信息环境下如何强化内部控制作法探究

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1、信息环境下如何强化内部控制作法探究摘要：本研究从A公司控制作业面切入分析，从早期人工作业方式到后来通过信息化系统的查核，导入流程签核系统进行缺失追踪改善，并以采购及付款循环的查核为范本，进而研究A公司内部控制作业方式信息化的未来发展。关键词：信息环境；内部控制；强化；采购；付款循环中图分类号：F270文献标识码：A文章编号：1001-828X(2013)12-0-02一、信息化对内部控制的冲击内部控制用来监督、预防与警示公司治理的各项风险或警讯。从以往的经验来看，出现问题的公司其内部控制一定做得不好；但内部控制做得好的公司也不代表就不会有类似的情况发生，

2、但借助内部控制的控管，有助于事前的示警与掌握风险，降低投资大众的损失。现今的企业不仅规模倍增,跨国生产更是常态，加上信息设备与IT技术的突飞猛进，动不动就是导入上千万的ERP系统、MES系统、流程签核系统等，资料量与作业流程也从纸本与人工变成电子档案与系统自动化。不论在质与量上均是数百倍的成长。在这样的环境变化之下，内部控制在执行查核过程中，若不能深入了解企业营运相关的各项系统与资料，并通过IT工具的协助分析与事后追踪，将无法使内部控制发挥预期的效果，更无法有效降低企业营运风险。在信息环境下，企业普遍导入各类信息化软件来提升本身的竞争力，如ERP、PLM

3、、APS、SCM、MES等。各种营运活动相关的作业模式由以往的人工及纸本模式改成自动化流程及电子资料，资料量更是难以估计。因此内部控制的作业模式若仍采用以往的简单随机抽样进行，不仅无法有效的达到事先预警的机制，连基本的作业流程是否有按照制度执行都有判断上的盲点存在。所以控制的手法也需同步改进，搭配系统与IT技术，经由系统化的资料汇整与分析，从中发现违反内部控制制度或作业程序的问题，进而提出改善建议与追踪改善进度，降低营运风险。二、A公司内部控制工作概述A公司为LJ市第一家家居连锁厂商，一贯以'‘全方位的技术创新，成为家具市场的领导者”为企业愿景、以"追求

4、利润、创新科技、丰富视觉生活”为使命，秉持“创造革新、追求完美、团队合作”的永续发展的经营理念，不管对员工个人、对公司企业以及对LJ市以及全国的贡献是有目共睹的。依据我国相关内部控制实施细则的规定，在进行内部控制作业时，应包含下列项目及程序：拟定年度控制计划，包括每月应控制的作业项目；撰写工作底稿及正式控制报告；发出追办事项并追踪责任单位改善进度事项；年度控制计划的执行状况与异常事项改善情形；复核各单位及子公司的控制制度自行检查结果后出具控制声明书。A公司依据董事会通过的控制计划，在查核开始前先发出“控制通知”通知相关责任单位，说明本次查核的内容、时间与

5、范围，并由内部控制单位进行风险评估或主管交办的查核重点，进行资料的抽样，并请责任单位提供相关作业规范、文件、表单或资料，依据内部控制制度的规定与内部控制实施细则进行查核，若发现有违反制度规定或未依作业程序正常执行的情形时，保存相关的资料或表单，并发出追办单请责任单位填写“发生原因”与“改善对策”，而后汇整本次查核的表单资料、工作底稿、控制报告与追办单后上呈董事长批示后，并于下个月月底前将相关报告交付独立董事与监察人查阅后归档备查，完成此次的查核作业。追办单中责任单位是否依对策有效执行则于下次查核时列入复核项目，上并于工作底稿与控制报告中说明改善状况。三、

6、A公司内部控制导入信息化流程比对分析本节旨在说明A公司在一开始由内部控制人员进行简单随机抽样的查核方式，到导入系统进行抽样资料分析比对、导入追办事项控管系统进行改善项目的追踪，两者间之作业差异、绩效与对内部管理制度的影响。重点以“采购与付款循环”为例，将重点放在抽样资料分析与缺失改善追办单进度控管掌握两个项目。（一）A公司抽样资料方式改善前后差异一是未导入资料抽样程序前的做法。由控制员通过原有采购员日常作业的查询程序，输入日期范围后带出该期间内所有订单资料，再从中简单随机抽样几笔订单后，请购员提供相关订单原始单据与纸本资料，核对是否有依规定作业办理。A公

7、司每年的订购单笔数超过30000笔，通过人工的方式笔数，每次大约仅能复核10-20笔资料，比对的重点在该抽样样本书面资料上的'‘请购单”、“订单号”、“品名规格”、"数量”、“单价”、“总价”、“币别”、"订购日期”、“签核主管”等是否有依规定填写清楚及主管核准。能在如此低的抽样比率中刚好找到有问题的订单资料，并从中发现到缺失，需具备非常好的运气不可。即使在非常好的运气加持发现缺失，也仅仅是单一笔资料的问题，偏向于作业面的缺失，也就是局限于点的查核，无法有效的发现流程线或者是制度设计构面的缺失。二是导入抽样程序后的做法。依据前述查核的重点项目汇整查核需求

8、后，请资讯单位另行开发符合内部控制查核的资料查询程序，并提供汇出excel的功能