文秘人员如何适应信息时代发展

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1、文秘人员如何适应信息时代发展摘要：对于办公室文祕人员来说，在信息时代，应具备较高的办公自动化知识，提高自身的竞争能力，才能在社会上有更好的发展空间和不败的立足之地。关键词：信息时代；文祕人员；能力提升在当今这个发展迅速的信息时代，从市场需求来看祕书人员并不是只具备传统的文字能力和事务能力，而更要有较高的办公自动化能力。祕书只有提高素养，提升能力，将所需要的各种能力融合到现代的信息时代中才是其成才的必经之路。一、秘书人员需在时代中成长社会中的秘书是在实践与研究和探索中成长的。在文秘专业顶岗实习中，经常会出现不能胜任岗位工作的问题，在无从

2、适应中需要重新认识学习,重新适应。在不同的企业中对文祕人员的要求会有不同的要求，当前社会文秘人才的需求状况是正在发生改变。现在，文秘人员的就业渠道由行政事业单位转向企业单位，尤其是各类发展的中小企业。这类企业规模小，秘书的工作分工范围大，对文秘人员的综合素质有更高的要求。在这里文秘人员身兼数职，集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等工作于一身，要求做到高标准的能力和较强的社会活动能力。①掌握文秘专业知识、能力和其他非文祕专业的基础知识②具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，③熟悉驾驭语言、有较强的自我意识、超前意识、公关意识、智

3、商高、情商高、熟悉各种计算机软件。二、利用网络做好办公室日常工作随着信息论的兴起，现代社会进入了一个全新的“信息时代”。网络为我们提供了许多各种各样的信息。我们足不出户便可以充分的了解世界各地的经济发展状况。对于只是利用网络单纯的发发邮件，制作一下表格或者幻灯片，以及统计各类数据已不能满足企业的需要。因此我们应该学会利用网上传播的各种知识用它们为我们的管理和企业服务。1•提高秘书的信息能力。秘书的信息能力是指祕书人员在从事秘书工作中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。信息的能力包括：第一、获取信息的能力。学会建立

4、的内部信息网络和建立并掌握自己所熟悉的常规信息渠道，探索新的秘书工作信息资源，获取所需的信息。例如，秘书人员要收集网络上有关祕书工作方面的网页、站点、栏目，寻找能快速查找与浏览信息的渠道和方法;下载和保存搜集到的信息及灵活并运用。第二、信息选择的能力。每天在接收信息和处理信息这个问题上，信息垃圾、信息干扰和信息焦虑这些问题在所难免。经验和实践证明选择信息的方法有：①学会筛选信息。对信息进行去粗取精、去伪存真、灵活运用；②学会理解、识别信息的含义。对收集到的信息进行判断，全面掌握所收集到的信息资料对领导决策和祕书工作产生的影响。③预测信

5、息的能力。预测信息的能力属于高层次的能力。它是指秘书人员对现有的信息进行预见及推断。信息预测能力是对理解信息的能动反映，是在所获取的信息上，对事物的理性判断，它对祕书在辅助领导科学决策是非常重要的。④信息处理的能力。信息处理的程序：加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收。处理信息一是对信息进行综合性的分析、整理排序及归类处理，来充实数据库；二是对认识信息，有针对性的给领导提出建议和对策提供有参考价值的方法。⑤信息运用的能力。信息运用能力是其他信息能力的综合，是指秘书人员在的同时把自己的思想与见解充分融入到获取和处理的信息中，用正当的手段将

6、信息传递、分享、给他人，并交流的能力。对于信息的运用能力来说，祕书集中表现在及时、准确、完整、有连续、有针对性的为领导决策提供有效的信息。信息技术的发展对人学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的广泛应用，人们的学习速度慢慢变快，同事说明了从数字处理时代到微机时代，再到现在的网络化时代，学习速度急速的改变，这就更加要求我们在日常工作中要适应新的模式和新的特点。因此，我们要更好的利用网络进行工作和学习。三、对文秘专业实践教学体系的探索只有在学生在校之间进行更好更独特的教育，才能科学的在学校内培养适应社会需要

7、的文秘人员。文秘专业教学应实行三个阶梯：初级阶梯一课堂模拟训练；中级阶段一实训操作训练以及秘书国家职业资格考证培训；高级阶段一依托校企合作的秘书专业与实践。1•初级阶梯一课堂模拟训练此阶段在各专业课程的教学过程中建立，通过互动进行实践让学生在潜移默化的训练中将理论与生活中的实践结合起来，期具体形式有情景模拟训练和纸上模拟训练，训练学生对日常事务的应变能力与处理能力，使其更加熟悉并且适应秘书的角色2.中级阶段一实训操作训练以及秘书国家职业资格考证培训为了让文祕专业的学生较为系统的学习综合的职业技能需通过连续的、有固定场所设施及时间保证的

8、操作训练下进行。例如，设有专门的实训中心：办公自动化实训室，接待模拟室仪训练室、文档整理实训室、模拟会议室、专业的机房，让文秘专业的学生进行相关的实训内容。相关的实训项目包括：祕书实务实训、办公自动化实训、档案计算机辅助