浅谈人事档案在人力资源开发中的作用

《浅谈人事档案在人力资源开发中的作用》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、浅谈人事档案在人力资源开发中的作用　　摘要：人事档案是干部个人自身成长历史的真实记载，为企事业分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着人事制度的改革，人事档案工作面临不少新挑战、新问题。档案工作如何与时俱进，更好地为开发人力资源服务，结合几年来的档案管理实践，谈谈几点体会。　　关键词：人事档案；人力资源；开发；作用　　所谓人事档案，是记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是组织上合理用人、选人的重要基础。人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，两

2、者相辅相成，不可分离，人力资源管理离不开人事档案提供的信息，而人事档案管理工作直接为人力资源管理活动服务。　　一、目前一些企事业单位在人事档案管理工作上存在的问题表现　　（一）材料虚假。　　一些单位档案的失真现象削弱了人事档案的严肃性。例如，有的将工作时间提前了，有的把学历变高了，有的把年龄变小了。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。由于人事档案的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面的影响。　　（

3、二）内容简单雷同。　　目前，人事档案中“厚古薄今”、“千人一面”5的现象日趋严重，内容抽象，鉴定往往是千篇一律的套话，体现不出个性特色，失去了真正意义上的参考价值，使人力资源的区分度降低，不能为选人、用人提供有价值的参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，挫伤了员工的创新热情，导致组织上承担不必要的损失。　　（三）个人材料分散。　　长期以来，人事档案管理、利用形成一种分散局面。人事部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料。而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集，使人事档案在使用中缺少员

4、工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。　　（四）重“藏”、轻“用”的思想观念浓重。　　1.领导过问人事档案工作少，误认为是人事工作中的一件具体事，有人事部门负责入主抓就行了。领导关注的重点是如何确保人事档案资料的完整性和安全，确保对档案室的硬件建设的投入，没有充分考虑如何运用信息资源。　　2.工作人员兼职过多，常常被人事部门其它工作所牵扯，用于人事档案工作的时间有限，使得无法集中精力来搞好档案管理工作，只好将档案资料安

5、全保密存放，分类整理多、统计分析少，把主要的时间和精力都用于收集、整理，对档案利用工作的设想、规划考虑得不够。　　二、关于企事业单位人事档案管理工作对人力资源开发的促进作用分析　　人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面：5　　（一）有利于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。　　利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人，避免压制人才，埋没人才；任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是有用人才，只是类型不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使

6、各类人才扬其长，避其短，司其职，用其智，最大限度地发挥人才效力。　　（二）促进人力资源的合理配置。　　利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在企业内进行合理的配置，因事而择人，用人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织的发展迅速地配置人力资源。　　（三）有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。　　影响人力资源需求的因素主要

7、来自于组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用；脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。　　三、关于做好人事档案管理工作的对策建议？　　（一）健立健全科学合理的人事档案管理制度。5　　在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“

8、取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。　　（二）进一步提高干部人事档案对开发人力资源的重要作用的认识。　　干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，在贯彻党的干部路线、方针、政策，加强领导班子和干部队伍建