关于人事档案管理存在的问题及解决措施

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1、关于人事档案管理存在的问题及解决措施黑龙江省双鸭山市宝清县农村社会保险管理局黑龙江双鸭山155600摘要：人事档案管理工作是一项技术性要求非常高的工作，在工作中要运用合理、科学的方法和手段对企业的人事档案进行有效管理，为企事业单位的人力资源管理部门和其他机构提供完善的人事档案信息。在人力资源所有工作流程之中，认识档案管理不仅对个人有着重要的作用，同时也具有十分重要的社会意义。关键词：人事档案；管理；解决措施刖S人事档案管理是为社会人力资源管理提供人事数据和信息支持的一种管理活动。对于人事档案的定义，国内外有着不同的表述，但就具体内容来说

2、,大多是指各种机构、组织在人事活动中形成的，能够反映人员经历、德行、才能以及工作表现的，保存备查的文字、表格等形式的原始记录。随着我国经济体制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主择业已经成为了当今社会人力资源调配的一种常态。在新的形势下，人事档案的管理也面临着新的挑战，存在着一些新情况与新问题，应当予以重视。1•人事档案管理的意义1.1人事档案是个人工作的原始凭证人事档案起着凭证、依据和参考的作用，是中国人事管理制度的一项重要特色。它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记

3、载人生轨迹的重要依据。个人求职、转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。同时，人事档案还可以为单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。1.2人事档案是办理个人待遇的证明材料对单位职工个人而言，人事档案管理部门可以根据个人人事档案，为单位员工办理和缴纳养老保险金、失业保险金，办理大病医疗统筹，办理职称审报工作，进行工资调整，计算退休年限，为员工岀具相应的证明材料等。1.3人事档案是选拔任用干部的重要参考资料在考察任用干部时，人事档案是十分重要的参考资料，直接关系到有关干部选拔的正确性与否。2

4、•人事档案管理存在的问题2.1人事档案管理制度不健全相当多的人事档案管理部门的开展档案管理工作所依据的政策，主要是以往颁布实施的《人事档案材料收集归档规定》中的相关规定。在实际的工作开展中不能够根据实际工作情况制定合理的管理制度和实施细则。有的企业即使制定了一定的管理规章制度和实施的细则，还依I口存在对这些制度不管不顾、执行力度不够的问题，经常出现档案的信息收集和存档等管理工作开展不到位、材料归类不全面的现象。2.2人事档案的材料不够完整人事档案的一些基本材料的不完整，使得人事档案的利用价值大打折扣。如一些基本材料如履历表、年度考核表及

5、学历、职称、工资等材料的不完整，对人事档案的利用价值来说是具有重要影响的。这种问题的产生究其原因，一方面是档案人对人事档案的认识不够全面，对于人事档案材料的完整性不够重视，填写时能省则省；另一方面是在单位或组织机构的人事部门在对人事档案材料进行归档吋没有收集完整，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当人员调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。2.3档案管理人员管理水平不高由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了档案管理人员工作变动频繁，新手占70%。加之各级档案管理部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、档案管理要求、档

6、案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。2.4人事档案管理的信息化程度不高使用技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用人事档案电子信息化管理系统，大部分仍依靠手工操作，费时、费力、效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应，不利于人事档案管理效率的提高，同时造成了一定的资源浪费。3.人事档案管理存在的问题的措施3.1健全档案管理制度加强人事档案管理工作，是深化人事档案管理制度改革的基本任务。收集有价值的材料，完善档案内容，形成正确的用人导向，加强和促进各项改革措施的贯

7、彻落实。了解和研究组织人事工作，总结历史发展规律，推进人事档案管理工作的制度化、规范化、信息化建设，定期了解人事档案工作情况，研究、解决遇到的问题，加强督促、检查与指导。检查核对管理人员职责和送交档案制度，制度要体现合理性、科学性，应以方便实用、简便易行为目标，坚持制度执行的严肃性。3.2创新人事档案管理的理念新形势下的人事档案管理工作的发展重点是提高单位档案管理人员的工作能力。通过一定的措施，使工作人员能够发挥自己的主动性和积极性，为档案管理工作的建设发挥自己应有的作用，切实提高管理人员的人事档案管理的意识。在未来，人事档案管理的重点

8、不再是怎样快速的收集员工的基本信息、整理和保管信息，而是怎样利用好人事档案信息。这就要求相关档案管理的工作人员应该主动出击，变被动服务为主动服务，积极了解和完善职工档案信息，不断提高档案管理工作的效率，同时