关于印发《南方医科大学实物类档案

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1、关于印发《南方医科大学实物类档案管理实施细则》的通知学校机关各部（处、室），各学院、附属医院，就业指导中心，顺德校区管委会，基因工程研究所：　　根据国家和广东省的有关档案法规以及广东省档案局2014年《转发国家档案局中央档案馆关于认真学习贯彻落实〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》精神，结合我校实际，在回顾总结近年档案综合管理工作实践和经验的基础上，对2007年印发的《南方医科大学实物类档案管理实施细则（试行）》进行了修订和完善，并已征求有关机关部门、单位意见。现印发你们，望认真贯彻执行。　　　　　　　　　　　　　　　　南方医科大学　　　　　　　　　　　　　　2014年6月

2、27日2南方医科大学实物类档案管理实施细则第一章总则第一条为了提高学校实物类档案管理工作的质量和水平，确保有保存价值的实物能够完整、系统、准确地归档保存，更好地提供利用，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》，国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《档案管理违法违纪行为处分规定》以及《南方医科大学档案管理办法》，结合学校实物类档案综合管理工作实际，特制定本实施细则。第二条本实施细则所指实物档案是指能够真实记载和反映学校教学、科研、医疗和党政管理及其它各项活动中产生的具有保存价值的物品。第三条实物档案具有直观性和多样性的特点。它直接

3、反映了学校的历史发展和各项工作取得的成绩，不仅具有重要的保存和利用价值，而且具有一定的社会教育功能。第四条实物档案是学校档案的重要组成部分，由学校档案馆集中统一保管。第五条实物档案属学校财产，任何部门、单位或个人不得据为己有、转送他人或拒绝归档。第六条实物档案2属学校国有资产管理范围，由档案馆统一收集整理、登记造册后，再按照有关规定进行国有资产登记。第二章实物档案的归档范围第七条实物档案的归档范围如下：（一）学校历史上曾使用过、已经废止的印章。（二）上级领导来学校视察、指导工作时的题词、绘画作品、赠言手迹。（三）出席在学校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠

4、言手迹。（四）学校团体和广大教职员工个人在校内外获得的省市级以上的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。（五）友好单位或个人赠送给学校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。（六）友好单位和友好人士及校友赠送给学校的礼品、纪念品。（七）学校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册等。（八）学校广大教职员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。第三章实物档案的归档分工第八条实物档案的归档分工按如下规定执行：2（一）凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案，归口由党政办公室向档案馆移交归档。（二）反映学校及校际间各项活动的实物档案，归口由有关

5、职能部门向档案馆移交归档。（三）反映学校外事活动的实物档案，归口由国际交流与合作处向档案馆移交归档。（四）反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由教务处、科技处、研究生学院、继续教育学院、国际教育学院向档案馆移交归档。（五）反映体育运动的实物档案（获前三名），归口由体育部向档案馆移交归档。（六）反映广大教职员工个人职务活动的重要实物档案及个人获省市级以上奖励的奖品、奖状、奖杯、奖牌等由本人交所在部门和单位兼职档案管理人员扫描或拍照后，把原件与电子版移交档案馆核实后，向档案馆移交归档。如个人需保管原件，退还个人保管，但需将复印件或拍照后的电子版交档案馆归档。（七）反映学生获奖的奖状

6、、奖杯、奖牌等由各学院统一扫描或拍照后，把原件与电子版交由团委统一审核后，原件退还学生个人保管，但需将复印件或电子版按归档要求填写移交清单，交档案馆归档。（八）凡获市级以下奖励的实物，可存放于各部门、各单位。2第四章实物档案的归档要求第九条归档的实物要保持整洁、无破损。第十条实物档案归档时应按不同类目填写相应的移交清单。第十一条实物归档后应同时把所拍照片归档，所拍照片属声像档案管理范围，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。第五章实物档案的归档验收第十二条归档时，移交部门和单位要填写移交清单，一式两份，部门和单位领导签字并加盖公章，一份由部门和单位留存，另一份移交档案馆。（一）一般各项活

7、动产生的实物档案，在活动结束后三个月内向档案馆移交。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门和单位保留一段时间的，可将应归档实物移交档案馆编目归档后，再按有关规定办理档案借用手续，并视情况限期归还。（二）广大教职员工、学生团体或个人获奖实物应在当年12月底前向档案馆移交归档。（三）为保证实物档案收集完整、齐全，各部门、各单位的兼职档案管理人员要协助档案馆做好收集、归档工作。第六章实物档案实体的管理第十三条归档实物档案按物品种类进行分类，以件为单