联想采购循环关键控制环节及对应风险.doc

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1、1.0采购循环本标准所引用的“采购”包括各种实物采购与服务采购。采购循环包括如下职能：保证供应来源并确定供应商资格；提出材料设备、货物、用品或劳务采购申请；从经批准的供应商处索取货源和价格资料；发出采购订单；计算应付供应商的款额；以有控和有效的方式办理支付。管理人员选择控制程序和技术的过程中，事实控制的程度是一个合理业务判断。决定内部控制实施程度应使用一般原则是：控制成本不应超出所产生的收益。采购循环包括的具体职能如下:1.1供应商选择/管理1.2订购1.3验收1.4应付账款1.5支付1.1供应商选择/管理§关键环节:职责分离、供应商选择、供应商日常管理【职责分离】内部控

2、制标准潜在风险1.1.1【供应商选择】1.1.21.1.31.1.4供应商选择/认证过程不能由采购人员或采购部门单独完成。同时选择/认证责任应与应付账款管理和付款责任分离。参考风险：A-2A-3必须制定供应商选择/认证政策、流程，并经过审批，供应商选择/认证过程需涉及采购、技术（设计）、质量、制造、销售（市场）、财务等方面。参考风险：A-1A-2A-3供应商选择/认证过程应实施必要的现场观察，考虑的具体内容应包括：ü技术能力ü品质管理能力，质量控制程序、残次品控制、质量管理报告及记录是否完善。ü成本控制能力，包括成本结构、成本降低的潜力。ü服务的能力，包括对需求和变化的反

3、应能力。ü按时交货的记录。ü工程协同能力ü类似情况下与其他客户进行交易的历史。ü对上游供应商的管理能力ü货物产地与联想的距离ü财务及信用状况ü潜在的人力及能力局限性。参考风险：A-2A-3A-6供应商选择/认证过程必须有完整记录，并形成文件，妥善保存。参考风险：A-4A-5A-1A-2A-3A-4A-5A-6购货可能：A、未经授权或授权不当；B、购自未经批准的供应商；C、由未经授权的人员订货或收货；可能导致利益冲突，发生徇私舞弊、收受回扣等损害公司利益的行为。出错或违法的可能性增大。所购货物可能不符合质量标准，价格或条件可能未经批准便予以接受。记录可能丢失或毁损。未经授权

4、的人员可能滥用或更改记录，从而损害联想及供应商的利益。可能提前或拖后收到材料，导致业务中断或库存积压。1.1供应商选择/管理(续)内部控制标准潜在风险1.1.51.1.6【供应商日常管理】1.1.71.1.8使用独家或单一供应渠道的，需要有书面文件说明并经过批准，如果供货可能中断并因此带来重大消极影响，必须制定应急方案并审批后备案。参考风险：A-2A-3A-6一次性采购或小额零星采购，可以采用恰当的方式或补偿性措施选取供应商。参考风险：A-2A-3必须建立供应商信息管理机制，选择/认证通过后的供应商信息应及时维护。必须定期（一年）审查、更新供应商信息，对长期不用或不符合要

5、求的供应商，在提出书面说明经过批准后应予删除。参考风险：A-1A-2A-3必须建立供应商考评机制，并定期监测考评。供应商考评指标应包括：ü按时交货比率ü货物准确率ü产品质量ü实际价格ü售后服务ü配合度参考风险：A-2A-3A-6A-1A-2A-3A-6购货可能：a未经授权或授权不当；b购自未经批准的供应商；c由未经授权的人员订货或收货；可能导致利益冲突，发生徇私舞弊、收受回扣等损害公司利益的行为。出错或违法的可能性增大。所购货物可能不符合质量标准，价格或条件可能未经批准便予以接受。可能提前或拖后收到材料，导致业务中断或库存积压。1.2订购§关键环节:职责分离、订购申请、订

6、单处理、采购人员考核【职责分离】内部控制标准潜在风险1.2.11.2.2【订购申请】1.2.31.2.41.2.51.2.61.2.7订购与应付账款管理和付款职责必须分开。参考风险：B-1，B-2公司采购人员或采购代理商与供应商之间必须保持相互独立。这种独立性可以通过定期轮换采购人员、多部门参与、采购小组或其它补偿性措施得以保证。参考风险：B-1，B-2订购应填写采购申请单/采购订单，对于一次性支出，如业务招待费等，如不适用可采取替代措施。参考风险：B-1，B-3，B-4，B-10采购实施前，必须有正式的采购申请单/采购订单，并经过恰当批准。参考风险：B-1，B-2联想承

7、担财务责任的合同协议等文档，必须经管理部门批准，同时还须经过法律部门认可。合同协议等文档必须予以妥善保管。参考风险：B-1，B-6，B-10必须建立流程，确保所有退货经过恰当批准并妥善入账。参考风险：B-13必须制定政策，明确要求超过一定金额的订购必须公开招标。如不公开招标，或接受非最低标价，或接受标书中未列的采购项目，必须在购货前充分说明理由并由管理部门批准。参考风险：B-2，B-7B-1B-2B-3B-4B-6B-7B-10B-13购货可能：a未经授权或授权不当；b购自未经批准的供应商；c由未经授权的人员订货或收货。可能导