关于印发《南方医科大学.doc

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1、关于印发《南方医科大学党群、行政类档案管理实施细则》的通知学校机关各部（处、室），各学院、附属医院，就业指导中心，顺德校区管委会，基因工程研究所：根据国家和广东省的有关档案法规以及广东省档案局2014年《转发国家档案局中央档案馆关于认真学习贯彻落实〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》精神，结合我校实际，在回顾总结近年档案综合管理工作实践和经验的基础上，对2007年印发的《南方医科大学党群、行政类档案管理实施细则（试行）》进行了修订和完善，并已征求有关机关部门、单位意见。现印发你们，望认真贯彻执行。南方医科大学2014年6月18日南方医科大学党群、行政类档案管理实施细则第一章总则第

2、一条为了提高学校党群、行政类档案工作的质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》以及《南方医科大学档案管理办法》，结合学校党群、行政类档案工作实际，特制定本实施细则。第二条党群、行政类档案是指学校在党群、行政管理工作过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式、载体的各种材料（以下简称党、政档案）。第三条党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。第四条党、政档案应严格实行形成部门立卷归档制度。第五条党、政档案的归档工作应坚持“二全”：即全校教职员工全程自觉参与档

3、案工作；实行“三纳入”：即纳入学校和各单位的规划和计划、纳入管理制度、纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”：即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。第六条学校各党政部门要有一位领导分管本部门的档案工作，并按照《南方医科大学档案管理办法》中有关档案管理工作人员的条件要求，确定适当的兼职档案管理人员，在学校档案馆指导下，做好本部门档案的收集、分类、组卷、录入和移交工作。第二章党、政档案归档范围的确定第七条归档的原则（一）归档的党、政类材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、研究价值和凭证作用。（二）归档的党、政类材料必须准确、完整、客观地反映学校党政部门

4、职能活动的全过程。（三）归档的党、政类材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系和成套性，符合党政管理工作的特点。第八条归档的主要内容归档的主要内容包括党群、行政管理的各种文件、工作计划、工作总结、会议记录和纪要；各党群、行政部门的工作计划、方案、汇报、总结、规则、章程、统计报表；上级机关与学校关于党政管理工作的文字、图表及声像载体材料等内容。具体参见附件2－3。第九条归档的重点归档的重点以学校在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的各种材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其他单位发来的文电及附件。上级文电中，应以针对学校的指令性、指导性文件和需要本校承办的文件材料

5、为主。归档文件必须按国家档案局的要求，采用“双轨制”的做法，即电子版和纸质文字材料一起归档。第十条不归档的文件材料的范围（一）上级机关普发供参考、不需要贯彻执行的文件材料；（二）上级机关发来供工作参考的抄件；（二）上级机关征求意见未定稿的文件；（四）重份文件；（五）无参考利用价值的一般性、临时性文件；（六）未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改、校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；（七）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；（八）无特殊保存价值的信件，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；（九

6、）学校内部互相抄送的文件材料，介绍信等；（十）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；（十一）为参考目的从各方面收集的文件材料；（十二）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。以上不归档材料如立卷部门认为必要，也可以有选择地作为临时资料暂存于各部门。第三章党、政类文件材料的部门立卷和归档流程第十一条形成积累（一）学校机关各有关部门均为立卷单位，分工归口立卷。（二）各部门的工作人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的形成和积累工作，并按要求及时向本部门兼职档案管理人员移交归档。（三）各部门兼职档案管理人员在学校档案馆的指导下，按要求做好文件材料的立卷归档和移交工作。第十二条整理

7、组卷（立卷）（一）立卷原则各部门兼职档案管理人员在立卷时应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷。以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。（二）立卷分工1、上级下达的综合性文、电材料，由党政办公室立卷归档；专业性或具体业务性的，由各承办部门立卷。2、党委和学校召开的代表大会、全委会及其党委会、扩大会、行政办公会所形成的材料，由