新华保险北京分公司档案数字化加工标准

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1、新华保险北京分公司档案数字化加工标准新华保险北京分公司保全（个险）档案数字化加工标准一档案交接1)档案出库时要同用户方的档案管理负责人员共同核对所提盒数。2)所提盒数核对准确后档案提供人和接档人需要有双方确认签字表。3)对于档案清查时所缺的盒或件在《档案交接登记单》上要有说明，短缺、特殊情况等处理需要有用户确认签字。4)提卷出库后要产生一份用户签字确认的《档案交接登记单》。本记录单上的内容及处理方式双方负责人必须要清楚知道。5)对所提盒数进行逐盒的检查核对，核对盒中是否有原始目录、备考表等记录载体（将所核对的

2、结果记录在案）。6)鉴定不需要扫描的个别特殊的档案资料进行登记。（鉴定工作主要由用户方的档案管理人员和本工作组的提卷负责人共同配合完成）并且对所查结果进行记录。7)增加“工作流程单”在卷中，本流程单将记载本盒的所有信息及流程经过的详细记载情况。二档案整理1）档案的分类：对于业务档案有扫描批次号的按年度、扫描日期、业务类型进行分类。对2006年以前的业务档案没有扫描批次号的按年度、受理日期、业务类型新华保险北京分公司档案数字化加工标准进行分类。2）保全（个人保险）业务类型分：退保、满期、其他。3）保管期限：其他

3、为长期，长期用拼音首字母代替，如；长期“C”。退保为保险合同终止之日起6年，满期为档案形成之日起6年，保管期限处统一写为“保管至XX年”。4）保全（个险）档案排序规则：年度—业务类型—作业日期—保全受理号大小—扫描批次号—同一批次号内的按照清单顺序排序。5）盒号编制：年度—业务类型代码—盒流水号。退保：年度—BGTB—盒流水号；满期：年度—BGMQ—盒流水号；其他：年度—BGQT—盒流水号；6）文件装订排列：其他：申请书—各类身份证明复印件—其他存档资料。退保：申请书—各类身份证明复印件—保单—现金价值—其他

4、存档资料。满期：申请书—各类身份证明复印件—发票—保单—其他存档资料。7）对于有扫描批次号的需按不同年度、扫描日期、业务类型、保管期限进行分开装盒。8）对以前的业务档案没有扫描批次号的需按不同年度、受理日期、业务类型、保管期限进行装盒。9）页码的编写规则：以盒为单位进行编写。10）页码编写方法：统一编写在文件页面的右下角或反面的左下角。11）编写的页码必须清晰、准确、不歪斜。新华保险北京分公司档案数字化加工标准12）含有效内容的都应当作为一页，编写页码时如原件为空白页或不是有效内容的不再编号，经负责人鉴定后将

5、空白页及不是有效内容的页面抽出，统一管理，留存用来同盒档案的裱糊使用。13）如无特殊情况，尽量按照整理的方式进行编号。编写页码时必须要用铅笔将页码填写在档案资料正面的右下角或反面的左下角离页边距1-1.5厘米处，页码用小写阿拉伯数字编写，其单字符约为4号字大小即可。14）对小于A4型纸的小件，需粘贴在空白A4纸上。作为粘贴底页的A4纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。15）将整理完结的档案数量及整理问题修改的情况详细记录在《工作流程单》中，并经确认后签字。16）整理完结后报告给组长，按组长要求将整理完

6、的档案及工作流程单送回指定的存放位置，领取另外的任务批次。三目录索引1）著录字段盒级：全宗号、盒号、机构名称、保管期限、全宗名称、总页数、件数、保单起止号、扫描批次号、起止日期、归档日期、年度、业务类型（一级类目）、业务类型（二级类目）、业务类型（三级类目）、业务类型代码、整理人、检查人、整理日期、检查日期、盒内文件情况说明、备注。2）著录字段文件级：全宗号、盒号、保管期限、序号、年度、保单号、受理号、页数、业务类型（一级类目）、业务类型（二级类目）、业务类型（三级类目）、业务类型代码、扫描批次号、扫描日期、

7、投保人、被保险人、实体份数、备注。新华保险北京分公司档案数字化加工标准3）字段著录信息：（1）全宗号：录入新华保险北京分公司档案单位编码“8621”。（2）盒号：同档案整理中“5）”。（3）保管期限：同档案整理中“3）”。（4）保单起止号：盒内文件最小保单号及最大保单号。（5）全宗名称：档案保管单位全称。（6）机构名称：档案所属机构。（7）总页数：盒内文件总页数。（8）件数：盒内文件总件数。（9）起止日期：盒内文件形成的最小的日期及最大的日期。（10）归档日期：归档文件归档当天的日期，备考表上有的参照备考表上

8、填写。（11）年度：档案办理所属的年度，如“2010”。（12）业务类型（一级类目）：录入保全。（13）业务类型（二级类目）：录入个险、团险。（14）业务类型（三级类目）：录入退保、满期、其他。（15）业务类型代码：根据档案的业务类型录入退保：BGTB；满期：BGMQ；其他：BGQT。（16）保单号、受理号：参照投保申请文件上的保单号或受理号的信息进行录入；对同一份文件有多个受理号的按照受理号的顺序