建筑工程监理公司档案管理制度

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1、***工程建设监理公司档案管理制度1档案管理规定1.1为了进一步加强公司的档案管理工作，充分发挥档案文献在工程建设监理以及各项行政、技术管理等工作屮的作用，依据《中华人民共和国档案法》、国家《科学技术档案工作条例》，《机关档案工作业务建设规范》等法律法规结合公司档案管理的具体情况而制定本规定。1.2档案是指本单位在科学技术、行政管理等活动中直接形成的，应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是国家的宝贵财富,任何人不得占为己有，必须按国家的有关规定实行集中统一管理。1.3档案工作是管理工作的重要组成部分，列入公司计划管理、科技

2、管理与发展规划。1.4公司各类档案由综合档案室实行集屮统一管理，根据办公环境等客观条件，目前暂采用对科技、文书、声像、财务、仪器设备档案实行统一•分类编口、立卷，分散存放的管理形式。1.5综合档案室的主要职能1.5.1贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立、健全本单位档案管理的各项规章制度，并负责监督执行。1.5.2对各有关部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、督促。1.5.3负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和利用等管理工作。1.5.4定期向公司领导汇报归档情况：结合各部门每半年结算一次的情况，将归档制度执行情况书面向公司领

3、导汇报，使归档与承包的经济效益发生直接挂钩。1.5.5制定档案工作计划，逐步完善档案管理硕件环境。1.6档案的接收、整理、归档、立卷、保管、利用等各个工作环节，依据本单位制定的各单项管理制度执行。1.7本规定自一九**年七月一日起实行。2文件材料的预立卷制度1.1公司的档案文件材料实行预立卷管理方法，即对公司尚未完成的较大型的工程项目、公司的近期收发文、当年的各种财务凭据等档案材料，依据公司的《档案分类表》和《归档范围与保管期限表》将分散的档案资料给予集中，进行初步的分类整理,立卷装盒（袋），以便于保管、利用和补充，保证归档资料的完整性。2.2公司

4、的文件，曲质管科负责预立卷，按文书档案的归档范围进行收集和整理。2.3个人业务技术档案由兼职质管科档案管理人员负责预立卷，按《干部工作条例》屮的有关规定进行整理立卷。2.4会计档案由兼职（会计）档案管理人员结合会计档案管理办法负责预立卷。2.5各类科研、监理、招投标代理等项目的档案文件，市各项目负责人（或指定的兼职档案员）负责文件材料的收集、整理、预立卷。2.6对于一些较大型和重要的科研项口、监理、招投标代理，或因某些客观原因，文件资料一时难以收齐的档案材料，由项目负责人在规定的时间内交综合档案室，档案室对这些档案材料实行预立卷管理。3文件材料的归

5、档制度3.1将文件材料的形成、积累、整理和归档纳入业务工作的程序中，在每项科研、工程监理、招投标代理等工作完成之后，必须将形成的文件材料加以系统整理，曲项目归档负责人按指定的时间上交综合档案室归档。2.2归档工作应作为完成项目工作的一部份纳入经济技术承包责任制之屮，凡未完成归档工作的项目，不给结算产值。项目及有关人员不能参加评优、评奖。年终结算时，未完成归档工作的项目暂扌II5%〜10%的提成。3.3按照《机关文件材料归档和不归档的范围》及有关规定进行立卷归档。3.4科技档案要求在项目完成后二个月Z内归档，文书、会计档案要求在次年六月份以前归档。3

6、.5凡需归档保存的文件材料，如会议记录、计算书、各类报告底稿、财务会计凭证、报表等均应用纯黑或蓝黑墨水钢笔书写。纸张一律用16开信笺纸的规格，封面按公司规定统一印制的封面填写，并用纱线装订成册。长期、永久保存的文件，必须去除金属物。3.6由项目归档负责人将项目的归档材料进行整理，在规定的时间内填写归档文件登记表，送综合档案室经有关人员验收发给相应的签收收据。如不符合要求，管理人员有权要求改正并暂不签收。3.7一般文件材料归档一份，科研课题的研究报告归档2份。4档案整理制度1.1根据院《档案分类表及分类规则》对档案进行分类，依据《建设汉语叙词表》（建

7、设部信息所编）进行主题标引，按照国家、地方确定档案保管期限。根据《科技档案案卷构成的一般要求》、《文书档案案卷构成规则》等国家标准，分别整理归档文件材料。4.2按国标“档案著录规则”进行著录。款目的主要内容包括：档案号、项目名称、责任者、项目完成时间、鉴定日期、获奖情况、主题词及内容提要等等。4.3档案号的构成分两种形式4.3.1档案号二分类号+项目代号+案卷号（适用于科技档案）各号之间用短横线符号“一”相连。4.3.2档案号二分类号+年代号+案卷号（适用于文书、会计等档案）各号之间用短横线“一”相连。4.4参照国家的有关规定公司档案分为公开、秘密

8、、机密三种：4.4.1公开：主要包括各类公开发行的出版物或个人论著；4.4.2秘密：主要包括计算书、各类科技报告以及本身已