电子公文管理系统设计与实现

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1、电子公文管理系统设计与实现1引言　　公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主，存放在档案局等部门，当归档公文数目逐渐增多时，公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时，在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外，纸质公文的管理、维护、防腐等，也需要大量的人力物力支持。　　随着计算机硬件、局域X设施的普及以及用户计算机水平的不断提高，当前公文的撰写基本都是先完成电子版本，然后再打印传达。因此，将公文的电子版进行归档成为可能[1-

2、2]。实施电子公文的归档管理[3-4]，与传统方法相结合，可以在几乎不增加额外劳动量的前提下，对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。2系统设计《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下，完成电子公文的归档、查询等功能。此外，对历史公文的充分借鉴，还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。　　系统采用标准的客户端-服务器模式（C-S模式），由Oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由Delphi实现，包括公文模板管理、公文归档

3、、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块，如图1所示。　　公文模板管理可以将常用的空白公文模板存储到数据库中，用户可以据此撰写新的公文。公文撰写模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文，撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可，而不用再过多关心其格式等内容，提高公文撰写的效率。临时公文管理对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理，支持同一公文的多个不同版本，并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失，同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。公文归档对于已经完成的公文，可以归档录入数据库，以方便将来查阅。系统提供单个

4、公文归档、批量归档等多种归档方式，并能够通过公文自动分析功能解析出公文中的项目，如标题、关键字等，减少公文归档的工作量，提高系统可用性和效率；同时还可以将领导签字照片等附件一同录入，以提高公文归档的完整性可用性。公文查询模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外，还支持基于内容的查询，即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后，系统设置模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能，灵活的数据库连接参数配置功能等。3关键技术系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面：1）公文在O

5、racle数据库中的存取控制；2）公文内容的自动解析和批量归档；3）基于公文内容的全文检索查询；4）本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。　　3.1公文在数据库中的存取　　一个公文由很多元素组成，如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案：一是将各种元素分开存储，用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询；不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多，因此恢复新文档的操作复杂，而且往往难以完全恢复原样。第

6、二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单，但是由于各个元素没有分离，因此在公文的查询方面存在不足，需要解析文档内容并逐个分离出元素信息，效率较低，难以满足快速、灵活的查询需求。　　通过分析比较，系统采用了一个折中方案：对于除正文以外的其它元素，如标题、发文机关、年份等，在数据库中分别在不同字段中分离存储，以方便用户的查询；同时又将文档本身进行存储，以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价，较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少，通过数据库中的日期型字段

7、、1·2·3·>>　　公文文档存放在Oracle中的BLOB字段中，具体是通过Delphi中TBlobField类的LoadFromFile()和SaveToFile()方法实现了数据库的存入和读出。　　3.2公文内容的自动解析和批量归档　　为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题，系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定，通过程序对指定的公文进行自动分析，解析出各种元素的内容，然后自动填入数据库。　　Delphi提供了两个类：TSARGIN:0cm0cm0pt"class="MsoNormal

8、">[lun0cm0pt"class="MsoNormal">　　实现了对一个公文的解析功能，再配合Findfirst、FindNext以及FindClose等soNormal">　　公文内容自动解析及批量归档功能的实现，简化了公文归档的工作量，用户只需指定文件或者路径，系统