制定水利工程档案管理方案之我见

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1、制定水利工程档案管理方案之我见（镇江市工程勘测设计研究院，江苏，镇江，212003）【摘要】中国要强，农业必须强，而水利是现代农业建设不可或缺的首要条件，是经济社会发展不可替代的基础支撑。随着农村基础设施建设的不断加强，农村水利工程建设正在兴起新的热潮，水利工程资料档案管理也就显得更加重要。木人结合自身学习和工作实践，就制定水利工程资料档案管理方案谈一些肤浅的认识和想法。【关键词】制定；水利工程档案；方案一、水利工程资料信息的特点各项水利工程档案资料是水利工程建设过程的直接记录，是具有使用价值和参考价值的成果资料，是进行牛产建设和以后进行相关工

2、程的重要依据。随着现代科技的迅速发展，各种档案管理的手段和技术的更新也成为必然。而且随着水利工程建设的不断开展，相关资料的不断增加，做好水利工程资料档案的管理工作，是提高档案管理效率的必然要求，也是对已有资料进行开发利用的一种需要。这就要从木单位的实际出发，从研究水利工程资料信息特点入手。首先，从水利工程资料种类来看。目前我国的水利工程中种类可谓繁多，而且随着科技的发展，还会出现一些新的门类。就单位目前的情况而言，水利工程中的分类大致以下这么几类：河道、湖泊、水库、涵闸、堤坝等。而这其中乂可以细分为多种小的类别的信息，如各种资科中又含有前期测绘

3、资料、初步设计资料、设计资料、工程建设过程中的一些生产规章制度、施工控制网及其它相关资料、监理资料、竣工验收资料、相关图纸、电子文档等。其次，从资料载体来看。随着科技的发展，各种资料成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为：观测手簿、软盘或光盘、底片、测绘方面的二底图、印刷纸图等。而見随着测绘技术手段的不断发展，新的测绘载体还会不断出现。再次，从时空分布来看。各种水利工程资料成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在，并U随着时间的推移、水利工程建筑物的拆建重建等，成果的更新又成为必要，这样就有了不同时间和空间的资料成果。二、水利工程档案管理

4、的原则、目的和功能以上资料成果信息的特点具有普遍性，在进行档案管理方案的确定吋可以借鉴。但具体到某一个单位，则仍然要结合本单位的实际情况来确定最适合的档案管理方案，以达到科学管理和开发利用的最佳效果。1、水利工程档案管理的原则。做好水利工程资料档案管理工作，制定好管理方案，必须遵循统一管理、独立管理、档案标准化和共建共享四个原则。各类资料档案均应及吋归档，并由档案室采用统一的分类方案、归档细则对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理，任何产生档案的各部门都不能擅自占有、使用和管理各类档案。完成归档后的各类档案将可以通过本局的局域网进行查询，实现资

5、源共享。2、水利工程档案管理的目的。加强水利工程资料档案管理的目的在于，通过制定合理的适合本单位的档案管理方案，能够使档案管理人员非常熟练地查阅相关资料，使非档案管理人员在较短的吋间里熟悉档案管理方案后也能方便快捷地查阅档案资料，得到所需要的信息。并通过对单位内的各种资料档案进行统一管理，达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底档案管理的0的是为了各种档案的利用，而非单纯的保管。3、水利工程档案管理的功能。主要有：一是档案立卷归档功能。一项水利工程项目结束后，必须将所有相关资料提交给档案室，由档案管理人员立卷归档。组卷时--般

6、是按项目进行立卷归档，同吋按载体的不同进行分开管理。大致分为纸质类、地图类、电子文件类等分别存放，并考虑到档案资料管理的密级和期限。二是档案查询应用功能。应该说档案的查询应用是任何单位进行档案管理吋的非常重要的一环。因此档案管理方案制定的合理与否直接关系到查询的方便快捷程度，也涉及到所要查询的档案资料能否齐全准确。同吋随着现代科技的发展，能够进行单位局域网内直接查询也是一个方向。一些有条件的单位已经这么做了，效果很好。三是档案后期维护功能。档案的管理不光是立卷归档和查询应用，在这其外还包括档案的移交、鉴定、密级管理、统计以及催还、续借、归还等。

7、统计项目主要包括档案工作基本情况、年度统计汇总表、各季度资料汇总表等。四是档案高级管理功能。在建立计算机局域网查询系统时考虑到档案信息的安全性，需要对不同的用户设置不同的管理权限，包括访问操作权限和数据操作权限等。访问操作权限包括用户需不需要登录才可以查阅、数据操作权隈指用户查询档案资料后可不可以对档案资料进行更改、删除等。三、水利工程资料档案的编目和查询一个好的档案管理系统必然会有一个好的编目方法。但是按照通常的档案编目方法来进行本单位的成果目录编制并不一定适合。因此需要制定一个适合本单位的实际情况的编目方案。进行更改或扩充。这样就比较方便查

8、询，只要你知道所要查询的资料位于哪个地区，就能比较快的确定查询范围。或者直接到档案室的哪个地区档案柜内去取相关资料。水利工程资料档案查询的基础工作，在