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时间:2019-02-08
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1、1課程提要結案作業程序結案工作準備與執行結案報告之編撰協助經驗學習與知識管理2專案終結之型態1.專案取消(Cancellation):專案在進行概念發展時,經過市場分析、風險分析及技術可行性分析後,若評估認為不可行,需透過一定的決策過程將專案取消。專案在概念發展階段被取消,對組織的衝擊及資源的浪費最低。3專案終結之型態專案取消或繼續決策示意圖:客戶需求市場競爭技術能力資源利用獲利率....評估報告專案取消確定專案目標預劃時程及成本專案小組編成構想進入計畫階段4專案終結之型態2.專案中止(Termination):當專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時,專案
2、就會面臨中止。專案中止的可能原因:政策性中止缺失性中止市場或經濟狀況改變技術發展問題5專案應否中止檢核表範例是否專案中止原因專案實際成本、時間已經超過總預算資源不斷投入,但完工日期遙遙無期公司合併,不確定性高技術購買,不確定性高人員/關鍵人員大量離職技術無法突破,無法達成使用者需求專案需求經常變更風險太大出現新技術/新產品6專案終結之型態3.專案結束(ProjectClosure):專案目標已達成,產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序,使專案能順利完成所有任務。7專案結案之準備工作依據檢查清單(Checklists)檢查所有工作項目是否完成,
3、或至正式結案日期尚有多少未完成工作。決定專案結案日期,檢查專案目標是否達成並確定結案日期是否可依據專案計畫訂定。建立結案共識,組織內部所有專案相關人員對專案所達成的目標及結案日期均有共識。8專案結案之主要工作1.確定所有工作均按合約或相關計畫完成。2.通知客戶專案的完成並確保所有產品或服務已完成交付且以被接受。3.確定所有文件包括相關之評估報告均已完成,且結案報告已完成準備。4.澄清所有的付款及帳單均已處理。5.專案小組解編、成員歸建與後續工作之安排。9專案結案之主要工作(續)6.設施裝備、材料及資源的重新分配或汰除。7.決定哪些資料與紀錄應保留,並放置在妥善
4、地點。8.確定所有支援裝備及場所已完成移交。9.確認專案結束後之所有資料均已建檔並會適當有效的運用。10專案中止或結束的WBS11專案中止之重要考量專案中止比取消及結束更為複雜且衝擊更大專案成員的士氣與挫折安撫,及重新分配與調整職務。專案失敗及中止原因的檢討與經驗留存。通知各部門專案中止所應配合的處理事宜。處理合約中止及罰責問題。結算所有財務費用問題、設備及資源重新分配及歸建。專案利害關係人之溝通管理。12專案中止的方法設立正當理由意見充份溝通高階支持承諾盡快安排工作表揚及獎勵成員參與決策問題開誠佈公的與專案成員說明,大部份的專案人員均能接受與專案成員、投資人
5、及利益關係人充份溝通,說明專案問題,減少專案中止之衝擊高階平常能關心專案進度,爭取向心,當專案中止時,自能得到團隊諒解與支持專案成員面對專案突然中止,立即面對工作或職務上之挑戰,必須儘速為其安排即使在專案失敗情況下,適度的表揚及獎勵亦可提高專案成員對組織之忠誠度使專案成員參與中止之決策過程,可有效降低專案中止之阻礙及衝擊13專案結案流程圖成效審查決定專案結案日期建立結案共識與專案成員溝通與供應商溝通與各部門經理溝通會計決算資源重分配接收小組訓練管理責任移轉結案會議慶功宴結案報告文件整理14專案結案活動結案會議:說明專案整理目標達成狀況。對專案進行最終審查及結案
6、作業之決議。檢討專案計畫與實際執行的差異及改進事項。感謝專案團隊與相關人員對專案的貢獻。會議結論應進行紀錄並保存作為以後運用。15結案會議檢討事項表16專案結案活動(續)2.接收小組訓練:專案小組需擬定接管計畫。對接收小組進行專案產品資訊及特性進行訓練。專案經理應監督所有材料、軟硬體及文件的移轉工作。17專案結案活動(續)3.資源重新分配或歸還:專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。4.管理責任轉移:在接收小組完成訓練並接掌員專案小組工作後,專案成員可將所有專案產品、裝備、文件與相關責任完全轉移給接收部門。18專案結案活動(續)5.舉行慶功宴或惜別會:利用此
7、機會對所有利害關係人表達感謝。正式宣告專案結束。19結案報告『結案報告』是專案的一個歷史紀錄,內容應包含:摘要及專案重要歷程專案最後執行成效(品質、時間、成本)行政管理之檢討與表現專案組織結構專案組織成員、執掌及重要工作績效專案所運用的技術與資源20結案報告(續)專案重要數據、圖表及研究報告預算執行表現及變異分析未來需繼續執行之工作經驗學習專案結果與建議“結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分”21專案的知識管理『知識管理』(KM)是一種知識整理的方法,透過資訊工具的協助,讓簡單的資料變成具備更多價值的資訊及知識。“二十一世紀是知識經濟的時代”22專案的知識管
8、理(續)企業的知識不僅來自成功專案的知
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