档案信息化及工程档案计算机管理探究

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1、档案信息化及工程档案计算机管理探究摘要：随着经济与科学技术的高速发展，档案信息化趋势已经成为一种必然。本文先是对档案信息化的概念进行了介绍，进而提出了一些加快档案信息化建设的有利措施，最后研究了档案信息化建设中的具体实例“工程档案计算机管理”，旨在促进我国档案管理事业的不断进步。关键词：档案信息化；工程档案；计算机管理中图分类号：TP391.7文献标识码：A文章编号：1007-9599(2012)17-0000-021档案信息化的概念所谓的档案信息化指的是以将实体档案为基础，通过现代化的信息技术手段，将档案内容、存在形式进行数字化转变，并保证档案内容在转变的过程中

2、不会丢失和改变，最终达到档案资源共享的目的。档案信息化可以概括为三个过程：一、现代信息技术在该领域的应用过程；二、整合、开发档案信息化中的信息，将其“资源化”且为社会接受的转化过程；三、将档案信息化一步步地融入整个社会信息化的发展过程。档案信息化是一个动态概念，是一个运动过程，会根据历史发展阶段的变化而表现出各自不同的特点。2加快档案信息化建设的几条有利措施2.1强化档案信息化意识。马克思主义哲学中明确指出意识具有一定的能动性，因而不断强化档案信息化意识，能对档案信息化建设产生一定的能动作用，所以应该重视、强化这种意识。档案信息化的具体执行者档案工作人员，他们的能

3、动性直接关系到档案信息化的成功与失败。只有让档案工作人员深刻了解档案信息化的必要性与重要性，将档案信息化的意识深深植入思想中，从心里把档案信息化当成自己的责任和使命，只有这样档案工作人员才会积极投身到档案信息化事业中去，积极解决档案信息化过程中所遇到的各种难题，并认真思考其他社会信息事业同档案信息化建设的彼此联系，使他们相互促进，共同发展。2.2提高档案信息化相关的技术水平。加大硬件设备的投入，比如计算机、服务器、路由器、扫描仪等。除了加大硬件设备的投入外，还需重视软件系统的开发与完善，建立一个统一的操作平台，以此平台为基础建立各处的分中心，并组织档案管理人员认真

4、学习计算机系统的软件操作，为档案信息化做好前期准备。实现档案中心目录以及全文内容的数字化处理。档案中心目录的输入是档案信息化的基础性工作。对于一个企业而言，每年都会从各个职能部门汇集大量的档案资料，为了防止重复劳动，应该从信息源头着手，并制定统一的数据格式标准，一边整理一边输入，为纸质档案向数字档案的转变提供便利。这样做不但可以节约大量的人力物力，而且在很大程度上缩短了档案信息数字化所需要的时间。2.3提高档案信息管理水平。信息技术的快速发展与电子政务的日趋流行，要求档案基础建设应该以档案信息化建设为重点。当今社会，计算机管理模式已经全面渗透到了各类信息管理领域，

5、档案信息也不例外。档案部门通过购置计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备，建立起自己的局域网，大大提高了档案信息管理水平与利用效率。档案信息化的不断深入，越来越多的电子文件随之产生，电子档案的管理工作已经引起了人们的注意，其中保证电子档案的安全性与提高电子档案的利用效率是焦点。国家档案局于2002年颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确要求，电子文件的形成单位以及电子文件的接受单位要将电子档案的管理工作落到实处。所以，针对电子文件形成单位的本身特点，选择合适的档案管理软件进行有目的、有规划地信息录入与管理是档案信息化过程中一项不得不面对的工作。电子文件是档案管理软件

6、的具体管理对象。电子文件能否实现被高效、科学的管理，选取恰当的档案管理软件是关键。档案管理软件将电子文件进行有效地开发、整合，不但为单位形成了有益的信息积累，也为社会文化的积累贡献了力量。3档案信息化对传统档案管理方式的影响在我国工程设计领域，计算机辅助设计占据着重要的一席之地。计算机辅助设计的不断成熟，为规范、美观的产品设计提供了先决条件。设计成品也就是工程图纸凝聚着设计人员无数的智慧和心血，亦是宝贵的社会财富，因此对其稳妥保管、高效利用是很有必要的。一直以来，设计者们通常需要浪费较多的精力、时间去翻阅之前已经做好的图纸。对于相同或者图纸变动较小的工程，为了实现

7、提高设计效率的目的，一般只能采用先调底图，再晒蓝图，最后修改蓝图的方法。这种方法，有以下三个缺点：一、经济成本较高；二、人力浪费严重；三、图纸不美观。随着档案信息技术、网络技术、光盘存储技术等不断发展，档案信息化过程在逐渐简化。一种含有成百上千页资料、图纸的产品，可以在极短的时间内浓缩到一张小小的光盘上，在互联网上传递时，快捷、准确等优势也是有目共睹。4档案信息化的具体实例“工程档案计算机管理”4.1工程档案计算机管理对数据库的要求。计算机的管理程序中需要有一个综合的管理系统，该系统具有档案管理、图纸录入、修改、输出等多项功能，用于文字、工程图纸、文件、图片等方面

8、的综合管理