人民银行会计档案实行电子化管理可行性浅谈

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1、人民银行会计档案实行电子化管理可行性浅谈近年来，随着人民银行会计工作整体水平的不断提高，会计档案管理工作得到了明显加强，档案的查证、依据和史料作用发挥更加突出。但随着会计工作信息化程度的提高，当前人民银行会计档案管理方式的局限性也越来越明显，除了存在资源消耗大、管理难度大等问题，而且已逐渐与会计工作电子化、信息化程度不相匹配。为适应人民银行会计管理制度改革和会计电算化的迅猛发展，迫切需要对当前人民银行会计档案的管理方式进行改进和完善。一、人民银行会计档案管理的现状目前，人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银

2、行会计基本制度》及其附件《中国人民银行会计档案管理规定》，各地分支行也结合实际情况制订了会计档案管理的实施细则。主要管理的档案为记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料，分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料四类。分别以纸介质、磁介质、光介质三种物理形式，保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案。磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同；无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案，比照类似会计档案进行管理。人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门，基本职责分工如下：一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案，由

3、会计档案专管员保管，并办理会计档案的调阅、销毁工作，将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门；二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理；三是按会计基本制度的规定，由上级行和分管行领导审批，会计部门组织销毁会计档案的事宜。二、当前人民银行会计档案管理模式存在的问题（一）建立会计档案的过程复杂，工作量大人民银行会计档案的建立，由接收会计业务原始凭证开始，通过记账、复核、汇总、打印、审核、签章、装订等流程后，交由档案专管员按照保管期限进行分类登记、归档。整个过程要经过记账岗、复核岗、事后监督岗、档案专管员岗等各岗位人员开展大量工作。整个

4、会计档案建立过程手续繁琐，且要顾及各环节工作是否衔接、数据是否准确有效等情况。（二）档案保管成本较高按照《中国人民银行会计档案管理规定》的要求，保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件。因此会计档案保管部门需要建立专门的会计档案保管库房和库房管理制度，还要保证各方面设备、设施符合会计档案保管的要求。（三）查阅及清理效率低，作用发挥有限纸质档案的调阅需要专人对照目录查找翻阅。在入档不及时、归类不正确或登记不完整的情况下查阅会计档案更是耗时费力。而且，目前县支行的部分会计档案由上级中心支行事后监督中心集中保管，导致对县

5、支行开展内外部检查时该部分会计档案无法现场调阅，检查效果受影响。对于保管期限届满的纸质会计档案，按照现行制度进行清理销毁。需要由保管部门会同业务部门对拟销毁的会计档案进行清理造册，逐级审批，并邀请纪委、内审、办公室等部门共同派人现场监销。由此可见，清理和销毁流程不但耗时耗力，还隐藏风险。（四）会计档案管理未与核算系统升级同步，磁介质和光介质档案调阅难度大人民银行现阶段管理大部分磁介质和光介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是，随着应用系统版本的升级、换代、更新，部分磁介质会计档案已无法调阅，

6、失去了会计档案管理与有效使用的真正意义。（五）会计档案管理工作的监督检查流于形式会计档案是会计工作检查的一项内容，但基层人民银行在实际会计工作检查过程中，存在只查看登记簿的建立或档案的装订、整理等情况，对于档案的归类是否正确，归档是否及时、全面、实物与账簿核对是否相符，是否具备安全措施等检查得较少，造成监督管理的漏洞。三、会计档案电子化管理的优越性分析所谓会计档案的电子化管理即将会计档案管理的对象由传统的纸质档案为主的管理，转变为对记录会计业务活动的各类会计业务电子资料在计算机及其媒介质上的管理。与传统的会计档案管理模式相比较具有更大的优势，也更能

7、适应当前会计核算发展的需要。主要体现在：一是简化了会计档案建立和归档的流程。当前人民银行的各类会计核算系统基本上均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、导出和保存的强大功能，以前需要手工编制或打印的会计资料可以直接在各类系统中进行生成并电子化保存，纸质的原始凭证也可以通过扫描仪等电子设备进行电子化。与传统的会计档案建立方法相比较，各类电子会计档案资料的建立流程更为简捷高效，减少了很多中间环节。二是降低了对会计档案保管环境的要求。会计档案电子化保管后，需要保管是只是存有各类电子会计档案的计算机或计算机媒介质，空间大幅度压缩，除了便于携带和传输外,对保管

8、环境要求明显降低，更有利于在防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等环节加大投入,提高保管水平。三是提高了