修正「事务管理手册」文书处理部分规定 壹`总述.doc

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1、修正「事務管理手冊」文書處理部分規定壹、總述一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。二、文書製作應採由左至右之橫行格式。三、特種文書，如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。四、本手冊所稱文書處理，係指

2、文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業

3、辦法」辦理外，得視需要，另訂處理原則。八、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）或影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。抄本及譯本，無須加蓋機關印信或章戳，其文面應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。九、為加速文書處理，各機關依「行政機關分層負責實施要項」之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表(格式如附件一)，經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權

4、單位主管處理。十、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定，並應根據實際情況檢討修正。十一、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第二層或第三層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。十二、依分層負責之規定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。十三、第二層、第三層直

5、接處理之案件，必要時得敘明「來(受)文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。貳、公文製作２９修正「事務管理手冊」文書處理部分規定壹、總述一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。二、文書製作應採由左至右之橫行格式。三、特種文書，如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間

6、往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。四、本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管

7、理規範」辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」辦理外，得視需要，另訂處理原則。八、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）或影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。抄本及譯本，無須加蓋機關印信或章戳，其文面應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。九、為加速文書處理，各機關依「行政機關分層負責實施要項」之

8、規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表(格式如附件一)，經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。十