物资采购资料归档及物资信息管理规定

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1、武汉凯迪电力股份有限公司WuhanKaidiElectricPowerCo.,Ltd.物资采购资料归档及物资信息管理规定（2003年6月16日总经理办公会讨论通过）内部文件，切勿外传目录1目的12范围13职责14程序14.1采购文件资料归档14.2物资信息管理34.3资料保密管理35相关文件4物资采购资料归档及物资信息管理规定版次：A/0页次：4/4物资采购资料归档及物资信息管理规定1目的对公司物资采购工作中所形成的文件、资料进行规范化管理，利用物资资源信息为公司采购、投标工作服务。2范围适用于公司物资采购文件资料的归档管理及物资信息管理。3职责a）计划

2、员负责采购申请、采购计划的收集、归档、管理；b）采购工程师/采购经理负责采购合同、合作协议、合同签订过程文件、合同执行过程文件的收集、归纳；c）信息管理员负责采购文件及资料的归档、管理，信息采编。4程序4.1采购文件资料归档4.1.1文件资料归档过程a）计划员收集采购申请、采购计划，以工程项目为单位归档，制作合同台帐；b）采购工程师/采购经理收集采购合同(合作协议）及签订过程文件、执行过程文件，按4.1.2.所列顺序整理，交信息管理员；c）信息管理员检查资料的完整性，采编有关信息后交资料室。本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有未经许可不得影印物资采购

3、资料归档及物资信息管理规定版次：A/0页次：4/44.1.2归档资料范围a）采购申请、采购计划过程：采购申请单、商务/技术附件（如采购申请附件为电子版，需存档一份有效文字版），采购计划；b）合同签订过程文件资料：询比价（含密封报价、合作协议）合同：合同审批表、合同（含技术协议）、采购情况说明、比价情况汇总、报价资料；招标合同：合同审批表、合同（含技术协议）、招标领导小组定标审批表、综合评审表、商务评审表（含商务比较表）、技术评审表（含技术评分汇总表、技术参数比较表）、开标价格记录表、投标报价（含多次报价）、澄清文件、招标申请书、招标工作计划、招标书审批表

4、、招标开标会记录表、招标书、投标书、及其它说明文件。c）合同执行过程文件：验收报告、问题投诉、问题解决过程及结果等；d）供方信息：供方资质文件、评审记录、情况反馈、价格表（电子文档、价格手册等）、产品样本等；4.1.3归档时间a）合同及合同签订过程文件应在合同签订后即时归档；b）合同执行过程文件：收到验收报告后2个工作日内，问题投诉解决后2个工作日内；c）供方情况反馈：采购实施过程中发现供方异常状况，相关人员应在2个工作日内提供详细报告；4.1.4借阅a）按公司档案归档范围移交公司档案室的资料借阅按公司档案借阅的有关规定执行；b）留存物资部的资料本部门员

5、工按涉密权限实行登记借阅；借阅期不超过5个工作日，其它部门员工通过工作联系单形式进行借阅。借阅期不超过3个工作日。本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有未经许可不得影印物资采购资料归档及物资信息管理规定版次：A/0页次：4/44.1.5其它说明a）传真件应复印后归档；b）合同及中标单位投标书交2份（部门留存1份），其余资料交1份。c）物资采购部转交资料室归档的资料按公司资料归档制度执行。d）采购工程师及采购经理应履行资料归档的工作职责，物资采购部将这部分工作纳入工作质量考核范围进行考核。4.2物资信息管理4.2.1物资采购部负责物资采购的质量、价格、供

6、应商资质、市场供求商情等采购基础工作的管理；4.2.2采购工程师/采购经理应充分利用INTERNET网、报刊、会展、学术交流、专业文摘及多媒体等信息渠道，熟悉公司需求产品的技术参数、质量标准、价格、供方的资质及信誉等方面的商情，为重大项目投标提供信息。4.2.3信息管理员负责建立和管理物资供应信息数据库，提供查询服务。4.3资料保密管理4.3.1对物资采购资料的涉密权限规定如下：序号涉密范围涉密岗位权限部长部长助理计划员采购经理采购工程师国际商务助理信息工程师监造主管核算1合同文件及资料(含合作协议书）●〇〇●2合同台帐●●〇●●3采购通知单●●〇●4采

7、购招标文件●〇〇●5供方投标文件●〇〇●6对外投标报价汇总表单●〇〇●7分承包方档案●〇〇●〇8资金计划表●〇〇〇〇●9项目采购汇总表●●〇●本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有未经许可不得影印物资采购资料归档及物资信息管理规定版次：A/0页次：4/410各类工作计划●〇〇〇〇〇11员工业绩考核表●〇〇〇〇〇12公司管理制度●●●●●●13公司会议资料●〇〇〇〇〇14公司文件●〇〇〇〇〇说明：“●”表示可以涉及，“〇”表示只涉及相关部分，4.3.2公司其它部门对采购文件资料的涉密范围按公司保密管理规定执行。5相关文件（a）《公司物资采购管理制度》（b

8、）《公司信息管理制度》（c）《公司保密管理制度》本文件为武汉凯迪电力股份有限公司