浅谈企业档案信息化管理现状

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1、浅谈企业档案信息化管理现状山东省威海艺林装饰有限公司山东文登264400摘要：企业档案信息化管理在企业的发展和管理中有着不可替代的作用，它是企业核心工作的基础。信息技术的落后、系统的不完善、管理人员专业技能的欠缺都阻碍了企业档案信息化管理的发展进程；克服种种困难，引起管理人员的重视，让档案管理信息化为企业的工作起到辅助和推动作用，应是企业努力的方向。关键词：企业档案管理信息化档案是将企业和个人从事实践活动和牛产活动时产牛的文字、图表、声像等记录下来的有保存价值的历史记录。企业档案信息包含了企业的方方面面,有企业技术的详细使用记录、人事的调动、财务的工资报表和重

2、大支出收入的记录。档案是企业宝贵的文化财富和重要的信息资源，档案信息的管理工作关系着企业不同领域的基础工作，为企业中心工作提供了信息资源，便于各项工作的开展。实际上，档案不仅是企业历史真相的再现，还具有一定的法律效力，以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据并凸显着巨大的作用。档案管理工作还塑造了企业的形象，企业的文化是企业的内在形象，而档案管理对于企业的文化建设有重要的推动作用，所以，做好档案的管理工作也就是建设企业的文化。最重要的是，企业档案维护了企业的权益。而随着信息化社会的建立，信息化的企业档案管理己经逐渐在市场经济中普及，不同领域的企业档案管

3、理模式正在悄然发牛着改革，档案管理信息化便是这场改革的趋势。以往被动、手工式的档案提供利用方式现在逐步被主动、现代化的档案服务方式所代替。信息化时代的档案工作，应以快速方便地查阅特点满足人们对档案信息的使用。企业的档案部门可在企业内部设局域网，通过局域网向企业各部门和科技人员提供必要、及时、可靠的档案信息，满足企业内部各部门和人员工作自动化过程对信息的需求，最大限度地实现档案信息共享。经过系统内部对档案信息的准确处理和加工，档案人员根据企业员工权限在网上提供实时查阅服务，工作效率得到了很大的提高，做到了准确快捷，使档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用，促

4、进了企业的生产经营活动。而且通过用户与档案信息的频繁使用，企业的档案意识会不断增强，会充分认可档案人员的劳动，而档案的信息化发展会得到企业的不断支持。基于网络技术的发展，企业档案管理的信息资源也在不断更新和扩充。已经有越来越多的企业认识到档案信息化管理对于企业管理和发展的重要性，利用档案为企业创造出经济效益的案例日益普遍。随着信息化资源的建设初具规模,企业的档案管理信息化程度也逐渐提高，而这也导致了企业信息资源呈现出多样化的特征。但是现有企业档案管理所凸显的问题却不容小觑，下面我将从企业内部的管理人员、企业档案的信息化建设、档案管理专业人才三方面寻找这些问题的

5、根源。一、部分企业管理人员忽视了档案管理的重要性1•企业档案收集不完整。企业管理者在企业档案管理信息化的过程中起到了重要的决策和推动作用，而部分企业管理者却对企业档案管理的基础工作不以为意，特别是不重视档案信息的收集与整理，导致了企业档案系统的部分空白现象，不能充分发挥档案信息的作用。2•重视档案信息的使用，忽视了档案安全。在企业档案管理信息化过程中，忽视安全问题体现在两个方面：（1）忽视了档案实体安全。企业管理者在档案管理信息化过程中，往往容易忽视档案的根本作用一一凭证作用。这种情况下，档案实体就会被忽视，其安全性就不能保证。（2）忽视了档案信息在使用过程中

6、存在着安全问题。档案信息安全包括档案信息存储实体的安全和档案信息流转中的安全，这要求管理者重视档案管理系统和设备的稳定性、安全性，确保万无一失。3•重视现代信息技术的应用，忽视了档案管理工作。企业管理者认识到现代信息技术的重要性，从而造成了现代信息技术决定一切的理念误区。其实，在档案管理信息化过程中，起决定作用的还是档案管理工作，只有做好企业档案管理工作，才能真正做好企业档案管理信息化工作。在企业档案管理信息化过程中，现代化信息技术不过是优化档案管理工作的工具和手段，档案实体和档案信息资源的管理才是根本。二、企业档案管理信息化建设不完善1•缺乏完备的企业档案管

7、理应用系统。档案是一个庞大的信息库，各种各样的信息零散地分散，并不能发挥这些信息的作用，而市场经济的特征决定了企业在进行管理的过程中势必会较多地运用企业的各方面信息。虽然目前有一定的档案管理应用系统，但是并没有形成完善的规模和体系。而档案网自建设投入使用至今，依然没有形成可以全国统一管理的门户网站，也缺少大规模的国家档案数据库，因此，一体化的档案管理依然是遥不可及。2•信息化建设的运用水平不强。尽管当前企业的档案部门都统一开发了专业的档案系统办公软件，也都建立了自己的数据库，每个企业都有自己基础的终端和外设产品，但是，大部分档案部门的计算机仍然停留在文字处理、

8、数据收集和数据检索上，网络设备的利用率