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时间:2018-03-11
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1、企业行政管理制度会议管理制度1.0目的为提高会议的质量和效率,规范与会议有关事项的管理,特拟定本规范。2.0范围例会、专题会议、临时会议。3.0职责3.1公司所有跨部门会议必须由行政部进行统一安排时间,以免发生冲突。3.2会议发起人和主持人:3.2.1确定会议目的;3.2.2确定会议议程及参加人员,审核会议通知;3.2.3控制会议节奏与进度,把握会议重点不偏离主题;3.2.4掌握会议时间;3.2.5确保会议不受干扰,主动处理解决“干扰性”行为,例如:窃窃私语﹑故意刁难﹑逃避责任﹑急于了事和专横自大等;3
2、.2.6平衡发言,发挥群体力量,尽量使每位与会人员都有发表意见的机会;3.2.7善用群体专长,增加每位与会人员对会议结论的支持;3.2.8确保会议结束时提出未完成事项,同时责任明晰,完成期限明确具体;3.2.9会议不能准时召开等其它变故的事前协调;3.2.10会议纪律的监督执行;3.2.11会议记录的签核;3.2.12会议决议或对策实施效果跟踪验证。3.3通知人:3.3.1制作会议通知(内含会议议程);3.3.2确保通知到位,每位与会人员要在会议通知上签名;3.3.3异常状况及时通知会议主持人;3.3.
3、4会议因故取消或延迟,至少提前半小时通知相关人员。3.4记录人3.4.1组织会议签到;3.4.2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表);3.4.3会议记录的发放;3.4.4检查﹑协调和跟进会议执行状况;3.4.5向主持人汇报执行状况。3.5参加人员3.5.1事前准备相关会议资料;3.5.2遵守会议纪律;3.5.3会后传达会议精神并进行工作安排﹑付诸行动;3.5.4临时突发事件导致不能准时参加或缺席,至少提前半小时通知会议主持人,并委任职务代理人参加。4.0会议纪律规定4.1纪律规定4.1.1保
4、证会议不受干扰;4.1.2与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动;4.1.3会议期间禁止吸烟;4.1.4与会人员遇突发事件急须处理时,应知会主持人;4.1.5会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳或处理与会议无关事宜;4.1.6需要提问时,首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言;4.1.7会议准时开始,会议时间按议程控制;4.1.8已知会应参会人员,因突发事件不能准时参加或缺席时,需委托职务代理人参加,并至少提前半小时通知会议主持人;4.1.9会议期间禁止接听电话,如有紧急事情处理,需征得主
5、持人同意后到会场以外的地方接听。5.0处罚规定5.1会议迟到5分钟以内,处以10元/次罚款,迟到10分钟以内,处以20元/次罚款,以此类推,每超5分钟,加罚10元,缺席且没有和会议主持人请假,按50元/次处理;5.2未经会议主持人同意私自早退会议的,处以20元/罚款;5.3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的,每逾期一天处罚10元,若因此给公司造成损失的,按照相关管理规定追究责任;5.4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的,给与会议主持人10元/次罚款,会议记录人5元/次罚款;5.5会议期
6、间手机铃声响,处以责任人10元/次罚款。6.0相关表单6.1《会议通知表》6.2《会议签到表》6.3《会议记录表》公文管理办法1.0目的为规范管理公司公文的审批、接收、发放、存档工作,提高办公效率,特制定本制度。2.0范围适用于标准金属制品有限公司所有文件的审批、接收、发放、存档工作。3.0公文级别3.1一级行政文件:公司级文件,由各部门制定经总经办审核、审批后发出的文件。3.2二级行政文件:行政人事部发出的处罚性通知、事务性通知,各部门发出的部门内管理制度。3.3三级行政文件:各类会议纪要,各类联络单
7、。3.4外来文件:是指外单位向公司发送的各类形式的公文,需要公司进行批阅的各类文件。行政类一般包括政府性通知、文件、邮件快递、公函等,这类文件由行政人事部进行分类处理,及时送达到各相关责任人或部门。商业类由各相关部门处理。4.0审核及发放4.1一级行政文件由行政人事部经理审核,总经理审批;4.2二级行政文件由发文部门经理审核,行政人事部经理复核,总经理审批;4.3三级行政文件由部门经理审核;4.4审批后的公文应在1个工作日内以文本形式发出。需张贴公布的公文应在审批后1个工作日内予以公布。4.5文件发放具
8、体事宜参照《公文发出相关事宜一览表》。5.0发文签收5.1以文本形式发出的公文及签收公文时,必须填写《收(发)文登记表》以备存档。6.0存档6.1各部门发出的公文文本应根据实际情况妥善存档,以备查用。6.2外来公文的接收由行政人事部负责统一并按类别予以分类。接收人员应在半个工作日内发放给相关部门人员。7.0公文的格式:7.1发文编号:7.1.1公司总经办发出的文件按“标准文[年]XXX号”的编号执行,如“标准文[2006]001号”;7.1
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