科技查新业务的流程化精确管理研究

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1、第２８卷第１期甘肃科技Ｖｏｌ２８Ｎｏ１２０１２年１月ＧａｎｓｕＳｃｉｅｎｃｅａｎｄＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙＪａｎ２０１２科技查新业务的流程化精确管理研究杨生举，赵昕晖（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃兰州７３００００）摘要：针对目前科技查新管理中存在的种种问题，甘肃省科学技术情报研究所提出一种基于“查新业务综合管理系统”的“流程化精确管理”模式。该模式为查新业务的集约化、扁平化和精细化管理提供了强有力的技术支持，为科技查新工作和科研管理提供了有力的保障，体现了先进的管理思想，极大地提高了查新工作效率，在很大程度上降低了管

2、理成本，已经被浙江省科技信息研究院、浙江大学图书馆、中国石油兰州化工研究院、安徽省科技情报研究所等１０余家查新单位应用。该管理模式的应用全面提升了查新业务效率和管理水平，使查新管理水平迈上了一个新台阶。关键词：科技查新；流程化；精确管理中图分类号：ＴＰ３９３９８随着科技查新工作重要性的日益突出，工作量送到查新中心（或通过Ｕ盘拷贝，纸件邮寄等），查随之急增，查新业务及信息共享方面的需求日益增新中心的管理人员登记后再将邮件转发到查新员信长，传统的封闭、复杂、低效的查新管理模式已不能箱，查新员查完后将查新报告打印出来或通过邮

3、件、适应现代科技要求。针对当前的这种迫切需求，甘ＱＱ、Ｕ盘等方式发送到审核员审核，如果需要修改肃省科学技术情报研究所作为甘肃省科技工作的一再退回，然后重复此过程。最后盖章，由查新员交付个重要部门，从２００４年起，通过调研科技查新行业给客户。这种人工流转方式效率低，且某一环节出的相关单位，针对管理中存在的问题，提出一种基于了问题就会造成整个流程的中断。“查新业务综合管理系统”的“流程化精确管理”模２２过程无法跟踪管理式，在实际应用中取得了良好的效果。查新任务部署后，查新课题的进展、质量无法监控、跟踪管理，中间环节出了问题

4、，互相推诿，无法确１流程化精确管理介绍定责任。客户的意见没有反馈渠道，导致服务质量查新业务流程化精确管理，是将查新业务、互联无法评估。网技术、工作流技术、精确管理理念四者紧密结合起２３管理成本高来，贯穿于查新业务全过程的现代化管理，使每一个业务受理需要专人进行登记管理，增加了人员环节都做到可追踪、可监控、可管理，做到“掌握到成本；每一次流转都要打印纸件，增加了耗材成本；每一课题，控制到每一流程”，从而降低管理成本，与客户的沟通主要通过打电话，有时由于业务工作提高工作效率，方便查新客户和查新工作人员。其的繁忙，会发生重复

5、打电话的情况，不仅增加了通讯核心是精确分析查新客户和查新工作人员在查新业成本，且沟通过程无法管理。务中行为流程，采用信息化工具对这些行为流程进２４数据统计分析费时费力行有效管理，很好地分析解决了查新管理中普遍存由于都是手工登记，进行查新数据统计分析的在的问题和现象，从而使查新客户和查新工作人员时候，就要翻阅查询以前的记录，费时费力，且无法能协同工作，实现高效的流程化精确管理。进行下一步深度的数据挖掘分析。２科技查新管理存在的问题３主要业务环节的精确管理２１人工流程效率低３１用户的精确管理查新业务流程通常为查新委托、

6、业务受理、登用户的精确管理包括委托用户和查新中心工作记、分配、检索、撰写报告、审核、交付、统计、归档等。人员的精确管理。针对查新机构不同人员的工作需传统的方式为委托客户通过电子邮件将查新课题发要，如查新员、审核员、档案管理员、查新机构主管第１期杨生举等：科技查新业务的流程化精确管理研究２１等，设置用户使用权限，实现查新项目的分层次管３４查新审核精确管理理。主要的权限有：系统维护，课题审核，业务统计，审核员收到查新员提交的查新报告后，对报告财务统计等，如图１所示。进行审核。如果需要退回修改，则填写修改意见；如果审核通过可

7、以填写审核意见。同时可以对查新员的查新质量打分。后台自动记录审核此课题的审核费用。审核过的课题自动转到已审列表中，方便以后查询。３５财务精确管理每一笔业务的款项都有详细记录，包括成本支出、收入、绩效奖金等，可以根据日期进行分类模糊查询，并可以根据查询的结构生成财务报表。网上在线支付极大方便了委托客户，客户可以以支付宝或主流银行卡进行网上在线支付，使客户足不出户图１用户精确管理界面就能进行付款。查新中心的财务人员也可以随时查３２查新业务受理精确管理看付款记录，如图３所示。委托客户先在网上注册登录账号，登录后填写并提交委

8、托单。查新管理人员登录客户端系统进行业务受理，根据查新员当前手中查新量的情况将委托单分配给查新员，或者委托客户直接将委托单提交到某一位查新员。在查新员查新之前，委托客户还可以下载、修改委托单。３３查新过程精确管理查新员登录系统后，自动接收管理员分配的课题（查新合同）。查新员看完查新合同后，开始图３网上在线支付界面查