运用企业质量管理体系深化科技档案的积累

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1、运用企业质量管理体系深化科技档案的积累?么甜甜左瑛林晨?赵航?张家怡中海油研究总院海洋石油工程股份有限公司中海油研究总院（以下简称“研究总院”）质量管理体系是根据GB/T19001-IS0-9001的标准，建立满足标准规定内容的质量管理体系，从而使其有能力稳定地通过体系的有效运行及其持续改进的过程，提供给顾客满意和适用法律法规及档案工作要求的产品和服务。根据GB/T19001-IS0-9001的标准，根据企业的实际情况，研究总院对科研牛产项目流程进行规范化、系统化、标准化的设定，编制了《中海油研究总院质量管理体系

2、文件》。按照质量管理体系文件要求，每一个科研生产项目均会根据相关标准建立一个质量管理体系文件夹（项目过程管理文件夹），记录和保存所有过程文件，待项目结题存档时直接作为过程管理文件进行归档。在项目运行的各个阶段，将质量管理体系工作融入各类科研生产项目，在立项、预算编制、招投标、屮期检查、成果总结、验收环节所产生的各种资料，就能够有效地记录和保存下来，将归档工作由事后收集变为过程收集，为后期科技档案的建立和保存打下良好的基础。如何运用企业质量管理体系深化科技档案的积累1.立项阶段自项目经理任命文件下发之H起，企业内部

3、建立的质量管理体系开始发挥作用，即项目过程文件开始进行累积。在下达任务的同时，项目管理人员会就项目运行主要流程以邮件形式正式发送给项目经理，其中既包括项目运行主要流程概述、各个节点注意事项，也包括应建立和保存的文件记录及清单模板，同吋会请每一个项目指定一个质量管理体系联系人（项目过程资料收集人）。其中应保存的记录将会按照项目运行阶段进行有序排列，并请项目组提供的项目过程资料收集人按照项目运行顺序以分页纸标注进行分类，这样做的目的是能够形成一个文件归入一个文件，在项目运行过程中能够及时地将文件保存下来，把归档的工作

4、量分解到项目日常运行过程中，项目应保存的记录文件涵盖立项、启动、实施、收尾各项运行过程中，所涉及的各项需要保存的记录，其中既有任命文件等常规需要保存的记录，也有沟通邮件记录等细节记录。1.实施阶段在科研生产项目运行过程屮，对各个阶段产生的资料进行收集、整理都很重要。质量管理体系中“资料文件夹”的建立能够促使科研生产人员养成习惯，每形成一个文件便按照项目阶段归入一个文件。如收到一个重要邮件，科研人员会习惯性地把它打印下来，随手存入质量管理文件夹，而这类琐碎的项目资料也是科技档案的重要组成要素，仅仅在归档吋进行整理，

5、容易遗漏。久而久之，技术人员在口常工作屮就会自然而然地形成一种归档意识，而不是到了最后归档时再到处找材料归档，为了归档而归档，可达到保证档案齐全的目的。在项目运行的各个阶段过程中，研究总院部门级内部审核员和公司级内部审核员不定期会对照检查表进行项目文件质量与数量的相关检查，每年还会请具有资质的外部认证公司对项目进行外部单位审查，检查项目相关资料是否齐全。所借鉴参考资料的原始清单、与委托方往来邮件、原始实验数据等，这些数据在归档时往往容易忽视和遗漏，通过对照检查表的质量检查工作，使项目管理人员、该项目的项目经理和项

6、目过程资料收集人能够对项目运行过程中文件的保存情况进行详细的了解与总结，同时也能够提醒该项目组保留最原始的数据。2.验收阶段在正式报告出版前均需按照各类项R的审核记录表请相关领导对整体科研报告进行逐级审核，以确保归档报告质量。各类审核记录表通过毎个专业编写人、审核人、每个部门技术负责人的层层审核,确保了科研报告的质量，强调了出手过硬，比起简单的报告封面的审核来说，它的优点是可以分专业、分部门进行意见的填写工作，以保证归档报告的最终质量。过程资料经过层层把关、验收，归档资料质量就越高，科技档案的信息价值和凭证价值就

7、越明显。综上所述，通过部门内部审核、总院内部审核和外部公司审核几个环节的重重把关，资料数次整改后，各类科研生产项目运行的各个阶段资料保存记录完整齐全，且质量优秀，可以直接进行归档。3.归档阶段在项目归档阶段，质量管理体系直接成为该项目整体管理文件，可以直接和工作报告、研究报告等并行直接归档，减少了大量的后期整理工作量，同时也能够保证科技档案的质量。对档案工作的几个要求1•项目资料过程检查科研生产项目在运行过程中，不断积累科研资料，科研人员在项目运行实施过程中，除了完成规定的科研牛产任务，也需要进行项目日常过程资料

8、的收集工作。为了更好地督促此项工作的开展，项目资料过程检查是必不可少的，研究总院各科研部门和科技管理部在项目运行过程中每月会对完成率50%的项目进行抽查，重点检查应建立和保存的文件质量与数量，如未进行收集或质量不过关，则限期整改。研究总院科技管理部每年8—9月还会组织对所有科研生产项目质量管理体系文件（项目过程资料）进行总院内部审查和外部公司审查，外部公司审查的评级结果还