浅议公文管理系统的设计与实现

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1、浅议公文管理系统的设计与实现科技信息计算机与网络浅议公文管理系统的设计与实坝天津中医药大学第一附属医院乔春霞［摘要］随着社会信息化的发展，计算机己经越来越广泛的应用到日常的办公中，成为了现代化办公中不可缺少的基础设施与技术支撑环境办公自动化是信息化社会最重要的标志之一.公文管理系统是一套广泛用于政府机关以及大，屮，小型企业和设计院的办公自动化系统・一款好的公文管理系统可以更好的和0A协同，人幅提高企业内部信息共享,人员协作与业务监督的效率，是单位信息建设的核心部分.［关键词］公文管理系统收文管理发文管理1,公文管理系统需求分析1.

2、1对公文流转的研究公文管理的核心内容是高效的解决公文流转的问题，因此有必要对公文流转进行研究.公文流转就是指对公文的创造，处置和管理，在公文从形成运转，办理，传递，存贮到转化为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工，保管，使其完善并获得功效的行为或过程.其基木任务就是及时，准确，有效地创制，加工，保管，处置公文,为公务活动提供适用的信息，其具体内容主要有:第一，创制公文;第二，传递公文;第三，办理公文;第四，处置办毕公文;第五，管理公文.公文流转系统作为办公管理系统的一个核心子系统，它是企事业单位”公文处理”

3、的最复杂，最重要的办公业务系统，它直接体现了企事业单位中领导的行政职能,是企事业办公自动化系统中最基木的功能模块•而在传统手工作业的公文流转系统中，存在着低效率,少监督，欠管理的弊病，因此，一个好的电子公文流转系统是确保企事业单位高效办公，规范管理的基础.公文流转系统采用现代的办公自动化技术，面向各类企事业部门，用來处理行政管理事务，实现无纸化办公.企事业组织的各部门信息通告，公文传送都将通过该系统进行;行政管理部门可通过该系统进行发布通知，发布上级指示，审批公文等工作;该系统是以网络为交流平台的，方便员工内部的沟通;上级可以对下

4、级进行工作的指派，工作计划的修正等.1.2公文管理系统的需求分析公文管理系统针对公文中各项具有规范和存档价值的正规文件进行统一的收，发，存等管理•公文指各级政府的决定，决议，通告，通知，通报，报告，请示，批复，信函和会议纪要等.系统提供全面的公文管理和归档查询功能，满足各种公文处理和存档要求.应用本系统的处理公文既规范又灵活，可以简便直接的处理各式公文,摆脱大量繁重的文件处理工作.整个公文的管理,由前一环节决定后一环节的公文流向和限定处理时间，前一环节可以随时跟踪以后环节的处理情况，视具体情况辅助提示，退回和改办处理，从而保证公文

5、管理的灵活和畅顺.在整个公文处理的所有办理环节中，使公文过程更贴近实际的工作.根据需求，系统应该完成如下任务：(1)根据实际情况，创建公文流路径•员工能够起草公文，并口起草的公文可以按照己创建的公文流路径流转.f2)能够根据部门需求来完成收发文的工作.(3馆E够对来文和发文进行登记和查询.(4浦&够统计查看自己审批过的公文(5)能够添加，维护员工信息.根据要完成的任务，我们具体将公文管理系统分为收文管理，发文管理,公文案卷管理，综合查询，报表打卬5个功能模块,在进入每个功能模块时，首先判断该用户是否登陆，如果未登陆，则自动

6、跳转到登陆页面.如果已经登陆，则进入相应操作页面.1.2.1收文管理:包括收文登记,填收文处理签，文件的分发，办理，催查办理情况等功能（1）收文登记:收文登记是对收进文件的自然特征及其处理情况的记录,主要记载文件的来源，内容和去向，用以掌握和控制文件收进后的运转过程.⑵填收文处理签:收文处理签就是文件处理单，用于记载文件的特征，拟办意见及办文经过等•毎个文件对应一个收文处理签，只有具备收文登记权限的人才能打开收文处理签屏幕，并修改或补充填写其中的内容（如年限，收文总字，发文时间，主题词等）•收文处理签在文件办理过程中始终随文件一起

7、传递，除具有拟办，注办权限的用户可以填写其中的拟办，注办意见外，其余用户只能查看收文处理签的内容（包括拟办意见和注办内容等），但不允许作任何修改或批注.f3）文件分送:就是文件分办.根据来文的不同情况和要求,确定文件的运转方向，是送批还是送办，是分发还是传阅,以及送谁签批，办理和传阅等.（41文件的办理:拟办，批办，注办是收义办理的主要丁作.拟办是指机关业务主管部门或综合办公部门的工作人员收到应当由本机关，本部门办理的重要公文后，有针对性地提出初步处理方案或意见,建议，提供机关领导或部门负责人参考或抉择的过程批办是指机关或部门领导

8、对一份公文应如何办理所做的文字指示或提示性意见•注办是指文件办理完成之后具体承办人对文件办理经过和结果进行简要说明.（51催查办情况:根据承办时限和有关要求对公文办理过程所实施的催促和检查,即督促办文.122发文管理:包括拟稿，审批，会签，分送，登