档案信息化建设与工程档案管理研究

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1、档案信息化建设与工程档案管理研究襄州IX城乡建设档案馆湖北省襄阳市441100摘要：档案信息化建设发展是不可阻挡的趋势，看一个地区和某个行业档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化建设的程度，木文主要结合笔者多年的工作经验，对档案信息化的管理提出几点体会。关键词：档案；信息化；工程建设档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案木身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变,使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。一、档案信息化建设的意义档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工

2、作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立IM络环境中档案管理与档案服务的基木框架与基木方法，实现档案信息的社会化服务。1、档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和己归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。主要困难：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。2、档案网站建设档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建

3、立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗U。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。3、数字档案馆建设数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的

4、关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。二、促进档案信息化建设的几点建议1、加大资金投入，增加档案信息化建设的效益1.1档案管理机构要加强与政府以及相关部门进行沟通和交流，努力争取领导的支持，使资金上的困难得到解决，拓宽资金投入渠道，对资金进行充分的挖掘和利用，使档案信息化建设工作能够顺利的进行。1.2档案部门要避免工作上的盲B性与攀比性，根据实际情况制定科学合理方案以及工作体系，在遵守规范

5、的基础上进行档案信息化建设工作，提高资金在工作中的有效性，减少资源的浪费的现象，从而获得更多的效益。2、提高工作人员专业素质，建设过硬的人才队伍2.1人才方面的建设对档案信息化建设具有重要的作用，对于相关的工作人员，要对其进行经常性的培训教育，提高工作人员的专业素质和技能，使其能够熟练的掌握计算机的档案管理工作。2.2对人才联合会的结构进行优化，加强对上岗人员的考核力度，对新进人员进行培训之后才能够进行正常工作，对人才结构进行一步的改善，为档案信息化建设的工作人员营造良好的发展环境，从而建设过硬的人才队伍，对档案信息化建设进行优化。3、提高技术水平，加强法制建设3.

6、1在档案信息化建设的过程中，提高其信息技术水平，使技术方面的因素与业务方面的因素有机的结合在一起，档案管理部门应该加强信息化控制的力度，用先进的技术对档案信息化建设进行引导，提高档案信息管理工作的质量和水平，促进综合0标的实现。3.2要加强档案信息化建设的奋序性，建立健全相关的档案制度以及规范，对档案信息进行冇序的处理，加强网络化的建设，在标准的档案信息化建设的推动下，形成完善的档案信息化的标准体系，促进信息化建设的顺利实施。三、工程项0档案管理信息化建设1、完善信息化档案管理的制度1.1建立信息化档案管理的归档制度和档案分类保管制度，利用归档制度和档案保管制度开发

7、和使用的全套文档资料和信息化软件应用程序，要提高人员对信息化档案分类与管理的重视程度，在档案的信息化数据录入之前应该妥善的进行数据的备份和保管，提高数据的使用性能和安全程度。1.2建立信息化的档案管理制度，信息化的档案管理制度需要根据国家档案局的国家标准制定，主要的标准为：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明吋间和文件内容，制作档案管理文件卡片。2、加强基础设施建设工程项0档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。工程