档案管理运作流程及规定(讨论版

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1、档案管理运作流程及规定一、目的对公司各部门、项目档案建立汇总、提交、分析的一系列过程进行控制，有效整合信息资源，配合公司业务发展需要，使得公司各类信息得以有效收集、分析以发挥相当的信息库作用。二、适用范围金裕丰公司各部门、各项目在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，必须按照本规定，分别立卷归档。三、职责要求3.1各部门、项目指定兼职档案管理员负责组织本部门、项目资料归档工作。3.2各部门、项目负责人对本部门、项目兼职档案管理员提交收集档案目录的审阅、收集资料的抽样检查及处理档案收集过程中发现的相关问题。3.3公司办公室档案管理员负责做好各

2、部门、项目提交档案的整理、归类。3.4公司办公室主任负责做好档案管理员提交收集档案目录的审阅、收集资料的抽样检查及处理档案收集过程中发现的相关问题。3.5公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，按规定时间交专（兼）职档案员归档。3.6专（兼）职档案管理员在工作调动（辞职、退休、离岗）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。由项目经理进行跟进，若在兼职档案管理员离职后由于交接不当引起的责任由项目经理承担。四、归档范围4.1凡是反映公司所有业务工作活动、具有查考利用价值的文件材料，如：公文、传真、图表、书信、报刊、录音

3、、录像、电子文件等均属归档范围，并最终形成以纸质文件或电子版文件进行集中存档。其中，磁盘文件、规定电子版文件均应以光盘刻录后收存。共分为：文书档案、工程档案、声像档案三大类，详细划分如下：4.2文书档案归档范围：4.2.1公司、部门、项目的管理制度、流程文件（含表格）汇编；4.2.2公司、部门、项目召开的重要会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、通行规章制度等)；4.2.3公司董事成员之间往来工作的信函，部门、项目与开发商及业主的往来信函；4.2.4公司、部门、项目制定的计划、方案、统计、预决算、工作总结(汇报)等；4.2.5与

4、有关单位的来往信件、各种协议书、合同等；4.2.6公司、项目获城区、市级以上奖励形成的资料；4.2.7公司、项目内部岗位竞聘、技能竞赛、文娱活动等形成的资料；4.2.8上级领导对各项目的视察、指导工作形成的资料；4.2.9项目发生的重大事件、重大事故形成的资料；4.2.10部门、项目重要事项的工作汇报、请示、批复等资料；4.2.11新项目提交开发商的提案、合作方案、市场调研、定位方案及其他形成的资料；4.2.12部门、项目员工学习培训、考察、调查、重要会议等的文件资料；4.2.13其他有保存价值的文件资料、重要的工作经验资料等。4.3工程档案归

5、档范围：4.3.1工程方面：设备有关的图纸、文件资料，包括各种原理图、布线图、说明书及维护手册等。4.3.2项目方面：工程前期文件（工程有关的请示、报告、批复文件，报建、城市规划部门的审批文件、红线图等），勘察设计文件（设计、任务书、勘查报告、业务预测、调查分析、申请用地等），施工文件（施工记录、隐蔽工程验收记录、质量检查资料等），监理文件，竣工文件（工程预算、施工图、竣工图、验收书、决算等），工程合同文件（与各方签订的合同、协议书、对外交涉联系的重要文件等）。4.4声像档案归档范围：4.4.1反映本公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资

6、料。4.4.2各级领导人和著名人物视察公司或参加本公司有关重大活动的声像资料。4.4.3本公司组织大型活动或有关人员参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。4.4.4与公司有关的广告宣传的声像资料。4.4.5其他单位形成的与本公司有关重要声像资料。五、归档文件整理步骤5.1第一步,收集。将属于归档范围、需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文、编了号的文件没有编号的文件、会议文件等等。所谓完整，就是每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理单、领导批示等都收齐。5.2第二步，分年度。将收集的文

7、件材料按文件形成的年度分开。即相同年度形成的文件材料归在一起整理。5.3第三步，分大类。将各年度的文件按公司内部组织机构分成若干大类。即根据文件的内容和办理文件的内部组织，属于哪个部门职能范围，由哪个部门办理的文件材料，就分到哪个大类去。5.4第四步，划定保定期限。将每一个大类文件材料按保管期限要求，划定为永久、长期、短期三种保管期限。在某一大类文件材料中，不一定三种保管期限的文件材料都有，大多数情况可能有长期、短期两种或一种保管期限的文件材料，不能去硬凑三种期限。5.5第五步，装订。同一份文件材料应用钉书钉钉好。5.6第六步，排列。对分好大类

8、、划定了保管期限且装订好的文件材料要进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列顺序上，一般