各部门要增强节约意识，控制墨、粉、纸等耗材的使用，并实行使用登记制度。三、各部门电脑操作人员要增强保密意识，严格保密制度，不得将打印的内容向外泄露，与本部门工作无关的人员一般不准使用本部门的电脑。四、文印室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记，并根据办公室安排的轻重缓急次序进行打印，打字时要做到快速、准确，排版合理美观，字迹清晰。五、凡以公司名义上报下发的文件材料由办公室审核后方能印发。六、工作所需的表格、记录等，在未定型

5、时先少量复印试用，格式固定后数量较大的实行外出印刷，由使用部门申报计划，经部（室）审核、分管领导审批后统一印制。申报部门要对表格、记录的正确性负责，数量不宜一次印刷太多，原则上不超过一年半的需求量。第三章档案管理一、文件材料的形成1、公司对在行政管理、劳动工资、物资供应、产品生产、技术管理、设备仪器、经营销售、财务审计、科学技术、基建工程等方面产生形成的各种文字、图表、声像等不同形式的、具有保存价值的各种载体材料应实行集中归档管理。2、归档的基本要求⑴归档的文件材料必须收集完整。⑵归档的文件材料必须

6、准确地反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。⑶归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。3、归档时间、份数和要求⑴产品研发、新项目开发、课题研究、技术改造、基建工程或其它技术项目，在任务完成或告一段落后，项目负责人应负责将文件材料收集整理好，移交归口部门。⑵各项管理工作中形成的应归档文件材料在第二年上半年内由各职能部门将应归档的文件材料收集齐全，整理规范组成案卷，经部门负责人审定后归档。⑶公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料由当事人整理规范后

7、移交办公室。⑷各类归档文件材料一般为一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增强份数。二、档案的分类、归档范围与保管期限1、分类方法根据国家有关规定，结合公司实际情况制订。2、档案的保管期限分为永久、长期（15～20年）和短期（15年以下）。对公司有长远利用价值的档案应永久保存，对公司在一定时期内有利用价值的档案分别划为长期或短期限保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限从长。3、档案的保管期限，从发生单位将文件材料处理完毕后的次年开始计算。三、档案整理尺寸标准1、文件材料一般按A4型纸张大小，科

8、技档案（以各种图纸为主）一般按照A4型纸张大小向内手风琴式对折即可。2、会计档案按相关规定整理。四、档案的保管与查阅1、接收保管档案必须认真验收，并办理接交手续。2、存放档案必须用专用柜按序摆放，以便查找。3、要不断改善档案的保管条件，保持档案室的整洁、美观，做到防盗、防火、防虫、防尘、防阳光直射、防潮，发现问题及时报告。4、建立档案登记制度，凡查阅档案者，必须经分管领导审批后方可提供，并按照《查阅档案登记表》的内容进行全面登记。5、档案一般只能在档案室查阅，不得外借