【8A文】活动策划完全手册.pptx

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1、活动策划–完全手册总体筹划预防失误活动安全性保持“通畅”不要让客人“不知所措”不要有“白白地等待”特殊地体验2021/9/92客户心中的“满意”1.前期准备初步策划和预算初步策划和预算活动的特点活动一旦开始就没有任何弥补的机会墨菲法则：可能会出错的问题就一定会出错活动规模的两个决定要素：资金和目标活动的费用你要做的第一件事是你准备为活动话多少钱把所有可能需要的东西都包括进来，然后标出其中必须要列入的项目活动的目的第二件需要考虑的是活动的目的活动必须有意义，不要将活动用作掩饰内部策略的花样你的目标将如何决定你如何制定计划和举办活动2

2、021/9/9前期准备4前期费用邀请函住宿交通会场租金布置费用食品饮料摆花装饰音乐娱乐发言人舞台布置试听设备灯光特殊效果中间费用摄影师座位卡菜单礼品保险保安劳务费电费宣传费用宣传材料公关费用翻译费邮寄和手续费海关工作人员的工资各种杂费2021/9/9前期准备5成本的初步估算会议提供产品或公司的最新信息办公室外的聚会交流观点需找解决现存问题的办法提出一些新产品提供培训公司活动答谢员工答谢客户答谢供应商颁奖宴会提出新产品提高公众知名度供应商和本公司员工的聚会为本公司所倡议的筹款活动提供支持提高品牌知名度里程碑式的纪念（50年庆典或者销

3、售的关键时刻）大型会议汇集各类人物，交流信息和观点推出新产品表彰销售业绩员工、销售人员、供应商、客户和商人见面的机会2021/9/9前期准备6活动的目标筹款活动为科研工作筹款吸引媒体关注提供公众知名度吸引新的赞助商需求新的支持者和捐款增加自愿者的数量为未来的活动、赞助和捐款积累通讯地址奖励活动举办特别活动来庆祝销售业绩的增长汇聚高级销售人员商讨未来的策略促进高级销售人员和高层管理人员在工作外的沟通取得员工家属和合作伙伴的支持特殊活动吸引媒体的关注提高公众知名度吸引新客户推出新产品表彰答谢2021/9/9前期准备7活动的目标活动委员

4、会或团队尽量使成员的技能和兴趣与他们的责任范围相匹配与供应商打交道，必须制定一个专门的人与他们沟通避免不具备授权资格的人购买供应商的物品活动类型举办何种类型的活动时，首先要清楚活动的目标客户时间要求虽然很多细节不能确定，但在理想状态下，你起码可以提前一年策划你的活动列出你所需要的全部项目，规划出每个项目所要占的时间行动开始就要考虑到你最终的目标，给自己足够的时间赢取最佳效果2021/9/9前期准备8初步策划构思是确保活动成功举行的一个重要因素它引领你一步一步地想象活动的全部过程使你预先注意到那些有潜在问题的环节尽量把活动从头到尾构

5、思一遍活动的目的是什么你将在一年中什么时候举行活动一星期中的哪一天、哪个时间谁来参加活动、哪一种会场最为适合你所举办的活动从初期的邀请到后来的操作都必须真实地反映出公司形象，同时也要反映公司的经营方式和个人风格2021/9/9前期准备9构思成本表在成本表上列出你规划的预算，你可以知道哪些项目可以在不超出预算情况下添加进去成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看图和在不超出预算的情况下实施这些项目弄清楚还有什么额外的费用，一定要将其纳入到预算中根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算当你从创造性的策划阶段

6、进入实际操作阶段时，你起初安排的项目有可能发生变化支付计划在签订合同之前，你应该准备一个支付计划，以便考虑是否需要调整截止日期2021/9/9前期准备10预算细分2.组织和时间安排关键任务时间表日期的选择有条不紊&关注细节制定关键任务表之初，你应当在日历上确认活动举办的时间从举办时间起向前排出每天应当做的事情格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期拿出你所有的合同，确保所有重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分一定要将最后期限和检查时间考虑在内持续更新你的关键任务时间表、成本表和支付计划当你邮寄邀请函时，一定要有一份发给自己，

7、来判断邮件延迟2021/9/9组织和时间安排12关键任务时间表工作单就像是作曲家的乐谱一样它降低了出错的可能性压缩了管理的“灰色空间”，减少了印疏漏而可能导致的意外工作单是你的创作指导应安排专人负责工作单，负责控制填人的信息，唯一与供应商打交道的人必要时你可以指定一人去协助准备工作和监督准备工作的每一个环节工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动必须做好记录，谁负责哪些职责并设计相应的时间点，以保证按部就班进行2021/9/9组织和时间安排13工作单工作单好像是一本信息手册必须保证你的客户看到的是最新修

8、改过的工作单工作单的开头应该是一分通讯录让创意指导在中心区域能够与所有人联系在活动结束后，你可以利用这份名单给相关人员写感谢信工作单的信息应该是保密的工作单的作用在于确认什么人做什么事必须确保工作单上有任务的人必须能够在当天准时到达现场活动开始前，