信息系统物资管理业务操作指导规范.doc

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1、信息系统物资管理业务操作指导规范一、集团总部物资管理业务规范：序号对应管理模块信息录入内容填报要求操作步骤适用对象备注1文档管理集团材料科部门各类文档定期更新路径：工作管理—>文档知识管理—>文档管理。选择集团材料科下的部门文档库，根据文档库分类定期按需录入相关文档。集团材料科简单文档归集暂不走审批流2资源信息物资信息需新增或修改物资信息时路径：项目管理—>系统管理—>基础数据—>资源管理。集团材料科物资库维护员需及时将各部门实际使用中遇到的新物料维护进资源库，每新增物资时，先对物资库进行检索，避免重复录入。集团材料科物资库

2、维护员每新增物资前要在物资库中进行核对，避免重复录入3供应商设置供应商信息需新增或修改供应商信息时路径：基础数据—>公共数据—>单位信息—>供应商设置。新增加供应商及时录入系统，若系统提示已存在同名供应商，则将已存在于其他分公司同名的供应商引入即可，无需重复录入。集团材料科4物资供方评价供方信息及资质附件新增加的供应商或者老供应商定期进行再评价（含本部门的供应商及上海地区项目部的供应商）路径：物资管理—>物资管理职能—>物资供方评价。材料科负责对与本部门发生业务往来的新供应商进行评定同时对老供应商进行定期再评定，先录入评定表

3、，再选择对应流程审批评定；上海地区项目的供方评价业务，材料公司只需参与流程审批即可。集团材料科相关资质证明通过附件上传且需挂流程评价5物资合同评审物资合同评审信息及合同文档附件材料科新签物资合同及项目部送审的物资合同（含本部门的合同及上海地区项目部需签章的合同）路径：物资管理—>物资管理职能—>物资合同评审。材料科负责对本部门签订的物资合同发起相关评审流程，先录入评定单，再选择对应流程发起合同评审；上海地区项目的合同评审业务，材料公司只需参与流程审批即可。集团材料科合同文本通过附件上传且需挂流程评价6检查计划物资检查计划按周

4、或月制定检查计划路径：物资管理—>物资管理职能—>物资检查管理—>检查计划。集团材料科定期录入并送审材料科按月或周制定检查计划，计划录入后送主管领导审核。7物资检查记录及整改物资现场检查记录及整改如实记录各项目检查记录路径：物资管理—>物资管理职能—>物资检查管理—>检查记录及整改。将各项目的物资检查情况录入检查整改单，需项目部进行整改的单据通过挂带工作流发送至项目部相关责任人。集团材料科检查人员需整改的检查单必须流程发送8物资处置单报废处置物料情况如实登记送审路径：物资管理—>物资管理职能—>物资处置—>物资处置表。将需处

5、置的材料信息填入处置单，并选择流程送审。集团材料科必须流程送审9材料价格信息管理各类主要材料价格信息定期发布路径：物资管理—>物资采购管理—>材料价格信息管理。各业务员按分管材料定期录入即时材料市场信息、内部指导价等价格信息。集团材料科各业务员按分管材料录入并核准10月度需求计划计划审批及时审批路径：物资管理—>物资采购管理—>计划管理—>月度材料需求计划。材料科需对项目部上报的月度需求计划进行审批。集团材料科主管及时审批11即时采购申请申请审批及时审批路径：物资管理—>物资采购管理—>计划管理—>即时材料采购申请（计划）。

6、材料科需对项目部提交的采购申请单进行审批确认。集团材料科各业务员及时审批12采购订单物料采购信息及时采购路径：物资管理—>物资采购管理—>订单管理—>采购订单。材料科各材料员按照项目部上报的采购申请进行供应商询价、采购，并将采购信息录入采购订单，并送材料科主管审核。集团材料科各业务员13发货通知单材料发货信息及时发送路径：物资管理—>物资采购管理—>发货管理—>发货通知单。完成项目的采购订单后在发货前及时填写发货通知单便于项目部及时入库，最好完成通知单后挂带工作流提示项目部相关人员及时入库。集团材料科各业务员需挂流程通知项目

7、部人员入库14采购入库材料科虚拟仓库采购入库及时填写路径：物资管理—>物资库存管理—>集团材料科库存管理—>采购入库。材料科各业务员根据项目签收的发货单及时进行虚拟仓库入库操作。集团材料科各业务员15内转出库/内转退货/采购退货各项内转、采购库存业务及时填写路径：物资管理—>物资库存管理—>集团材料科库存管理—>内转出库/内转退货/采购退货。集团材料科会计根据实际业务情况及时填写各类库存单据；同时每月完成所有出入库单据后进行过账、会计期结转。16库存盘点库存盘点数据按需使用路径：物资管理—>物资库存管理—>集团材料科库存管理

8、—>库存公用功能—>盘点管理。需进行盘点时先生称盘点卡，将打印的盘点卡带到仓库进行现场盘点；然后将实际盘点的数量录入系统，最后进行盘点调整。集团材料科仓库保管员17库存公用功能单据修改、作废、报表查询等按需使用路径：物资管理—>物资库存管理—>集团材料科库存管理—>库存公用功能。具体操作见