西城区档案馆档案检索及利用服务系统

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1、《西城区档案馆档案检索及利用服务系统》项目招标需求书一、项目背景目前，西城区档案馆馆藏各门类档案有179,384卷，涉及98个全宗。馆藏照片档案已经全部数字化；文书档案的案卷级目录和文件级目录数据库已建立，共127.9万条目；专题目录55.2万条目，已形成了一定数量的数字档案信息资源。但是，由于当前所使用的数据库不能实现一个数据库或多个数据库之间并行进行多条数据同时处理，使得档案检索、利用等工作还处于半手工状态。近年，随着社会公众档案意识与需求不断提高，档案馆接待量逐渐增大，档案利用服务工作任务越来越重。仅

2、2008年上半年就接待公众来馆查档2412人次，利用档案2149卷，出具证明信1680余份。为提高工作效率，更好、更快、及时、准确地为社会大众提供服务，急需建立档案馆档案检索及利用服务系统，以满足社会大众不断增长的需求。二、项目简要介绍本系统要求能够实现西城区档案馆档案检索利用的网络化管理，整合、规范目前档案馆已有的档案数据，软件流程符合现有检索、利用的操作方法，具有完备的用户管理、权限设置及可靠的数据转移、备份、系统安全等功能。一、功能需求1.人性化的用户界面，具有向导作用，体现整体工作流程。2.用户操作

3、需经过授权，不同用户级别拥有不同权限，权限限定操作简便、灵活，有增加、删除、更改用户的功能。由系统管理员统一配置权限，具有角色管理功能。3.数据库及体系结构等要求：（1）后台数据库采用SQLSERVER数据库。（2）系统体系结构为：利用者自行查询采用B／S模式，档案馆内工作人员查询、管理采用C/S模式或B／S模式。（3）本系统应能够兼容西城区档案馆数据格式（图像采用JPEG、TIFF格式；数据库采用微软ACCESS的MDB及DBF等常用格式；文本文件采用DOC、TXT格式；电子表格采用EXCEL格式）。（4

4、）应具有字典记录功能，可以自定义并存储相应的字段内容，以供选择、用户可进行字典维护。4.有修改权限的用户可对数据进行修改（批量修改）。5.检索、查档和登记要求：（1）能够实现全文检索。（2）确保百万数据检索速度控制在三秒之内。（3）不限制用户数同时进行查档登记，且查档编号自动生成。同一个用户允许同时处理至少五张查档登记表。不限制用户数同时通过服务器进行检索。（4）各专题档案可根据检索结果直接出具证明信，并分别编号。（1）将检索结果、调卷档号、出具证明信、出库、归卷等信息自动提取到“查档登记表”。（2）可进行

5、模糊、多级次检索。（3）可对检索结果进行导出、打印等操作。2.利用要求：（1）根据检索结果，如需调卷可直接形成调卷单。（2）调卷具有提醒功能，多次提醒第一库房管理员无回应，自动提醒下一位库房管理员。（3）能够实现档案未入库、外借到期等提醒功能。3.具有全面的统计功能，如统计同一全宗档案、馆藏档案数据、档案出入库情况、档案利用情况等。4.数据的导入、导出、备份功能：（1）数据导入功能可实现将包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常见数据库格式的数据导入系统，其中要支持Access嵌入式和

6、链接式目录与电子文件的导入。用户要能自定义字段间的对应关系，系统要按用户设定的对应关系导入数据；能在已有字段的基础上生成新字段，把新字段的数据导入对应目标字段中；能保存用户设定的导入环境（包括字段间的对应关系、定义的新字段、导入条件等），用户可导入该环境，避免重复设定导入环境；对字段类型和长度，系统可自动做相应的转换和截断操作；能设定导入数据的范围。（2）实现将Access嵌入式的数据形式自动转换为链接式。（3）实现对多库、多表检索结果的数据导出，并可形成新的数据表。（1）导出的全文文件的命名规则可维护，并

7、与指定的数据库中相应的档案目录条目自动挂接。（2）对指定数据表进行备份（如：各专题档案证明信）。（3）对数据库进行数据导入、导出、备份。（4）各种统计报表可分别进行数据导入、导出、备份。（5）系统定期自动备份，指定备份路径，可以刻制光盘，可进行数据恢复。2.拥有完善的日志记录、跟踪功能，确保系统及数据安全。一、项目时间进度要求1.2009年7月-2009年8月系统需求调研、制定设计方案2.2009年9月-2010年1月系统研发3.2010年2月-2010年4月系统调试、试运行、完成馆藏档案数据导入系统等工作

8、4.2010年5月完成系统测试和试运行，对问题进行完善5.2010年6月项目验收