【5A版】《秘书学概论》-秘书工作规律与方法.ppt

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1、应聘总经理秘书阵子，我在同一天得到了两家企业总经理秘书的面试机会。巧的是面试题目都是现场写祝酒词。上午，我洋洋洒洒很快就写好了，满脸自信地交给了第一个考官。考官很认真地看过，先是点点头，然后又摇摇头：“没做过总经理秘书吧？”“文章是写得不错，可是太缺少文采了！这样的祝酒词会有人鼓掌吗？”我无语。下午我吸取了教训，尽力地寻找华丽的词句下笔，用满了时间才谨慎地交卷，可这个考官却说：“这份祝酒词，写得浮华了吧？听众愿意听吗？”“别看你学历高，写的东西要符合领导的需要才可以。为什么下笔前不与我交流，摸清总经理的说话风格再写？”我大悟，这不是在看文笔，

2、而是在考……前第六章秘书工作规律与方法第一节秘书工作规律第二节秘书专项业务工作方法思考训练与教学互动第一节秘书工作规律一、秘书工作的一般规律服务领导活动，辅助领导管理，适应领导观念与行为。二、秘书工作的特殊规律指秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。（一）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律（二）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律（三）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律一、秘书工作的一般规律1．秘书工作的实质是为领导服务2．秘书工作随管理的产生而产生3．哪里有领导活动，哪里就有秘书的工作4．秘书工作是领导公务活动的需要5．秘书工

3、作的质量影响领导工作的效果（一）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律（二）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律1.辅助领导管理是秘书工作的中心任务2．秘书必须努力提高辅助水平3．秘书对领导的辅助是综合辅助4．秘书工作有一定的权威性5．辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系（三）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律1．全面领会领导意图2．取得领导信任3．研究领导的工作特点二、秘书工作的特殊规律（一）秘书有效参谋活动的规律（二）办公室日常工作的规律（三）秘书公文写作的规律（一）秘书有效参谋活动的规律1．潜移默化规律2．参谋作用普遍存在规律

4、3．秘书的参谋效果与秘书自身能力素养成正比规律（二）办公室日常工作的规律1.办公室存在的意义，是使领导的工作有头绪，使大量的复杂的烦琐的工作制度化、科学化、效率化2．办公室日常工作的正常有效运转，标志着中枢职能的强有力实现3．办公室日常工作要尽量合理化、效率化4．合理优化办公室环境，可增强办公室的凝聚力和向心力(三)秘书公文写作的规律1．秘书的知识、能力、素质和水平，要与“以文辅政”的职能相适应2．秘书的认识，要与领导的思想意图相统一，与领导的立意相吻合3．秘书写作的内容，要与领导的工作要求相合拍4．秘书起草文稿的风格，要与领导的风格、个性相

5、协调第二节秘书专项业务工作方法秘书工作方法，指秘书发挥职能作用，实现工作目标，完成工作任务的途径、程序和手段。秘书专项业务活动领域十分丰富。主要有：参谋活动、调查研究、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务、信访接待等。在实践中，完成专项业务的方法与发挥综合职能的工作方法是不能截然分开的。秘书必须根据实际需要，灵活选择并综合使用各种方法。一、秘书协调工作方法二、秘书督促检查工作方法三、秘书信息沟通工作方法四、秘书工作进程调度方法五、秘书工作时间调度方法第二节秘书专项业务工作方法一、秘书协调工作方法秘书协调的意义：协调可以使各部门和人员在工作上

6、密切配合，和谐一致，避免内耗，从而达到齐心协力、团结一致的目的。协调也可以消除各部门在人力、物力、财力和时间上的浪费，避免重复工作，增进效率。协调将分散的力量集中起来，使每个单位、每个人的个别努力成为集体的努力，将单独的行动变成合作的行动。秘书的协调从对象，可分为对事与对人。秘书机构所处的位置和作用，决定了秘书要同各方面人员正式或非正式的关系。秘书在协调时应注意的问题：1.从失调问题中的相关因素入手，向各方强调整体目标、整体利益的重要性。2.提出一个各方都可以接受的协调方案，对差异之处以有关政策法规为依据，采取灵活的方法加以处理，使各方在不受

7、损失或少受损失的情况下，恢复协调配合。3.注意对不同的对象采用不同的协调方法。4.要“一视同仁、适时沟通、求同存异、与人为善、宽以待人”，这是协调所有人际关系的基础。工作方法：（一）会议协调法（二）走访调研协调法（三）征询协调法（四）政策法规协调法（五）会稿协调法（一）会议协调法1.事先准备好有关会议资料。2.根据客观需要请相关人员参加会议。3.秘书作为会议的召集人和主持人,时刻注意向主题方向引导。4.在协调会议上要做好必要的会议记录,形成工作意见，以利于集中意见或下次会议继续讨论。5.制订出协调的具体措施。（二）走访调研协调法对不宜以会议形

8、式协调的事项,秘书可直接通过走访调研，与被了解的对象接触,就问题展开面对面的交谈,听取意见和看法，并通过征集意见获得统一或部分统一的结论。1.肯定有关方面所坚持的看