电子公文的关系

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1、电子公文的关系电子公文是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物，与纸质公文相比，电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点。随着电脑和网络信息技术的应用普及，越来越多的公文直接在电脑上产生和传输，电子公文也将越来越多。但与纸质公文相比，电子公文也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用；电子公文容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。因此，目前甚至今后相当一段时

2、间内，不可能抛开纸质公文而以电子公文取而代之，电子公文将和纸质公文并存。我们应正确认识公文的本质功能——传递信息，理解电子公文与纸质公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，建立数字化的公文新概念。对于电子公文，应根据其特点，制定适合的管理办法，使之与纸质公文实现优势互补。八大关系之二：电子印章与电子认证第6页共6页对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，是否也需要印章作为生效标志，值得商榷。电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机，才能印出红章。一方面

3、，由于色彩和印制等原因，打印出的电子印章与纸质公文所用的印章并不完全相同，这样，就会出现同一发文机关有两种印章。如果发送电子公文的同时，又印制纸质公文，便会出现同一件公文使用两种印章的现象。另一方面，电子印章是通过技术手段生成的，因而易于被人通过技术手段窃取或仿制。实际上，问题的关键在于如何认证电子公文的真实有效性，即收文机关如何确认收到的电子公文是否是真实的发文机关所发，如果电子身份认证做好了，电子印章的作用无非是满足人们对红章、红头文件的习惯心理要求。电子公文并不一定非要那种刻意生成的带红色

4、的电子印章不可，而应该有电子认证标志。八大关系之三：网络媒体与传统媒体网络媒体被称为报刊、广播、电视三大传统媒体之后的第四媒体，与传统媒体相比，网络媒体具有检索便利、时效性高、信息发布范围广泛、准确统计受众等优势。一方面，我们应该充分发挥网络媒体的特点，丰富电子公文的信息形态，如可以尝试“多媒体公文”，在电子公文中不仅采用字符，而且采用声音、图像、动画等多种形式，这将大大改善公文的传播效果。另一方面，应该使用网络媒体发布公文信息，甚至可以把网络媒体发布的公文作为标准文本，如在政府网站上，设立专门

5、管理的电子公文发布中心，一旦公文在此发布，就作为正式文本，不可再被更改、删除，在现阶段，不妨尝试在一个单位内部网络上实现，告别“复印—传阅—复印”的传统工作方法，逐步实现无纸化办公。八大关系之四：电子公文与电子档案第6页共6页具有档案保存价值的电子公文，必须要归档保护。电子公文归档后即形成电子档案。对于电子公文的归档管理，不宜一刀切，最好分步走。第一步，先将纸质公文与电子公文拷贝双重归档。该方法是用可脱机保存的载体将电子公文备份下来，以纸质与磁盘（光盘、磁带）制成双重备份，分别归档管理，但要保持

6、一定联系。这样，利用纸质公文将电子公文的内容固定，解决电子公文易于被修改的问题，确保其法律效用，还可对电子公文分类组盘，进行著录标引，保留电子公文在检索、存储方面的优点，从而既能高效、方便地利用电子公文，又对电子公文起到了较好的保护作用。第二步，逐步实现文档一体化，该方法是将档案管理工作提前介入电子公文的运作与管理，在电子公文的形成、处理过程中建立电子公文生命周期表，将电子公文与电子档案管理统一起来，有利于对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后的电子档案的保管与利用实行全过程管理，从而

7、确保电子公文的真实性、完整性和有效性。八大关系之五：公文传输无纸化与文档一体化公文无纸化远程传输（电子公文传输）实际上就是在专用的通信平台上安全收发加密的电子邮件，电子公文传输可以实现一“点”对多“点”的收发功能，简化了繁杂的工作环节和程序，推动了政令的有效快速传达，这不仅是传统发文方式的变革，而且会带来机关办公方式的转变。第6页共6页目前电子公文传输管理通常要求接收单位接收电子公文后，通过彩色打印机，打印成纸质公文，再进入办文过程。实际上，传输的电子公文应直接进入本机关的电子公文运转管理系统，

8、实现公文要素的转换，同时应实现文档一体化，电子公文办理完毕后，直接将公文的基本信息转换到档案管理系统，这样，可大大减少手工操作和重复劳动，避免人为失误。公文处理电子化要真正达到提高办公效率、降低办公成本的目的，必须在电脑网络上实现公文处理全程电子化和无纸化，并实现对上（中央、国家机关）、对下（市、县区）、对左右（党委、政府、人大、政协的部门、直属单位）互联互通。要实现公文处理全程无纸化，必须认可电子公文传输、电子批阅、痕迹修改、电子签名的法律效力。目前，在尚未解决电子公文的法律效力问题之前，比较