access实例教程(第2章)表的操作

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1、第二讲数据表的操作1，建立表结构2，向表中输入数据3，建立表对象之间的关联4，操作表中记录5，设置数据表格式本章要点：2.1建立表结构数据表由表结构和表记录两部分组成，建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。2.1.1表的设计视图一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字段或推导字段不要作为表中的字段。2.1.2字段的命名规则字段的命名规则如下：1．字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第一个字符不能是空格。2．字段名不能包含小数点、句号、叹号、圆括号、方括号、西文单引号、西文双引号等。3．字段长度为1

2、～64个字符，在Access中一个汉字当作一个字符看待。2.1.3字段大小字段大小用来定义字段所占的字节数。只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小，其他类型的字段由系统分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/时间类型，字段大小为8，“婚否”是逻辑类型，字段大小为1。一个字符和一个汉字字段大小都是1。2.1.4字段的数据类型数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。1．文本型文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如

3、果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符。文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、2002．备注型备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。3．数字型数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类

4、型有以下几种：（1）字节，存放0～255之间的整数，字段大小为1。（2）整型，存放-32768～32767之间的整数，字段大小为2。（3）长整型，存放-2147483648～2147483647之间的整数，字段大小为4。（4）单精度型，存放-3.4E38～3.4E38之间的实数，字段大小为4。（5）双精度型，存放-1.79734E308～1.79734E308之间的实数，字段大小为8。4．日期/时间型日期/时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节，由系统自动设置。日期/时间型的常量要用一对#号括起来。5．

5、货币型货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8，由系统自动设置。向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。6．自动编号型自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，长整型，字段大小为4，由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。例如，输入10条记录，自动编号从1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7

6、条记录，自动编号中永远设有7。与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增加数据的安全性。7．是/否型是/否型字段存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如：婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据。是/否型字段内容通过画“√”输入，带“√”的为“真”，不带“√”的为“假”，“真”值用true或on或yes或-1表示，“假”值用false或off或no或0表示。8．OLE对象型OLE（ObjectLinkingandEmbedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如：文字、声音、图像、表格等。

7、表中的照片字段应设为OLE对象类型。OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。9．超链接型超链接型字段存放超链接地址，如：网址、电子邮件。超链接型字段大小不定。10．查阅向导型查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”2个值中选择一个